Der Ablaufplan kann im einfachsten Fall aus den Einträgen der Terminkalender der Projektbeteiligten bestehen, im aufwändigsten Fall in einem vollständigen Netzplan. Die gängigste Form des Ablaufplans ist der Balkenplan (Bar Chart, Gantt Chart).
Elemente des Ablaufplans sind
Der Begriff "Ablaufplan" wird sowohl für den Projektablauf als ganzes als auch auf den Netzplan oder Balkenplan beschränkt verwendet. Je nachdem ist "Ablaufplan" mit dem allgemeinen Begriff "Project Schedule" oder den speziellen Begriffen "Project Network Diagram" bzw. "Bar Chart" zu übersetzen.
Die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe" definiert den Ablaufplan nicht im Sinne eines genau definierten Terminplans, sondern lediglich als "Übersicht". Dabei gibt sie dem sachlichen Ablauf den Vorrang vor dem zeitlichen Ablauf. Zudem fordert die DIN, dass der Ablaufplan das Projektziel, die Realisierungsbedingungen und die geplanten Ergebnisse berücksichtigt.
Die DIN spezifiziert allerdings nicht, auf welche Weise der Ablaufplan diese Übersicht geben soll. Weiterhin darf es als selbstverständlich angesehen werden, dass der geplante Projektablauf das gesetzte Ziel und die Randbedingungen nicht nur berücksichtigt, sondern von diesen sogar bestimmt wird. Zu kritisieren ist, dass die DIN nicht den zeitlichen Ablauf zum primären Ordnungskritierum des Ablaufplans macht.
Ein Produktflussdiagramm, wie es z.B. die produktbasierte Planungstechnik von PRINCE2 verwendet, ist kein Ablaufplan im Sinne der DIN, da es nicht das Projektgeschehen abbildet. Das Produktflussdiagramm beschreibt dagegen die Abfolge der geplanten Ergebnisse eines Projekts. Daraus folgen allerdings sachliche Anforderungen an den Ablaufplan, die bei seiner Erstellung zu berücksichtigen sind.
Zusätzlich definiert die DIN 609901-5:2009 den Begriff der "Ablaufstruktur" als eine "Darstellung der Elemente … eines Ablaufes …". In diesem Sinne sind alle konkreten Darstellungen eines Ablaufplans "Ablaufstrukturen". Da derselbe Ablauf nach unterschiedlichen Strukturen (z.B. verschiedenen Gliederungsprinzipien) dargestellt werden kann, erscheint es logisch, den Ablaufplan als Menge aller Ablaufstrukturen zu verstehen. In der Praxis ist der Begriff der Ablaufstruktur kaum relevant, da man direkt die entsprechenden Pläne und Darstellungsformen (z.B. Balkenplan) benennt.
