Der Einsatz von Mitarbeitern unmittelbar vor Ort beim Auftraggeber wird aufgrund hoher Kosten soweit wie möglich vermieden und zunehmend durch Kommunikationsmittel ersetzt.

Die Entsendung von Personal an einen Arbeitsort außerhalb des eigenen Unternehmens hat im wesentlichen drei mögliche Gründe:

• geplante technische Notwendigkeit
• geplante Verbesserung der Kommunikation
• ungeplante technische Probleme
• Zur Konfliktlösung zwischen Projektbeteiligten

Geplante technische Notwendigkeit besteht bei allen Bau- und Anlagebauprojekten per Definition. Bau/Installation und Inbetriebnahme von Gebäuden/Anlagen hat stets einen Anteil vor Ort - auch wenn dieser z.B. beim Fertigbau sehr gering sein kann.

Gerade bei internationalen Projekten oder der Zusammenarbeit zweier großer, aber räumlich getrennter Organisationen in einem Projekt kann es sinnvoll sein, dass jeweils ein Vertreter der einen Organisation bei der anderen Organisation als "Botschafter" tätig ist, um Kommunikationsprobleme so weit als möglich zu vermeiden.

Erweist sich ein notwendiges technisches System als instabil, so kann durch den temporären Einsatz eines Servicetechnikers vor Ort seine Verfügbarkeit erheblich gesteigert werden. Oftmals erbringt auch der Vor-Ort-Einsatz erst die Erkenntnis der Problemursache, da über die Fernwartung wesentliche Rahmenbedingungen nicht erkannt wurden.

Bei Konflikten kann sowohl als vertrauensbildende Maßnahme als auch zur Überwachung des Geschäftspartners der Einsatz eines Projektmanagers oder Krisenmanagers vor Ort erforderlich sein. Meist entsendet der Auftraggeber oder zentrale Projektsteuerer einen Manager zum Auftragnehmer, um den Projekterfolg zu ermöglichen.