Innerhalb des Projektmanagements ist zu unterscheiden, ob sich "top-down" auf die Planung oder die Durchführung bezieht.

Top-Down-Planung

Bei der Top-Down-Planung legt der Auftraggeber Inhalte, Budgets oder Termine als Rahmen des Projekts fest, ohne dass einzelne Details bereits ausgearbeitet sind. Die Projektplanung strukturiert dann diese groben Vorgaben bis hinab zu einzelnen Werken (Lieferobjekten, Produkten), Kostenpositionen und Vorgängen. Der Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass die Planung exakt auf bestimmte Zielgrößen hin erfolgen kann. Der Nachteil besteht darin, dass die Ergebnisse der detaillierten Planungen in Widerspruch zu den Vorgaben stehen können und es keine einfache Lösungsmöglichkeit für diese Widersprüche gibt.

In den meisten Fällen sind entweder Kosten- oder Terminvorgaben unverrückbar von oben vorgegeben. Um diese Vorgaben einhalten zu können, werden dann Umfang und Qualität des Projektergebnisses entsprechend reduziert.

Die umfassendste Art der Top-Down-Planung liegt vor, wenn ein Unternehmen Projektportfoliomanagement und Programm-Management betreibt und konsequent an der Unternehmensstrategie ausrichtet. Beispielsweise wird der Vorstand eines Unternehmens dann das Gesamtbudget aller Projekte auf strategische Töpfe (z.B. Produktentwicklung, Marketing) verteilen und so "top-down" die Ausrichtung der Projektarbeit steuern.

Top-Down-Umsetzung

Die Top-Down-Umsetzung eines Vorhabens bedeutet, dass zunächst die oberste Führungsebene mit der Umsetzung beginnt und dann nach und nach die darunter liegenden Hierarchiestufen der Unternehmensorganisation hinzukommen. Diese Vorgehensweise ist typisch für Organisationsentwicklungsprojekte. Die Einführung eines neuen Managementsystems (z.B. für Qualitätsmanagement oder Projektmanagement) kann erfahrungsgemäß nur top-down erfolgen. Beispielsweise ist die Beteiligung und Unterstützung des Top-Managements unbedingte Voraussetzung, um den Projektmanagement-Reifegrad eines Unternehmens steigern zu können.

Erläuterungen und Kommentar

Zu den originären Aufgaben einer Unternehmensführung, eines Portfoliomanagements oder eines Auftraggebers zählt es, Vorgaben für Inhalt, Aufwand und Endtermin eines Projekts zu machen. Der Top-Down-Ansatz ist somit der notwendige Ausgangspunkt einer Projektplanung. Ein Projekt vollständig top-down zu planen, erscheint hingegen nahezu unmöglich. Für die Schätzung von Aufwänden und Dauern müssen die jeweiligen Spezialisten herangezogen werden, es ist also auch ein Informationsfluss "bottom-up" erforderlich.

In der Praxis stellt sich daher immer die Frage, wie eine Synergie von top-down und bottom-up herbeigeführt werden kann. Üblich sind hierfür zwei Lösungsansätze:

• Definition von Strukturebenen bis zu denen ausschließlich entweder top-down oder bottom-up gilt.
• Definition von Abstimmungsprozessen im Übergangsbereich zwischen top-down und bottom-up.

Wenn wir die unternehmensweite Vorhabenstruktur insgesamt betrachten, so müssen mindestens die strategischen Töpfe des Projektportfoliomanagements top-down vorgegeben werden. Es ist kaum vorstellbar, dass die unteren Hierarchieebenen diese Vorgaben in Frage stellen. Vielleicht ist es auch sinnvoll, die Budgets von Programmen von oben festzusetzen. Auf der untersten Ebene der Vorhabenstruktur stehen hingegen einzelne Arbeitsschritte oder Vorgänge, deren Planung ausschließlich bottom-up erfolgen kann. Es hätte keinen Sinn, wenn ein Projektleiter den Tagesablauf seiner Mitarbeiter planen würde.

Für den Überschneidungsbereich von top-down und bottom-up, der in etwa von Vorgangs- bis zur Projektebene reicht, werden üblicherweise gegenläufige Prozesse von Delegation und Eskalation eingesetzt. Explizit für das Projektmanagement definiert sind diese Prozess bei PRINCE2: Die jeweils höhere Ebene (z.B. der Lenkungsausschuss) gibt der unteren Ebene (z.B. dem Projektmanager) Sollgrößen und Toleranzen vor (z.B. einen gewünschten, einen frühest möglichen und einen spätest möglichen Termin). Eine Ebene hat innerhalb der gesetzten Toleranzen freien Handlungsspielraum, muss aber unverzüglich absehbare Toleranzüberschreitungen eskalieren.