Projektsteuerung ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers während der Projektdurchführung und umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Ist-Werte des Projekts (z.B. Termine, Kosten, Ergebnisse) innerhalb der gesetzten Toleranzen möglichst nahe an den Planwerten zu halten.

Der traditionelle Ansatz des Projektmanagements besteht aus den drei Aufgabengebieten Planen, Überwachen und Steuern. Mit der in den 1960er Jahren einsetzenden und in den 1990er Jahren mit den Richtlinien PMBOK® Guide, PRINCE2® und ICB etablierten Formalisierung des Projektmanagements kamen weitere Aufgabenbereiche hinzu, wie z.B. das Initiieren von Projekten, die Teamführung oder das geordnete Abschließen eines Projekts.

Definitionen für Projektsteuerung

Wer steuert ein Projekt?

Grundsätzlich bedeutet Steuerung, den Projektplan so genau wie möglich umzusetzen. Unterschiedliche Auffassungen bestehen hinsichtlich der hierfür zur Verfügung stehenden Rechte des/der Projektleiter(in). Diese können von der bloßen Beratung bei Umsetzung von Steuerungsmaßnehmen gehen (Stabs-Projektorganisation) bis hin zur vollständigen Führungs- und Ergebnisverantwortung im Projekt (Management by Projects).

Aufgaben der Projektsteuerung

Zu den konkreten Aufgaben der Steuerung innerhalb eines Projekts können unter anderem gehören:

• Starten und Beenden von Arbeitspaketen / Vorgängen
• Führung der Projektmitarbeiter
• Überwachung der Projektkennzahlen
• Erarbeitung von Alternativplänen bei Abweichungen vom geplanten Projektablauf
• Verändern des Projektplans zur Erreichung des ursprünglichen Projektziels
• Anforderung zusätzlicher Ressourcen und Finanzmittel
• Veränderung der Aufgabenstellungen an Projektmitarbeiter
• Freistellung von Projektmitarbeitern
• Vergabe von Unteraufträgen
• Interne Abnahme oder Ablehnung von Projektergebnissen
• Verhandlungen mit dem Auftraggeber
• Umsetzung von Beschlüssen des Lenkungsausschusses
• Beantragung eines Projektreviews / Projektaudits
• Beantragung des Projektabbruchs
• Feststellung des Projektabschlusses

Projektsteuerung und Projektplan

Unverzichtbar für die Projektsteuerung ist der Projektplan - ohne ihn ist kein Vergleich mit dem Soll-Wert möglich. Ergänzt wird der Projektplan, der den Idealverlauf beschreibt, durch die Risikoliste, die möglichst umfassend alle Gefahren für den Projektablauf beschreibt.

Die Effektivität der Steuerung hängt wesentlich von einer zeitnahen Erfassung der Aufwände und des Projektfortschritts ab. Mit Hilfe von Prognosetechniken (Meilenstein- und Kostentrendanalyse, Earned Value Analysis, Szenariotechnik) können dann Annahmen über die zukünftige Entwicklung getroffen und dementsprechende Steuerungsmaßnahmen entwickelt werden. Zu diesen gehört meistens der Eingriff in die bestehende Planung - der ursprüngliche Plan wird dann als sogenannter Basisplan dokumentiert.

Projektsteuerung in der Bau- und Immobilienbranche

Bei Bau- und Immobilienprojekten wird der Begriff "Projektsteuerung" häufig synonym mit "Projektmanagement" verwendet. Die HOAI definierte von 1976 bis zur Ausgabe 2002 in Paragraph 31 das Leistungsbild der Projektsteuerung als Leistungen von Auftragnehmern, "wenn sie Funktionen des Auftraggebers bei der Steuerung von Projekten mit mehreren Fachbereichen übernehmen." Im einzelnen zählte der Paragraph 31 der HOAI:2002 folgende Funktionen der Projektsteuerung auf.

Funktionen der Projektsteuerung

1. "Klärung der Aufgabenstellung, Erstellung und Koordinierung des Programms für das Gesamtprojekt,
2. Klärung der Voraussetzungen für den Einsatz von Planern und anderen an der Planung fachlich Beteiligten (Projektbeteiligte),
3. Aufstellung und Überwachung von Organisations-, Termin- und Zahlungsplänen, bezogen auf Projekt und Projektbeteiligte,
4. Koordinierung und Kontrolle der Projektbeteiligten, mit Ausnahme der ausführenden Firmen,
5. Vorbereitung und Betreuung der Beteiligung von Planungsbetroffenen,
6. Fortschreibung der Planungsziele und Klärung von Zielkonflikten,
7. laufende Information des Auftraggebers über die Projektabwicklung und rechtzeitiges Herbeiführen von Entscheidungen des Auftraggebers,
8. Koordinierung und Kontrolle der Bearbeitung von Finanzierungs-, Förderungs- und Genehmigungsverfahren."

Seit der Ausgabe 2009 kennt die HOAI nicht mehr das Leistungsbild der Projektsteuerung, da sich der § 31 HOAI:2002 als nicht ausreichend für die Abgrenzung von den anderen Leistungsbildern erwies. Seitdem ist Projektsteuerung/Projektmanagement aus Sicht der HOAI als "besondere Leistung" zu bewerten.

Um diese Lücke zu füllen beschreibt die AHO-Schrift Nr. 9: "Projektmanagementleistungen in der Bau- und Immobilienwirtschaft " ausführlich die Aufgaben der Projektsteuerung sowie die Berechnung des Honorars für Projektsteuerer. Diese 2014 in der 4. Ausgabe erschienene Schrift wird von der Fachkommission "Projektsteuerung/Projektmanagement" des Ausschusses der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. (AHO) herausgegeben und weiterentwickelt.

Handlungsbereiche und Projektstufen

Die AHO-Schrift Nr. 9 gliedert das Leistungsbild der Projektsteuerung in fünf Handlungsbereiche und fünf Projektstufen. Die fünf Handlungsbereiche sind:

1. Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
2. Qualitäten und Quantitäten
3. Kosten und Finanzierung
4. Termine, Kapazitäten und Logistik
5. Verträge und Versicherungen

Die neun Leistungsphasen der Objektplanung der HOAI werden aus Sicht des Projektmanagements zu fünf sogenannten Projektstufen zusammengefasst:

1. Projektvorbereitung (Projektentwicklung, HOAI Leistungsphase 1: Grundlagenermittlung)
2. Planung (HOAI Leistungsphasen 2: Vorplanung, 3: Entwurfsplanung, 4: Genehmigungsplanung)
3. Ausführungsvorbereitung (HOAI Leistungsphase 5: Ausführungsplanung, 6: Vorbereiten der Vergabe, 7: Mitwirken bei der Vergabe)
4. Ausführung (HOAI Leistungsphase 8: Objektüberwachung)
5. Projektabschluss (HOAI Leistungsphase 9: Objektbetreuung, Dokumentation)