"Zeige mir, wie Dein Projekt beginnt, und ich sage Dir, wie es endet."
(Tom De Marco)

"Es ist von großer Bedeutung, dass die SEPA-Umstellung für unsere Privatkunden reibungslos erfolgt. Ich möchte Sie bitten, dieses Projekt zu leiten. Stellen Sie ein Projektteam zusammen und erarbeiten Sie die notwendigen Unterlagen für eine Projektanmeldung". Mit diesen Worten wurde ich Projektleiter für die SEPA-Umstellung der Privat- und Geschäftskundenkanäle und -korrespondenzen einer großen deutschen Retailbank, einem Projekt mit einer Laufzeit von 2,5 Jahren und einem Budget von über 15 Mio. Euro.

Projektstart-Workshop? – Brauchen wir nicht!

Ich stand somit vor mehreren Fragen: Wie beginne ich ein so komplexes Organisationsprojekt? Wie führe ich als Projektleiter in dieser frühen Projektphase mein Projektteam? Wie schaffe ich es, mein Team von Beginn an für das Projekt zu motivieren und es einzubinden? Zur Klärung dieser Punkte wollte ich einen Projektstart-Workshop durchführen, in dem der Projektleiter gemeinsam mit dem Team die Grobplanung erstellt. Im Tagesgeschäft ist es jedoch oft nur schwer vermittelbar, vor dem Kick-off-Meeting einen Projektstart-Workshop vorzusehen. Darauf angesprochen bekam ich von meinem Auftraggeber als Antwort: "Die Planung erstellen Sie in Absprache mit mir. Die angesetzte Projektlaufzeit lässt uns zeitlich nur wenig Spielraum."

Nach meinen Erfahrungen als Projektleiter für IT- und Organisationsprojekte im Finanzdienstleistungssektor erfolgt der Projektstart in der Praxis meist überhastet, da die Projektplanung so schnell wie möglich abgeschlossen sein soll. Der Auftraggeber benennt üblicherweise Rahmenbedingungen des Projekts aus seiner Sicht und der Projektleiter erstellt daraufhin die Grobplanung (alleine!). Ein Projektstart-Workshop (auch Start-Up-Meeting genannt) war in den Organisationen, in denen ich tätig war, nicht vorgesehen. Nachdem der Auftraggeber seine Zustimmung zu der vom Projektleiter erstellten Projektplanung erteilt hat, findet lediglich ein Kick-off-Meeting Kick-off-Meeting statt.

Warum ein Projektstart-Workshop wichtig ist

Projektstart-Workshop vs. Kick-off-Meeting

Neben dem Aspekt, zu wenig Zeit für die Projektplanung zu haben, ist ein Grund für dieses Vorgehen auch, dass Abgrenzung, Inhalt sowie die zeitliche Einordnung von Projektstart-Workshop und Kick-off-Meeting in der Praxis nicht scharf getrennt werden. So werden der Projektstart-Workshop und das Kick-off-Meeting durchaus synonym verwendet und deshalb auch nicht separat durchgeführt. Das Bewusstsein für die Sinnhaftigkeit eines gesonderten Projektstart-Workshops (nach dem Motto 'Warum benötigt man zwei Start-Meetings in der Planungsphase?') ist in der Praxis – und so war es auch in meinem Projekt – einfach nicht vorhanden.

Der Projektstart-Workshop ist jedoch ein wichtiger Bestandteil des Projektstartprozesses, in dem in der frühen konzeptionellen Phase eines Projekts weichenstellende, inhaltliche Arbeit geleistet wird. Das Kick-off-Meeting findet hingegen nach der erfolgten Planung in Form einer Informationsveranstaltung statt. Der Projektstart-Workshop gestaltet den Projektstartprozess maßgeblich; in ihm entwickelt das Projektteam gemeinsam das "Big Project Picture" (= Grobplanung). Im Kick-off-Meeting präsentiert der Projektleiter dieses lediglich am Ende der Planungsphase den Stakeholdern. Neben dem sachlichen Arbeitsauftrag stehen beim Projektstart-Workshop auch das gegenseitige Kennenlernen, die Motivation und Begeisterung des Projektteams im Fokus.

Ein vorgelagerter Projektstart-Workshop beinhaltet folglich wichtige Punkte, die ein Kick-off-Meeting nicht erfüllen kann. Mit den nachfolgenden Argumenten lege ich dar, wie wichtig ein Projektstart-Workshop ist. Dabei zeige ich auf, welche Probleme und Konflikte im weiteren Projektverlauf meines SEPA-Projekts mit dem Projektstart-Workshop vermeidbar gewesen wären. Mit diesen Argumenten sollte es Ihnen auch gelingen, Ihren Auftraggeber davon zu überzeugen, einen Projektstart-Workshop durchzuführen.

Vorteil 1: Sie beziehen das Projektteam aktiv in die Planung ein

Das Projektteam kann sich im Projektstart-Workshop in einer frühen Planungsphase aktiv einbringen, dies erhöht die Identifikation mit dem Projekt. Das Projektteam erarbeitet im Workshop gemeinsam eine qualitativ hochwertige Grobplanung, da der Projektleiter bereits dort auf die fachliche Expertise aller Projektbeteiligten zurückgreifen kann. Anschließend wird gemeinsam die Feinplanung erstellt.

Wird die Grobplanung nicht gemeinsam im Projektteam erarbeitet, besteht die Gefahr, dass die von Projektleiter und Auftraggeber weitgehend alleine erstellte Grobplanung keine Akzeptanz im Projektteam erfährt. Wenn daraufhin, ggf. aufgrund massiver Einwände seitens des Projektteams bzw. einzelner Teammitglieder, die Grobplanung angepasst werden muss, hat der Projektleiter gleich dreifach Ärger:

• Die fachliche Kompetenz des Projektleiters ist infrage gestellt
• das Konfliktmanagement des Projektleiters ist zu einem bereits frühen Projektzeitpunkt massiv gefordert,
• ggf. sind aufgrund der angepassten Grobplanung ursprüngliche Meilensteine nicht mehr zu halten.

So werden zum Beispiel bei einer Top-down-Planung gerne die Zeiträume und Aufwände unterschätzt, die ein erfolgreicher Test einer Software benötigt.