Schritt 1: Legen Sie die Inhalte fest!
Sammeln Sie – am besten im Team mittels Brainstorming oder Mindmapping – die Datentypen und Informationsarten, die Ihr Projekt beschreiben. Priorisieren Sie diese nach Wichtigkeit und wählen Sie die Informationen aus, die in Ihrem Umfeld das Projekt aussagekräftig charakterisieren.
Die folgenden Fragen können Sie dabei unterstützen, die Elemente des Projektsteckbriefs passend zu wählen:
- Welche Stakeholder werden mit dem Projektsteckbrief arbeiten?
- Welchen Informationsbedarf haben diese Personen?
- Sind die gewählten Informationen klar definiert sowie zuverlässig und aktuell erhebbar?
- Mit welchen anderen Methoden arbeiten wir für Planung, Steuerung und Überwachung des Projekts?
- Welche Kenngrößen verwenden diese Methoden und welche davon sind für die identifizierten Stakeholder relevant?
Der Projektsteckbrief kann z.B. die folgenden Projektparameter enthalten:
- Projektname: Der Projektname sollte eine Assoziation mit dem Projektinhalt bewirken und gleichzeitig werbewirksam sein. Beispiel: Chronos für ein Projekt zur Entwicklung eines Zeiterfassungssystems.
- Nutzen: Der angestrebte Nutzen beantwortet die Fragen: Wozu machen wir dieses Projekt? Wodurch ist das Projekt gerechtfertigt?
- Gründe: Die Gründe erläutern, warum das Projekt initiiert wurde.
- Projektziel: Das Projektziel beschreibt den Zustand nach der Realisierung des Projekts. Das Projektziel sollte so beschrieben werden, dass es den Anforderungen der SMART-Formel entspricht.
- Zeitangaben: Starttermin, geplante Dauer, Deadlines
- Phasen und Meilensteine: Durch die Beschreibung der Phasen soll deutlich werden, wie das Projekt realisiert wird. Die Meilensteine geben an, wann mit welchen Ergebnissen zu rechnen ist.
- Projektorganisation: Die Projektorganisation beschreibt einerseits, wie das Projekt in die Linienorganisation eingebunden ist und anderseits den organisatorischen Aufbau des Projekts mit den Personen, Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Ressourcen: Hierzu gehört, mit welchem Budget, mit welchen Personalressourcen und mit welchem Knowhow das Projekt realisiert wird.
- Projektumgebung: Beschreibt, welche Unterstützungen und welche Widerstände aus dem Umfeld des Projekts zu erwarten sind.
- Chancen und Risiken: Chancen beschreiben, was zusätzlich zum Projektnutzen erreicht werden kann und Risiken, was den Projekterfolg gefährden könnte. Für die Ermittlung der Chancen und Risiken kann eine SWOT-Analyse benutzt werden.
- Kommunikation: Hierunter fällt sowohl die interne Kommunikation im Projekt als auch die Information über das Projekt im Unternehmen.
Dies sind lediglich Beispiele; die Parameter werden je nach Unternehmen, Branche, Projektart oder Umfeld unterschiedlich sein. Auch das Vorgehensmodell wird die Wahl der Kenngrößen beeinflussen. Angestrebt werden sollte die Darstellung aller relevanten Informationen auf einer Seite.
Wenn Sie im Rahmen des Multiprojektmanagements einen einheitlichen Steckbrief für alle Projekte Ihres Portfolios entwerfen wollen, müssen Sie die Parameter so wählen, dass sie einen Vergleich erlauben.
