Projektsteckbrief

Synonyme

Project One Pager
Project Brief
Project Profile
Project Summary
Projektpass
Projektblatt
Projektprofil

Ein Projektsteckbrief stellt die wichtigsten Fakten eines Projekts übersichtlich gegliedert dar – meist auf einer einzigen Seite. Mit ihm können sich Stakeholder schnell über ein Projekt informieren. Er dient zudem als Kommunikationsinstrument im Projektteam und mit externen Stakeholdern.

Projektsteckbrief

Projektsteckbrief

Synonyme

Project One Pager
Project Brief
Project Profile
Project Summary
Projektpass
Projektblatt
Projektprofil

Ein Projektsteckbrief stellt die wichtigsten Fakten eines Projekts übersichtlich gegliedert dar – meist auf einer einzigen Seite. Mit ihm können sich Stakeholder schnell über ein Projekt informieren. Er dient zudem als Kommunikationsinstrument im Projektteam und mit externen Stakeholdern.

Projektsteckbrief

Einsatzmöglichkeiten

  • Zusammenfassende Dokumentation der Kerndaten eines Projekts und seines Status' von der Projektidee bis zum Projektabschluss für alle Stakeholder des Projekts
  • Ergänzung für alle umfangreichen Projektdokumente (z.B. Projektakte)
  • Übersichtliche Präsentation des Projekts als Anlage zu Entscheidungsvorlagen (z.B. Projektantrag, Änderungsanträge, Budgetfreigaben)
  • Input für und Kommunikationsinstrument mit dem PMO (Multiprojektmanagement, Programm-Management, Portfoliomanagement)
  • Übernahme und Dokumentation aus Visualisierungsformaten (z.B. Project Canvas, Road Map, Projektlandkarte)

Das Erstellen eines Projektsteckbriefs erfolgt am besten im Team, da dann die Interessen der Empfänger am besten berücksichtigt werden können. Er kann z.B. im Rahmen eines Planungsworkshops erstellt werden. Es ist aber auch möglich, den Projektsteckbrief aus bereits gemeinsam erarbeiteten Projektübersichten (z.B. Project Canvas oder Road Map) in Einzelarbeit zu erstellen und anschließend mit anderen abzustimmen.

Ergebnisse

Übersichtliche Darstellung der zentralen Fakten eines Projekts auf typischerweise einer Seite

Vorteile
Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam erhalten eine gemeinsame, untereinander abgestimmte Sicht auf Inhalt und Umfang sowie weitere Kenndaten des Projekts.
Präsentiert die wichtigsten Fakten auf einen Blick und ermöglicht so insbesondere neuen Stakeholdern, schnell die wichtigsten Daten des Projekts zu erfassen.
Er kann durch das Standard-Dateiformat im Gegensatz zu visualisierten Großformaten leicht in Projektdokumente eingebunden werden.
Bei Bedarf können alle Projekte im Portfolio durch ihre Projektsteckbriefe kurz dargestellt werden.
Grenzen, Risiken, Nachteile
Der Projektsteckbrief ist nicht als Entscheidungsvorlage für die Durchführung eines Projekts geeignet.
Er dient ausschließlich der schnellen Information und ist kein verbindliches Projektdokument wie z.B. der Projektauftrag, der als Basis für weitreichende Entscheidungen dient.
Der Projektsteckbrief enthält zwar ggf. den Projektstatus und dessen kurze Beschreibung, ersetzt aber keinen Statusbericht.
Voraussetzungen

Es liegt mindestens die Projektidee vor und ein Projektverantwortlicher ist benannt, der den Steckbrief erstellen kann.

Qualifizierung

Grundkenntnisse des Projektmanagements

Benötigte Informationen

Daten des Projekts, Informationen über das Projektumfeld

Benötigte Hilfsmittel

Dokumentationsmedium (z.B. Programm zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentation)

Herkunft

Das Anliegen, eine möglichst knappe, übersichtliche Darstellung der Eckdaten eines Projekts zu haben, besteht wohl seit jeher. Dementsprechend gibt es in der Literatur und in der Praxis zahlreiche Formen solcher Übersichtsdarstellung und entsprechend viele Bezeichnungen. Die Benennung "Projektsteckbrief" wurde hier verwendet, da sie zur Assoziation mit dem Fahndungssteckbrief passt: Er soll möglichst weit gestreut allen Stakeholdern die Charakteristika des Projekts bewusst machen, sodass sie es sofort erkennen können und als wichtig einschätzen.

Andere Bezeichnungen in z.T. anderen Darstellungsformen sind z.B.: Projektpass, Projektprofil, Projektblatt, Project One Pager, Project Canvas, Project Profile, Project Brief

Durchführung: Schritt für Schritt

Schritt 1: Legen Sie die Inhalte fest!

Sammeln Sie – am besten im Team mittels Brainstorming oder Mindmapping – die Datentypen und Informationsarten, die Ihr Projekt beschreiben. Priorisieren Sie diese nach Wichtigkeit und wählen Sie die Informationen aus, die in Ihrem Umfeld das Projekt aussagekräftig charakterisieren.

Die folgenden Fragen können Sie dabei unterstützen, die Elemente des Projektsteckbriefs passend zu wählen:

  • Welche Stakeholder werden mit dem Projektsteckbrief arbeiten?
  • Welchen Informationsbedarf haben diese Personen?
  • Sind die gewählten Informationen klar definiert sowie zuverlässig und aktuell erhebbar?
  • Mit welchen anderen Methoden arbeiten wir für Planung, Steuerung und Überwachung des Projekts?
  • Welche Kenngrößen verwenden diese Methoden und welche davon sind für die identifizierten Stakeholder relevant?

Der Projektsteckbrief kann z.B. die folgenden Projektparameter enthalten:

  • Projektname: Der Projektname sollte eine Assoziation mit dem Projektinhalt bewirken und gleichzeitig werbewirksam sein. Beispiel: Chronos für ein Projekt zur Entwicklung eines Zeiterfassungssystems.
  • Nutzen: Der angestrebte Nutzen beantwortet die Fragen: Wozu machen wir dieses Projekt? Wodurch ist das Projekt gerechtfertigt?
  • Gründe: Die Gründe erläutern, warum das Projekt initiiert wurde.
  • Projektziel: Das Projektziel beschreibt den Zustand nach der Realisierung des Projekts. Das Projektziel sollte so beschrieben werden, dass es den Anforderungen der SMART-Formel entspricht.
  • Zeitangaben: Starttermin, geplante Dauer, Deadlines
  • Phasen und Meilensteine: Durch die Beschreibung der Phasen soll deutlich werden, wie das Projekt realisiert wird. Die Meilensteine geben an, wann mit welchen Ergebnissen zu rechnen ist.
  • Projektorganisation: Die Projektorganisation beschreibt einerseits, wie das Projekt in die Linienorganisation eingebunden ist und anderseits den organisatorischen Aufbau des Projekts mit den Personen, Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • Ressourcen: Hierzu gehört, mit welchem Budget, mit welchen Personalressourcen und mit welchem Knowhow das Projekt realisiert wird.
  • Projektumgebung: Beschreibt, welche Unterstützungen und welche Widerstände aus dem Umfeld des Projekts zu erwarten sind.
  • Chancen und Risiken: Chancen beschreiben, was zusätzlich zum Projektnutzen erreicht werden kann und Risiken, was den Projekterfolg gefährden könnte. Für die Ermittlung der Chancen und Risiken kann eine SWOT-Analyse benutzt werden.
  • Kommunikation: Hierunter fällt sowohl die interne Kommunikation im Projekt als auch die Information über das Projekt im Unternehmen.

Dies sind lediglich Beispiele; die Parameter werden je nach Unternehmen, Branche, Projektart oder Umfeld unterschiedlich sein. Auch das Vorgehensmodell wird die Wahl der Kenngrößen beeinflussen. Angestrebt werden sollte die Darstellung aller relevanten Informationen auf einer Seite.

Wenn Sie im Rahmen des Multiprojektmanagements einen einheitlichen Steckbrief für alle Projekte Ihres Portfolios entwerfen wollen, müssen Sie die Parameter so wählen, dass sie einen Vergleich erlauben.

Praxistipps ...

Varianten ...

Fachartikel zur Methode

Der Projekt-Steckbrief ist ein hilfreiches Instrument für das Management kleiner Projekte und Arbeitspakete. Projektleiter bzw. Arbeitspaketverantwortliche behalten damit einen umfassenden und vollständigen Überblick über den Status und die …

Have you ever experienced the situation that you have a project idea and it takes weeks or months until the project plan is ready? Fergus O'Connell also knew this situation until he decided to plan the project in one day.

Der Project Canvas ist ein leistungsfähiges Kommunikationswerkzeug zur Gewinnung eines gemeinsamen Projektverständnisses. Er zerlegt ein Projekt in seine grundlegenden Bestandteile und skizziert diese in Form eines vorstrukturierten Plakats.

Aufgabengebiete

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