Eine althergebrachte Methode zur Steuerung und Überwachung von Projekten ist der Soll-Ist-Vergleich. Dabei sind die beiden wichtigsten Schlüsselkennzahlen die Cost Variance und die Schedule Variance, d.h. die Abweichung der Ist-Größen für Kosten und Zeit von den Planwerten.
Aufwendiger aber wesentlich aussagekräftiger für die Beurteilung des Projektstatus sind die Leistungskennzahlen des Earned Value Managements. Der Cost Performance Index und der Schedule Performance Index beschreiben die Effizienz der Projektarbeit unabhängig von der Projektgröße.Mit dem prognostizierten Nutzen eines Projekts definiert PRINCE2® im Business Case eine Schlüsselkennzahl, die das Projekt mit seinem Umfeld verbindet. Um die Freigabe der nächsten Managementphase zu erreichen, muss der Projektmanager darlegen, dass prognostizierter Aufwand und Nutzen des Projekts in angemessenem Aufwand zueinander stehen.
Die Verwendung von Schlüsselkennzahlen zur Projektsteuerung ist zugleich unverzichtbar als auch riskant. Einerseits erlauben sie eine sehr schnelle Erfassung des Status, andererseits bieten sie keine ausreichende Information für Entscheidungsprozesse. Ihr Zweck ist es, bestehenden Handlungsbedarf zu signalisieren, so dass eine detaillierte Beurteilung anhand aller Kennzahlen vorgenommen wird.
Schlüsselkennzahlen werden häufig mit Hilfe der Ampelfunktion mit den Symbolfarben "Rot", "Gelb" und "Grün" visualisiert. Die Farben symbolisieren dabei den Handlungsbedarf: "Grün" steht für "kein Eingreifen erforderlich", "Gelb" für "es besteht Handlungsbedarf" und "Rot" für "dringender Handlungsbedarf". Die Übersetzung des aktuellen Werts der Schlüsselkennzahl in die Ampelsymbolik setzt die sinnvolle Definition von Schwellenwerten bzw. Wertefenstern voraus.
