Als Projektleiter:in und Führungskraft besteht Ihre Aufgabe darin, Ihr Team in eine gemeinsame Richtung auszurichten. Idealerweise auf das Ziel, das gemeinsam erarbeitet werden soll. Sobald alle in die gleiche Richtung blicken, ist es an Ihnen, den Fokus auf das gemeinsame Ziel über die gesamte Dauer der Zusammenarbeit, typischerweise die Laufzeit des Projekts, aufrechtzuerhalten und bei Bedarf nachzujustieren.

Für diese Fokussierung benötigen Sie Strukturen, denn mit Strukturen schaffen Sie Klarheit und beantworten die unzähligen Fragen, die sich in Projektteams stellen: Wer macht was?, Was gehört wohin?, Was ist Teil des Scope und was nicht?, Wie kommunizieren wir?, Wo liegen wichtige Dateien ab? Das Klären solcher Fragen macht den Weg frei für das Wesentliche und Ihr Team kann sich fokussieren.

Die folgenden Methoden helfen beim Klären sowie Sortieren und ermöglichen dem Team, Fokus aufzubauen und diesen aufrechtzuerhalten. Sie sind in allen Projektsituationen anwendbar, vom Einzelgespräch bis hin zur Gruppendiskussion, vom Meeting bis zum Workshop, egal ob in Präsenz oder remote. Für die virtuelle Zusammenarbeit sind sie essenziell, weil diese besonders stark von Ablenkungen bedroht ist (z.B. aufploppende E-Mails oder das Klingeln des Paketboten).

1. Moderierend führen und lenken

Als Moderator:in führen und lenken Sie – nicht nur das Gespräch, sondern auch die Aufmerksamkeit der Teammitglieder. Sie steuern den Kommunikationsprozess, indem Sie Themen einführen und Fragen stellen. Sie aktivieren ein Teammitglied und bremsen ein anderes aus, um sicherzustellen, dass alle gehört werden und das Gespräch zielgerichtet abläuft. In meiner Moderationsausbildung habe ich u.a. gelernt, wie wichtig es ist, die richtigen Fragen zu stellen (siehe auch 4. Offene und geschlossene Fragen stellen).

Beispiel: Sie werden ganz unterschiedliche Antworten erhalten, wenn Sie 1. Ihr Team fragen "Was hat die höchste Priorität?", oder ihm 2. eine Liste offener Punkte zeigen und in die Runde fragen, welcher Punkt die höchste Priorität hat, oder ob Sie dies 3. über eine Punktabstimmung abfragen. Bei der offenen Frage in die Runde hängt viel vom Zufall ab, welche Themen genannt werden. Es kann z.B. passieren, dass ein Teammitglied sich gerade intensiv mit einem Thema beschäftigt und es deswegen als wichtig erachtet, obwohl es für das Projekt nur eine untergeordnete Rolle spielt.

Strukturieren Sie das Thema vor

Zudem kommen bei diesem offenen Vorgehen vor allem die aktiven und lauten Teammitglieder zu Wort. Bei der zweiten Variante schauen immerhin alle auf die gleiche Liste, die Auswahl an Themen ist also begrenzt. Doch auch hier kommen die Lauten und die Aktiven zuerst dran. Die Gefahr ist groß, dass sich die anderen selbst auf Ihre Rückfrage hin darauf beschränken werden zu bestätigen, was ihre Vorredner:innen schon gesagt haben.

Auch der methodische Rahmen des Abfragens spielt eine Rolle und lenkt den Prozess in die Richtung eines bestimmten Ergebnisses. Bereiten Sie z.B. in einer Retrospektive die Felder "Was lief gut?" und "Was lief schlecht?" vor, werden Sie andere Antworten erhalten als bei der Variante "Start – Stop – Continue". Jede Variante kann in bestimmten Situationen die richtige sein, manchmal ergänzen sich diese auch: Sind viele Emotionen im Spiel, kann die offene Frage "Was lief schlecht?" helfen, dass die Teammitglieder erst einmal ihren Frust ablassen. Erst anschließend wäre die Gruppe bereit für die konkrete, zukunftsgerichtete Variante von Start – Stop – Continue (siehe dazu "Vom Lessons Learned bis zum Chatbot" im Abschnitt "Eingabe: Datenerhebung für den Chatbot").

Machen Sie sich bewusst, mit wie vielen kleinen Aktionen Sie die Aufmerksamkeit und Richtung der Diskussion lenken können, und setzen Sie diese Führungsmacht bewusst ein, um die Gruppe zum Ergebnis zu führen.

2. Visualisieren für und in Meetings