Im ersten Teil dieser Artikelserie gaben wir Ihnen einen Überblick über verschiedene Kategorien von Whiteboard-Tools und stellten die wichtigsten Board-Elemente am Beispiel von Miro vor. Dazu erhielten sie praxiserprobte Tipps zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung eines Remote-Workshops. In diesem zweiten Teil möchten wir Ihnen die Handhabung an einem konkreten Praxisbeispiel aus dem Projektalltag näherbringen.

Projektplanung mit dem digitalen Whiteboard

Die initiale Planung eines Projekts ist ein umfangreicher Prozess, der von vielen Projektmanager:innen gerne im Rahmen eines Präsenz-Meetings durchgeführt wird. Auf diese Weise können alle Beteiligten in die Planung mit einbezogen werden und wichtige Ergebnisse mitgestalten – z.B. den Projektstrukturplan oder die Beschreibung der Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben. Als Hilfsmittel kommen dabei oft Pinnwand, Haftnotizen, Mindmapping-Werkzeuge oder Whiteboards zum Einsatz, auf denen Ideen gesammelt, skizziert oder strukturiert werden.

Anhand eines Beispiels aus dem Projektalltag möchten wir Ihnen Anregungen und Tipps geben, wie Sie diesen Prozess auch remote mit Hilfe eines digitalen Whiteboards durchführen können und somit zeigen, wie ein digitales Whiteboard Sie bei der Projektplanung unterstützen kann.

In unserem fiktiven Beispiel geht es um die digitale Transformation eines Prozesses zur Verarbeitung von Anträgen, die bisher per Mail, Fax, Brief oder mit Hilfe von Formularen übermittelt wurden. Jetzt stellen sich andere Anforderungen, wie z.B.:

• Bereits in elektronischer Form vorliegende Anträge müssen nahtlos aus einem neuen Portal in die bestehenden Systeme übernommen werden.
• Die Antragsprüfung durch eine sachkundige Bearbeitung soll früher im Prozess erfolgen.
• Der Antragssteller soll bereits im laufenden Prozess den Status erfahren können und nicht erst zum Abschluss des Verfahrens durch einen Bescheid informiert werden.

Den Projektstrukturplan erstellen

Zuerst wird in unserem Beispiel ein Projektstrukturplan an einem digitalen Whiteboard erstellt. Um die einzelnen Arbeitspakete oder Aufgaben sammeln zu können, hat sich das Team für eine Gliederung nach Objekten / Ergebnissen entschieden.

Die oberste Ebene des Projektstrukturplans wird in die folgenden Bereiche gegliedert:

• IT-Umsetzung:
  Anpassungen in den Informationssystemen prüfen, diese umsetzen und testen sowie die Übernahme und Produktivstellung planen
• Prozessgestaltung:
  Prozessvision skizzieren und die Prozessabläufe auf Anpassungsbedarfe prüfen, Modellierung der Soll-Abläufe und die Einführung vorbereiten
• Kommunikation:
  Die Informationsmaterialien für die künftigen Benutzer:innen der Online-Zugänge gestalten und den Zugang zu den Materialien sowie ihre Verbreitung absichern
• Governance & Change:
  Die Materialien für Hilfe und Selbsthilfe gestalten sowie Aufbau oder Erweiterung bestehender Strukturen für Anwenderunterstützung – innerhalb und außerhalb der Organisation.

Im nächsten Schritt sammelt das Team Arbeitspakete, Aufgaben, Meilenstein-Kandidaten und Ergebnisbeschreibungen. Es erstellt weiterhin eine Liste von Aufgaben, die zusammen den Leistungsumfang des Projekts beschreiben. Diese Aufgabe wird in einzelnen Unterteams bearbeitet. Oft "verlassen" die Teammitglieder dabei die Grenzen ihres jeweiligen Bereichs, z.B. wenn sie zusätzlich in der IT mitdenken, obwohl sie den Bereich Prozesse gestalten sollen. Ein höheres Maß an Vollständigkeit und Qualität lässt sich erreichen, wenn die jeweiligen Teams "für sich", also ohne Beeinträchtigung, arbeiten. Dies haben wir im Design des Whiteboards realisiert.

Wie die technische Umsetzung gelingt