In nahezu jedem Unternehmen werden früher oder später Migrationen von großen Bestands- und/oder Kundendaten erforderlich. Sei es bei der Einführung neuer Kundendatenbanken, IT-Systemumstellungen oder anderer technologischer Neuerungen.

Migrationen sind immer wieder herausfordernd für alle Beteiligten. Häufig sind Migrationen Teil eines Projektes bzw. Gesamtprojektes und sollen von den Projektteams mitgesteuert werden. Finden dann auch noch zeitgleich mehrere Migrationen statt, so ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass auch identische Ressourcen innerhalb des Unternehmens benötigt werden. Im schlimmsten Fall laufen die Planungen im Vorfeld völlig losgelöst von den anderen Projekten, sodass Kollisionen zu spät erkannt werden.

Wir möchten Projektleitern und Management-Verantwortlichen aufzeigen, wie wir komplexe Migrationsprojekte zeitgleich erfolgreich gesteuert haben. Zu Beginn stellen wir die besonderen Herausforderungen der geplanten Migrationsaufgaben dar. Anschließend zeigen wir auf, wie die Aufgabenstellung in der Praxis angegangen, schlussendlich planmäßig umgesetzt wurde und welche positiven Erfahrungen wir mit dem Vorgehen gemacht haben.

Auf einmal waren sie da, zahlreiche Migrationsprojekte

Im konkreten Fall standen wir vor der Aufgabe, mehrere unterschiedliche Migrationen im gleichen Zeitraum durchführen zu müssen. Hierbei handelte es sich um sehr anspruchsvolle technische Migrationsprozesse im Telekommunikationsumfeld mit mehreren zehntausend betroffenen Kundenanschlüssen. Existierende Telefon-/Internet-Anschlüsse sollten von einer Technologie auf eine neuere Technologie migriert werden. Zeitgleich mussten diese Anschlüsse in den Kunden-Management-Systemen und weiteren Datenbanken korrekt dokumentiert werden. Dabei war zu berücksichtigen, dass beim Scheitern solcher Migrationen die Auswirkungen für die betroffenen Kunden gravierend sind: Internet- und Telefonleitungen sind gestört und lösen Störungsmeldungen sowie massive Beschwerden aus.

Es existierten sechs verschiedene Projekte, in denen unterschiedliche Migrationen geplant und konzipiert wurden. Dabei hatten diese Projekte gemeinsame Rahmenbedingungen:

• Überlagernde Migrationszeiträume und Dauer (anderthalb Jahre)
• Zeiträume der Migrationen sind durch regulatorische und vertragliche Festlegungen, mit nur einem sehr geringem Gestaltungsspielraum fest definiert
• Bedarf/Nutzung gleicher technischer und personeller Ressourcen
• Keine dedizierten personellen Ressourcen eingeplant für die operative Durchführung der Migrationen
• Vergleichbare Migrationsprozesse und teilweise Nutzung gleicher IT-Tools
• Hohe Migrationsaufwendungen in den IT-Systemen
• Manuelle und sehr arbeitsintensive Vor- und Nacharbeiten durch operative Einheiten der jeweiligen Fachbereiche erforderlich
• Abhängigkeiten und Schnittstellen zu externen Dienstleistern und Partnern
• Hohe Management-Attention

Wichtige Prämisse für alle Aktivitäten war, Auswirkungen auf Kunden-Anschlüsse so gering wie möglich zu halten!

Eine übergreifende Sicht auf die genannten Projekte und Rahmenbedingungen war im Unternehmen nur in Ansätzen vorhanden. Aussagen über zeitliche und inhaltliche Zielsetzungen konnten immer nur aus der Perspektive der Einzelprojekte beantwortet werden. Eine Gesamtsicht über die Projekte hinweg und die damit verbundenen Schnittstellen und Überlappungen war nicht vollständig vorhanden.

Unser Lösungsansatz: Transparenz schaffen, Big Picture erstellen, Aufsetzen eines Migrationsprogramms

Zur besseren Darstellung haben wir sehr schnell erkannt, dass nur dann die Migrationen erfolgreich durchgeführt werden können, wenn wir ein Big Picture über alle beteiligten Projekte erstellen. Daher wurde im ersten Schritt eine Visualisierung durch die Projektleiter erstellt. Jeder Projektleiter hat zunächst sein Projekt auf einer Zeitachse abgebildet und die zu erwartenden Migrationsmengen eingetragen. Anschließend wurden in mehreren Workshops die fachlichen und zeitlichen Anforderungen und Abhängigkeiten gemeinsam erarbeitet. Um es vereinfacht zu sagen: Hier musste jedes Projekt aufzeigen, welche IT-Tools, Prozesse und Ressourcen betroffen sind, bis wann was zur Verfügung stehen muss und wann welche Stückzahlen migriert werden sollen (s. Bild 1). Somit hatten wir nicht nur ein Big Picture erstellt, sondern auch die benötigte Transparenz über alle Projekte dargestellt.

Der Vorteil einer solchen Darstellung liegt in dem unterschiedlichen Detaillierungsgrad der Übersicht. Je nach Anforderung und Zielgruppe kann die Tabelle entsprechend nach verschiedenen Parametern ausgewertet, vereinfacht oder detailliert werden. Zusätzlich hat diese Übersicht in den beteiligten Fachbereichen als Grundlage für die Kapazitätsplanung – insbesondere für die zu erwartenden Migrationsspitzen – gedient.

Auf Basis der Darstellung aller betroffenen Projekte in einer gemeinsamen Übersicht haben wir die einzelnen Projekte zu einem Migrationsprogramm gebündelt. Im Kontext des Projektmanagements besteht ein Programm aus einer Programm-Organisation und mehreren Projekten, die gemeinsame Ziele verfolgen. Somit war klar abgegrenzt, welche Projekte mit Migrationsanteil Bestandteil eines unternehmensweiten Migrationsprogramms sind. Jetzt ging es darum, aus dem Programm zu einer konkreten Migrationsplanung zu gelangen.

Migrationsteams und Migrationsleitstand