Definierte Ziele zu haben, ist heute für Projekte und Unternehmen selbstverständlich. Dabei subsummieren wir hier alles mit Zielcharakter unter diesem Begriff, inklusive z.B. Mission/Vision eines Unternehmens. Doch es ist eine andere Frage, ob diese geeignet sind und auch genutzt werden, um das Verhalten des Teams in Richtung Erfolg zu lenken oder nur um Formvorschriften zu erfüllen ("für den Business Case") oder um sich nach außen gut darzustellen ("für die Website"). Auch die Absicht, Manager-Boni berechnen zu können, führt immer wieder dazu, dass lokale Teilziele definiert werden, die ggf. nicht zum Unternehmenserfolg beitragen oder im Extremfall ihm sogar entgegenwirken. Es ist nur sinnvoll, wenn das Team solche Ziele nicht ernst nimmt und ignoriert!

Damit alle mit voller Kraft an einem Strang ziehen, lohnt es sich für Organisationen und wichtige Projekte (besonders Change-Projekte), Klarheit bezüglich der Ziele zu schaffen. Hierzu gilt es einerseits, tatsächlich sinnvolle und vor allem wirksame Ziele zu definieren. Andererseits müssen auch die relativen Wertigkeiten dieser Ziele klar sein und es dürfen keine Widersprüche zwischen verschiedenen Zielen bestehen. Ansonsten drohen chronische Konflikte zwischen Teammitgliedern und Abteilungen.

Die einfache aber streng logische Struktur des Zielbaums kann einen Workshop zu diesem Thema effektiv unterstützen.

Schritt 1: Definieren Sie die Systemgrenzen!

Klären Sie als erstes, um welches System es geht: Geht es um ein Unternehmen, eine Abteilung, eine Branche, ein Projekt, Ihre Lebensplanung oder Ihre berufliche Karriere?

Entsprechend können Sie die Grenzen des Systems festziehen: Was gehört zum System dazu? Was ist Teil des Systems, was ist Teil der Umwelt? Wo sind die Grenzen Ihres Einflusses? Welche Entscheider legen die Ziele des Systems fest?

Dies liefert die Basis für den zweiten Schritt – jedes System hat potenziell andere Ziele.

Beispiel: strategisches Kundenprojekt

Sie sind Project Manager eines wichtigen Kundenprojekts. Vom Erfolg dieses Projekts hängen mehrere Folgeaufträge ab, entsprechend groß ist der Druck.

Sie beschließen daher, im Kick-Off-Meeting einen Zielbaum einzusetzen, um das gesamte Team auf die Zielerreichung einzunorden. Da es sich um eine systemische Methode handelt, besprechen Sie als erstes die Systemgrenzen.

Sie stellen fest: das zu betrachtende System ist Ihr Projekt. Dazu gehört auf jeden Fall das gesamte Projektteam. In Ihrem Einflussbereich befinden sich außerdem die beteiligten Lieferanten und die Kundenmitarbeiter, mit denen Sie für das Projekt in Kontakt stehen.

Außerhalb Ihres Systems sind die anderen Kundenprojekte, deren Ressourcen und die Projektpriorisierung, sowie nicht beteiligte Abteilungen wie Forschung & Entwicklung, Human Resources, etc.

Über die Ziele des Projekts entscheidet letztlich die Geschäftsführung Ihres Unternehmens in Abstimmung mit den Vertragsbedingungen und Erwartungen des Kundenunternehmens. Die Geschäftsführung kann aber nicht am Workshop persönlich teilnehmen. Sie und Ihr Team müssen sich also ausreichend in die Lage der Geschäftsführung versetzen können, um deren Position bei der Zielformulierung einzubringen.

Schritt 2: Formulieren Sie das oberste Ziel!

Wozu existiert dieses System? Was ist seine primäre Bestimmung aus Sicht der Systemeigentümer? Formulieren Sie dieses Ziel als kurzen Satz oder Phrase auf einer Haftnotiz oder in einem Kästchen der verwendeten Software.

Hier kann es bei einer Gruppenarbeit bereits zu viel Uneinigkeit kommen! Möglicherweise brauchen Sie eine Weile, um eine Formulierung zu finden, die für alle passt. Oder es kommen wirklich unterschiedliche Ziele. Schreiben Sie alle beigesteuerten Optionen auf, stellen Sie diese nebeneinander und prüfen Sie, ob sich ein Ziel herauskristallisiert, dem alle zustimmen können, bei Bedarf versuchen Sie sich an Umformulierungen, bis es für alle passt.

Falls keine Einigkeit herstellbar ist, weil die genannten Ziele alle sinnvoll aber zu unterschiedlich sind, um eines auszuwählen, sind einige wahrscheinlich ganz einfach untergeordnete Teilziele. In diesem Fall klären Sie die Zusammenhänge zwischen diesen Zielen, indem Sie die folgenden Satzmuster anwenden: