Was ein erfolgreiches Projekt ausmacht, gibt immer wieder Anlass zur Diskussion. Nicht nur die Projektplanung, die eingesetzten Tools oder der gewählte Projektansatz sind entscheidend. Es ist die Fähigkeit der Projektleitung, ein Team zusammenzustellen, das für die Aufgabe brennt und damit engagiert, produktiv und über die gesamte Projektdauer hinweg am Projekterfolg arbeitet.

Es ist kein Geheimnis: Rund 35% aller Projekte scheitern (Project Management Institute, 2021) und nach Hildebrand etwa 30 bis 70 % der analysierten CRM-Projekte (Hildebrand, 2015). In den beiden Studien werden unterschiedliche Aspekte angeführt, die für ein Scheitern verantwortlich sein können:

• Überbewertung von Technologie als "der" Lösungsansatz
• Überpositive Darstellung der erreichbaren Ziele
• Nichtbeachten der Tatsache: viele IT-Projekte sind in Wirklichkeit Kulturprojekte
• Überschätzung der Veränderungsbereitschaft in Unternehmen
• Fehlende Analysen zu den Auswirkungen der Veränderungen auf die Belegschaft
• Projektplanung hinter verschlossenen Türen
• Wenig oder keine Einbindung von Betroffenen
• Nichtberücksichtigen psychologisch-emotionaler Aspekte (z.B. Ängste, psychische Belastungen) der Belegschaft
• Wenig Projekttransparenz im Unternehmen

Die Tatsache, dass vor allem IT-Projekte nach wie vor als rein technische Projekte gesehen werden, erschreckt mich. CRM-Projekte, neue ERP-Systeme, neue Kommunikationstools, die Einführung digitaler Geschäftsmodelle und die sich abzeichnenden Auswirkungen künstlicher Intelligenz verändern die Kultur und das Miteinander so drastisch, dass man konstatieren muss: Die Mehrheit der IT-Projekte sind Kulturprojekte! Denn es geht hier nicht nur um Software und neue Technologien – sondern um die Kommunikation, die Art des Zusammenarbeitens und die Art des Miteinanders. Genau deshalb spreche ich von Kulturprojekten.

Die Projektleitung steht somit vor der vermutlich größten Herausforderung auf dem Weg zum Projekterfolg: den Mitarbeitenden, die die neue Software anwenden sollen. Diese entscheiden durch ihre Akzeptanz, ob das Projekt ein erfolgreiches Ende findet. Grundvoraussetzung dafür ist eine Kommunikation im Projekt, die die Betreffenden auf sachlicher und emotionaler Ebene abholt. Das Fokussieren auf die Key User ist zwar der schnellste Weg bei der Einführung neuer Technologien, blockiert aber häufig die breite Akzeptanz von Veränderungen in der Gesamtbelegschaft.

Eine wesentliche Rolle für das Gelingen eines Projekts spielt selbstverständlich auch die Projektleitung, die ein Team zusammenstellt, das engagiert und produktiv zusammenarbeitet.

Ein Geschäftsführer berichtete mir einmal, dass er Schwierigkeiten habe, ein Projektteam für eine CRM-Einführung zusammenzustellen. Schnell stellte sich heraus, dass der zuständige Projektleiter in den letzten Jahren einige Projekte größtenteils erfolgreich durchgeführt hatte, es jedoch keine gute Projektkommunikation im Unternehmen gab und die Wertschätzung der Teammitglieder fehlte. Niemand wollte mehr mit diesem stark kontrollierenden und egozentrisch veranlagten Teamleiter zusammenarbeiten.

Daraufhin wurde ein Interimsmanager beauftragt. Dieser entwickelte eine Projektvision und stellte ein Projektteam aus verschiedenen Gruppen mit unterschiedlichen Erfahrungen zusammen. Mit diesem Team aus Marketing, Vertrieb (Regionalleitung, Außendienst), Vertriebsinnendienst, Kundenservice und IT hatte er alle Perspektiven auf das Endprodukt an einem Tisch zusammengeholt. In einem Workshop stellte er anschließend das Projekt und die Vision vor. Er erläuterte seinen vertrauensorientierten Führungsstil und fragte jede einzelne Person, welchen Beitrag sie zu dem Projekt leisten könne und ob sie gern im Projekt mitarbeiten würde. Nach einem weiteren Workshop standen das Team, die Verantwortlichkeiten sowie der Projektablauf und genauso engagiert und produktiv verlief das gesamte Projekt: keine Grabenkriege zwischen IT und Anwendern der Software. Stattdessen gab es ein offenes Miteinander und die Möglichkeit, weitere Kolleg:innen einzubeziehen. Denn das Projekt wurde durch eine Transparenzkampagne im Unternehmen sichtbar gemacht. Es wurde nicht zuletzt durch diese Transparenz eines der erfolgreichsten Projekte der Firmengeschichte.

Was ist ein "erfolgreiches Projektteam"?

In einem Projektteam arbeiten Menschen an einer definierten Aufgabe zusammen. Im besten Fall sind Kompetenzen, funktionierende Strukturen, die technische Ausstattung und Prozesse zur Erreichung der Aufgaben vorhanden und werden genutzt. Aus den Erfahrungen in der Beratung aber auch den Erlebnissen in meinen ersten operativen Jahren in der pharmazeutischen Industrie weiß ich, dass dieses "Basis-Setting" meist zu nur durchschnittlichen Ergebnissen führt und manchmal sogar die Ansammlung von Solisten begünstigt, die ihre Aufgaben für sich allein abarbeiten.

In einem engagierten und produktiven Team hingegen erkennt man zumeist schon beim ersten Kontakt mit den Teammitgliedern den gelebten Sinn und eine Teamkultur, die das Beste jedes:jeder Einzelnen zum Vorschein bringt. Hier brennen die Menschen so sehr für das Team und die Aufgaben, dass sie überdurchschnittlich großen Einsatz für das Gelingen des Projektes zeigen.

Jede:r fühlt sich wertgeschätzt und sieht sich am richtigen Ort, an dem er:sie die beste Leistung erbringen kann.