"Top-down" (in etwa: "von oben nach unten") bedeutet im Management entweder "vom Allgemeinen zum Detail" oder "vom Vorstand an die Mitarbeiter".

Innerhalb des Projektmanagements ist zu unterscheiden, ob sich "top-down" auf die Planung oder die Durchführung bezieht.

Top-Down-Planung

Bei der Top-Down-Planung legt der AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. Inhalte, Budgets oder Termine als Rahmen des Projekts fest, ohne dass einzelne Details bereits ausgearbeitet sind. Die ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess , Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. strukturiert dann diese groben Vorgaben bis hinab zu einzelnen Werken (Lieferobjekten, Produkten), Kostenpositionen und Vorgängen. Der Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass die Planung exakt auf bestimmte Zielgrößen hin erfolgen kann. Der Nachteil besteht darin, dass die Ergebnisse der detaillierten Planungen in Widerspruch zu den Vorgaben stehen können und es keine einfache Lösungsmöglichkeit für diese Widersprüche gibt.

In den meisten Fällen sind entweder Kosten- oder Terminvorgaben unverrückbar von oben vorgegeben. Um diese Vorgaben einhalten zu können, werden dann Umfang und Qualität des Projektergebnisses entsprechend reduziert.

Die umfassendste Art der Top-Down-Planung liegt vor, wenn ein Unternehmen ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens. und Programm-ManagementProgramm-ManagementProgramm-Management bedeutet im Kontext des Projektmanagements die Initiierung, Planung, Überwachung und Steuerung eines Programms, um mit diesem ein für die Trägerorganisation wichtiges Ziel umzusetzen. Die Richtlinien des Projektmanagements behandeln seit ca. 2000 den Begriff "Programm-Management"; z.B. erstellte das OGC im Jahr 1999 die erste Version der Richtlinie "Managing Successful Programmes" und das PMI im Jahr 2004 die erste Version seines "The Standard for Program Management". Die IPMA behandelt das Thema Programm-Management erstmals mit der 2006 erschienenen ICB 3.0. betreibt und konsequent an der Unternehmensstrategie ausrichtet. Beispielsweise wird der Vorstand eines Unternehmens dann das Gesamtbudget aller Projekte auf strategische Töpfe (z.B. ProduktentwicklungProduktentwicklungDie Entwicklung eines neuen Produktes zählt zu den klassischen Projektaufgaben. Die Produktentwicklung findet zwischen Forschung und Marktforschung statt. Forschung liefert neue Möglichkeiten, Marktforschung neue Kundenanforderungen. Aufgabe der Produktentwicklung ist es, produktions- und marktreife Produkte so zu definieren, dass das Unternehmen mit ihnen maximalen Ertrag erwirtschaften kann., Marketing) verteilen und so "top-down" die Ausrichtung der Projektarbeit steuern.

Top-Down-Umsetzung

Die Top-Down-Umsetzung eines Vorhabens bedeutet, dass zunächst die oberste Führungsebene mit der Umsetzung beginnt und dann nach und nach die darunter liegenden Hierarchiestufen der UnternehmensorganisationUnternehmensorganisationDie Unternehmens- oder Betriebsorganisation ist das Pendant zur Projektorganisation. Während diese temporär auf das Projekt abgestimmt ist, muss die Unternehmensorganisation auf lange Frist ausgelegt sein. Sie bildet das tragende Grundgerüst des Unternehmens und seiner Abläufe. hinzukommen. Diese Vorgehensweise ist typisch für Organisationsentwicklungsprojekte. Die Einführung eines neuen Managementsystems (z.B. für QualitätsmanagementQualitätsmanagementQualitätsmanagement ist der Oberbegriff für alle Tätigkeiten, Führungsaufgaben und Methoden, die zur Planung, Sicherung, Verbesserung und Prüfung der Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung gehören. Der PMBOK(R) Guide 2004 zählt zum Project Quality Management die drei Prozesse Quality Planning, Perform Quality Assurance und Perform Quality Control. oder Projektmanagement) kann erfahrungsgemäß nur top-down erfolgen. Beispielsweise ist die Beteiligung und Unterstützung des Top-Managements unbedingte Voraussetzung, um den Projektmanagement-Reifegrad eines Unternehmens steigern zu können.

Erläuterungen und Kommentar

Zu den originären Aufgaben einer Unternehmensführung, eines Portfoliomanagements oder eines Auftraggebers zählt es, Vorgaben für Inhalt, Aufwand und EndterminEndterminDer kalendarisch festgelegte Zeitpunkt, der das Ende eines Vorgangs definiert. Der Endtermin kann durch Randbedingungen fest vorgegeben sein oder sich aus der Lage des Vorgangs nach erfolgter Terminplanberechnung ergeben. Der PMBOK(R) Guide unterscheidet nicht zwischen Endtermin und Endzeitpunkt. eines Projekts zu machen. Der Top-Down-Ansatz ist somit der notwendige Ausgangspunkt einer Projektplanung. Ein Projekt vollständig top-down zu planen, erscheint hingegen nahezu unmöglich. Für die Schätzung von Aufwänden und Dauern müssen die jeweiligen Spezialisten herangezogen werden, es ist also auch ein Informationsfluss "bottom-up" erforderlich.

In der Praxis stellt sich daher immer die Frage, wie eine Synergie von top-down und bottom-up herbeigeführt werden kann. Üblich sind hierfür zwei Lösungsansätze:

• Definition von Strukturebenen bis zu denen ausschließlich entweder top-down oder bottom-up gilt.
• Definition von Abstimmungsprozessen im Übergangsbereich zwischen top-down und bottom-up.

Wenn wir die unternehmensweite Vorhabenstruktur insgesamt betrachten, so müssen mindestens die strategischen Töpfe des Projektportfoliomanagements top-down vorgegeben werden. Es ist kaum vorstellbar, dass die unteren Hierarchieebenen diese Vorgaben in Frage stellen. Vielleicht ist es auch sinnvoll, die Budgets von Programmen von oben festzusetzen. Auf der untersten Ebene der Vorhabenstruktur stehen hingegen einzelne Arbeitsschritte oder Vorgänge, deren Planung ausschließlich bottom-up erfolgen kann. Es hätte keinen Sinn, wenn ein Projektleiter den Tagesablauf seiner Mitarbeiter planen würde.

Für den Überschneidungsbereich von top-down und bottom-up, der in etwa von Vorgangs- bis zur Projektebene reicht, werden üblicherweise gegenläufige Prozesse von Delegation und EskalationEskalationEskalation ist das Anrufen einer höheren Hierarchiestufe um eine Entscheidung zu bewirken, wenn die Situation mit den eigenen Befugnissen nicht bewältigbar ist. Eskalation ist dabei das Pendant zu Delegation. eingesetzt. Explizit für das Projektmanagement definiert sind diese Prozess bei PRINCE2: Die jeweils höhere Ebene (z.B. der LenkungsausschussLenkungsausschussDer Lenkungsausschuss ist das verbindende Gremium zwischen Projekt- und Unternehmensorganisation. Seine Funktion und Rolle ist jedoch nicht einheitlich festgelegt.) gibt der unteren Ebene (z.B. dem ProjektmanagerProjektmanagerEin Projektmanager plant, koordiniert und überwacht ein Projekt - ein einmaliges, zeitlich begrenztes Vorhaben mit temporärer Organisationseinheit und einem konkreten Ziel. Je nach Größe des Projekts und den hierfür notwendigen Kenntnissen, der erforderlichen Arbeitskapazität und dem gegebenen Budget arbeitet ein Projektmanager allein oder mit einem Projektteam an seinem Vorhaben. Im Gegensatz zu Projektleiter/in ist "Projektmanager/in" nicht in der DIN festgelegt. Häufig werden die beiden Begriffe  Projektmanager  und Projektleiter gleichgesetzt, im englischen Sprachraum gibt es keine Unterscheidung.) Sollgrößen und Toleranzen vor (z.B. einen gewünschten, einen frühest möglichen und einen spätest möglichen Termin). Eine Ebene hat innerhalb der gesetzten Toleranzen freien Handlungsspielraum, muss aber unverzüglich absehbare Toleranzüberschreitungen eskalieren.