Der Weg zur Einführung von OKR im BMUV (Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz) begann mit einer Arbeitsgruppe, die sich für weniger Arbeitsbelastung und effizienteres Arbeiten im Ministerium einsetzte, und einem darauffolgenden "Blind Date": Beim Work4Germany-Fellowship-Programm 2021, das Berater:innen für ein halbes Jahr (unter der Schirmherrschaft des Kanzleramts) in Bundesministerien vermittelt, wurden die Beraterin Elisabeth Schlachter, Gründerin der Schlachtplan GmbH, und Hermann Amecke vom BMUV einander "zugelost". Ihr gemeinsames Ziel: Verbesserungen beim Setzen von Zielen und Prioritäten im BMUV mithilfe einer agilen Ziel- und Managementmethode, um so Entlastung für die Mitarbeitenden im Arbeitsalltag zu schaffen. So fiel der Startschuss für ein Projekt, das die alltägliche Arbeitsweise in vielen Referaten und Leitungen des BMUV mittlerweile stark verändert hat.

Für diesen Artikel haben wir von Schlachtplan die Einführung eines neuartigen Ansatzes Revue passieren lassen: einer selbst entwickelten OKR-Variante. Im Zuge dessen lassen wir die zwei zentralen Figuren des BMUV zu diesem Thema zu Wort kommen: Hermann Amecke, der das Thema Organisationentwicklung neben seinem eigentlichen Beruf als Referent für internationalen Klimaschutz vorantrieb und inzwischen ein OKR-Team im BMUV leitet, und Andrea Meyer, die damals eine der ersten mutigen Referatsleitungen war, die sich für das Pilotprojekt anmeldeten und jetzt als Zentralabteilungsleitung den Roll-out im gesamten Ministerium fördert. 

Während der Einführung von OKR ("light") haben wir von Schlachtplan das BMUV in den vergangenen drei Jahren begleitet. Aktuell sind knapp 20 Teams (von rund 140) im Ministerium dabei bzw. bereiten sich darauf vor, die gemeinsam erarbeitete OKR-Variante einzuführen. Nachfolgend berichten wir von unserer Veränderungsreise in einem Bereich, in dem viele aufgrund der hierarchischen Strukturen und des Umfelds die Einführung agiler Methoden für schwer oder gar nicht möglich halten.

Die Reise auf einen Blick

Wie erwähnt ist es ein weiter Weg bis zur Einführung und Etablierung von OKR im Ministerium, wir starten jetzt in das vierte Jahr. Deswegen gilt es zu Beginn zu sagen: Wir haben das nicht allein geschafft, wir sind Repräsentant:innen derjenigen, die sich mit uns auf den Weg gemacht haben, die alltäglichen Dinge einfach mal anders zu machen.  

Bild 1 gibt einen groben Überblick über die Phasen, die wir durchliefen. In jedem Jahr haben wir Erfahrung und Freiwillige gewonnen. Wir justier(t)en nach jedem Zyklus nach. Wir blieben im engen Kontakt mit den Kolleg:innen aus den Pilotreferaten und passten unser Vorgehen nach fast jedem OKR Event an. Im Folgenden beschreiben wir die einzelnen Wegschritte genauer.  

Wenn wir nachfolgend "wir" und "uns" schreiben, meinen wir neben dem Schlachtplan-Team auch Hermann Amecke und seine Kolleg:innen, zunächst in der Abteilung IK (Internationales, Europa, Klimaschutz) und dann in der Zentralabteilung, die sich mit uns gemeinsam auf den Weg gemacht haben. Denn ein Erfolgsfaktor, der sich später als absolut essenziell herausstellte, war der Mix aus internen und externen Begleiter:innen für die jeweilige Übersetzung und Co-Creation. Hermann und seine Mitstreiter:innen schufen z.B. die anfängliche Relevanz für die Arbeitsgruppe, verstanden und skizzierten die schwierigen Rahmenbedingungen teils schon und entwickelten "OKR light" mit, damit es wirklich zum Ministerium passt.

Die Ausgangslage 

In den Jahren 2020 und 2021 steigen in der Abteilung IK spätestens seit den massiven Protesten von Fridays for Future die politischen Anforderungen: Die Themen werden seit Jahren immer komplexer, die Mitarbeitenden sind überlastet, und für Strategie und Priorisierung bleibt kaum Zeit. Viele Mitarbeitende müssen fast ihre gesamte Kapazität für Pflichtaufgaben (wie das Beantworten parlamentarischer Fragen und die Vorbereitung von Terminen der Hausleitung) aufwenden und gehen die Extrameile, um neben den Pflichtaufgaben auch proaktiv positive Veränderungen voranzutreiben wie die Vorbereitung gesetzlicher Initiativen oder neuartige, partizipativere Bürgerbeteiligungsprozesse.

Die Mitarbeitenden arbeiten aus Überzeugung, Überstunden gehören für sie zum Alltag. Sie sind sich aber dessen bewusst, dass sie diese Belastung nicht ewig aushalten können. Diese angesprochene gesellschaftliche Bedeutung von Umwelt- und Verbraucherschutz erklärt auch, warum das BMUV eine von hoher intrinsischer Motivation geprägte Behörde mit einer entsprechenden Hauskultur ist. Trotz des großen Einsatzes haben viele das Gefühl: Das reicht noch nicht! Wir müssen mehr tun für die Umwelt, den Verbraucherschutz, die Gesellschaft. Zu oft gehen die wirklich wichtigen strategischen Arbeiten neben dem Tagesgeschäft unter. Dies schürt bei vielen den Wunsch nach Veränderung.

Ein Rahmen für innovative Verwaltungsinstrumente

"Und die Kernthemen, bei denen wir sagten, da müssen wir unbedingt ran, ist das ganze Thema, Ziele, Prioritäten und Nachrangigkeiten zu setzen", erzählt Hermann Amecke. Heute leitet er ein Team aus OKR Mastern und Strategieberater:innen aus dem "Labor Neue Verwaltungsinstrumente" des BMUV. Das Labor entstand im Laufe unseres Projekts, um einen Rahmen zu schaffen für den Einsatz neuer Verwaltungsinstrumente (neben OKR u.a. auch Projektmanagement und ein Flexi-Team, das aus einer Art sprunghaft und flexibel einsetzbaren Mitarbeitenden besteht, die punktuell unterstützen). Das Team trägt die Methode eigenständig weiter ins BMUV, begleitet andere Teams, moderiert Workshops und bildet weitere Multiplikator:innen aus.