Eine Kennzahl ist eine Vorschrift zur quantitativen, reproduzierbaren und objektiven Messung einer Größe, die Auskunft über Status oder Leistung eines Systems gibt. Systeme können Organisationseinheiten, Projekte, Produkte, Prozesse oder Personen sein.

Der Wert einer Kennzahlen ist der zu einem Stichtag gemäß der Messvorschrift ermittelte Wert der betrachteten Größe (z.B.: "Das Projektportfolio umfasste zum Beginn des Geschäftsjahres 65 Projekte, 12 davon waren Produktentwicklungen"). Der Zielwert gibt den von der Führung gewünschten Kennzahlenwert an (z.B.: "Wir wollen stets mindestens 20 Produktentwicklungen am Laufen haben."). Gegebenenfalls ist ein Schwellenwert zu definieren, ab dem erst ein aktives Eingreifen der Verantwortlichen erforderlich ist (z.B.: "Sobald weniger als 17 Produktentwicklungsprojekte aktiv sind, sind Maßnahmen zu ergreifen.").

Kriterien für Kennzahlen

Kennzahlen dienen der Steuerung des betrachteten Systems. Hierzu müssen sie zahlreiche Kriterien erfüllen. In der Literatur werden u.a. folgende Kriterien für die Definition von Kennzahlen angeführt:

• Eindeutigkeit: Die Berechnung des Kennzahlenwerts darf keine Unsicherheiten enthalten.
• Zielausrichtung: Die Aussage der Kennzahl muss mit der Zielsetzung des Systems verknüpft sein.
• Relevant: Nur erfolgsentscheidende Größen sollen in Kennzahlen eingehen.
• Beeinflussbar: Von außen vorgegebene, nicht veränderbare Randbedingungen eignen sich nicht für Kennzahlen.
• Nicht manipulierbar: Die Kennzahl muss verlässlich den Zustand des Systems beschreiben, unabhängig von Einflussnahmen durch Interessensgruppen.
• Verfügbar: Die Datengrundlage der Kennzahl muss vorhanden sein.
• Wirtschaftlichkeit: Der Nutzen der Kennzahlenbestimmung muss seinen Aufwand deutlich übersteigen.
• Umfassend: Die verwandten Kennzahlen müssen die Leistung des Systems insgesamt beschreiben.
• Verständlich: Die Empfänger müssen die Aussage der Kennzahl intuitiv verstehen können.
• Aktuell: Die Erhebungsvorschrift muss die Frequenz der Bestimmung so wählen, dass der zuletzt ermittelte Kennzahlenwert als Entscheidungsbasis dienen kann.
• Terminbezogen: Zu jedem Kennzahlwert muss der Zeitraum oder Stichtag seiner Bestimmung angegeben werden.
• Redundanzfrei: Die Aussagen der Kennzahlen sollen sich nicht überschneiden.

Kennzahl-Typen

Es gibt grundsätzlich drei Arten von Kennzahlen:

• Absolute Zahlen, evtl. mit einer Dimension: z.B. Projektlaufzeit (z.B. in Monaten), Projektbudget (z.B. in TEURO), Mitarbeiterzahl, Jahresumsatz.
• Dimensionsbehaftete Relationen: z.B. Stundensätze, Krankentage pro Mitarbeiter, Umsatz pro Kunde, Gewinn pro Verkaufsfläche, Velocity eines Scrum Teams.
• Dimensionslose Relationen: z.B. Fertigstellungsgrad, Cost Performance Index, Umsatzrendite, prozentuales Wachstum

Einsatzbereiche von Kennzahlen

Die Verwendung von Kennzahlen kann folgenden Zwecken dienen:

• Objektivierung: Anstelle intuitiver und subjektiver Aussagen und Beurteilungen liefern Kennzahlen nachprüfbare Fakten.
• Priorisierung / Fokussierung: Die Auswahl bestimmter Leistungsgrößen bewirkt eine Konzentration der Aufwände auf deren Verbesserung - zu Ungunsten der nicht von Kennzahlen erfassten Eigenschaften des Systems.
• Leistungsanreiz: Durch das Setzen von Zielwerten kann die Bestimmung von Kennzahlen zu einem Anreiz für beständige Verbesserung werden.
• Überwachung und Steuerung (Controlling): Nur durch die regelmäßige Kennzahlenermittlung kann die Wirksamkeit von Steuerungsmaßnahmen bestimmt und über die Ergreifung weiterer Maßnahmen entschieden werden.
• Benchmarking: Ein Vergleich mit anderen Systemen ist nur mit Hilfe von Kennzahlen möglich. Voraussetzung ist, dass die Messvorschriften einheitlich angewandt werden.
• Präsentation: Allgemein anerkannte Kennzahlen dienen zur schnellen Darstellung der Leistungsfähigkeit eines Systems gegenüber dritten (Investoren, Kunden usw.).
• Prognosefähigkeit: Die Kennzahlen sollen in ihrer Gesamtheit die Möglichkeit zur Prognose der zukünftigen Entwicklung bieten.

Kennzahlen im Projektmanagement

Im Projektmanagement dienen Kennzahlen zur Überwachung und Steuerung des Projektablaufs gemäß des PDCA-Zyklus. Wichtige Kennzahlen sind z.B.:

• Projektbudget
• Estimate to Completion (prognostizierte Projektkosten)
• Budgetausschöpfungsgrad
• Cost Variance
• Cost Performance Index
• Gesamtarbeitsaufwand des Projekts (meist in Personenmonaten oder Personenjahren)
• Projektlaufzeit
• Fertigstellungsgrad
• Earned Value / Fertigstellungswert
• Schedule Performance Index
• Velocity

Erläuterung und Diskussion

Die Verwendung von Kennzahlen ist einerseits unumgänglich für die Führung komplexer Organisationseinheiten oder Projekte, andererseits birgt sie auch Gefahren. So setzt die Entscheidungsfindung mit Hilfe von Kennzahlen voraus, dass die Entscheidungsträger die Kennzahlenwerte richtig interpretieren können. Hierzu müssen sie die Berechnungsmethode nachvollziehen, die Wechselwirkungen zwischen den Kennzahlen verstehen und vor allem die Einzelaussagen zu einem richtigen Gesamtbild zusammensetzen. Wenn sie stattdessen nur nach den reinen Zahlenwerten Entscheidungen treffen ohne Hintergründe und Zusammenhänge zu berücksichtigen, sind Fehlentscheidungen sehr wahrscheinlich.

Eines der bekanntesten Kennzahlensysteme stellt die Balanced Scorecard dar, deren Anspruch die Durchgängigkeit von strategischem Management bis zur operativen Umsetzung ist. Die Konzeption der Balanced Scorecard umfasst ein Führungs- und Handlungsmodell, das vollständig auf Kennzahlen basiert.

Die Project Scorecard im Projektmanagement stellt eine auf Projekte ausgerichtete Variante der Balanced Scorecard dar.