Krisenmanagement muss unbedingt in engem Zusammenhang mit dem Risikomanagement gesehen werden, zum Teil kann es sogar mit ihm gleich gesetzt werden. Der Unterschied zwischen Risikomanagement und Krisenmanagement besteht in erster Linie darin, dass Risikomanagement versucht, möglichst quantitative Aussagen über bekannte und zu erwartende Risiken zu treffen und möglichst genaue Szenarien vorzubereiten, mit denen bei Eintritt eines Risikos reagiert werden kann. Krisenmanagement hingegen ist eher als projektbegleitendes Frühwarn- und Feuerwehrsystem zu verstehen, das sich auf unerwartete Gefährdungen des Projektergebnisses konzentriert.

Krisenprävention konzentriert sich darauf, bekannte Faktoren für Projektkrisen zu reduzieren. Professionelles und systematisches Projektmanagement und Risikomanagement leisten hier den größten Beitrag.

Krisenfrüherkennung versucht, Indikatoren für Krisen möglichst rechtzeitig zu erkennen. Diese sind oftmals im Bereich der "soft facts" angesiedelt wie z.B. erkennbar abnehmende Motivation von Mitarbeitern, zunehmende Konflikte, oder mangelndes Interesse des Auftraggebers. Aber auch messbare Indikatoren wie beständige Qualitätsmängel, laufende Verzögerungen von Meilensteinen oder stark variierende Projektkennzahlen können auf entstehende Krisen hinweisen.

Krisenbewältigung setzt schließlich ein, wenn eine Krise offenbar geworden ist, bzw. ein projektgefährdendes Risiko eingetreten ist. In der Regel wird hier ein Projektaudit erforderlich sein, in dem die Chancen und Möglichkeiten für eine Projektsanierung erkundet werden. Bei Krisensituationen empfiehlt es sich, eine neutrale Person (z.B. aus einer anderen Abteilung, vom zentralen Projektbüro oder einen externen Dienstleister) hinzuzuziehen, um durch den unabhängigen Blick von außen eine bessere Einschätzung der Lage zu erhalten.

Das Ergebnis der Krisenbewältigung kann die Sistierung, der Abbruch oder die Sanierung des Projektes sein.