Hektik und ständige Erreichbarkeit prägen den heutigen Alltag. Es konkurrieren immer mehr Eindrücke – Stichwort Smartphone – um unsere Aufmerksamkeit. Diese wird dadurch zu einem zunehmend raren Gut: Während die menschliche Aufmerksamkeitsspanne im Jahr 2000 bei zwölf Sekunden lag, betrug sie 2015 nur noch acht Sekunden (Gausby, 2015).

Verschärfend wirkt der wachsende Arbeitsdruck: Wir sollen in möglichst wenig Zeit möglichst viel bewirken und entscheiden. Daher haben kurze und prägnante Impulse die höchste Chance, von uns wahrgenommen zu werden. Doch bleiben sie auch bei uns "hängen", nehmen wie sie also auf und denken darüber nach? Darüber entscheidet in erster Linie die Bedeutsamkeit der Information – aber nicht ausschließlich, denn um wirklich zu uns durchzudringen, muss sie uns auch auf der Gefühlsebene ansprechen.

Sie erfahren in diesem Beitrag, wie Sie in einer Präsentation oder einem Meeting die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer gewinnen und wie Sie in dieser kurzen Zeit erreichen, dass diese Ihnen möglichst lange zuhören und Ihre Botschaften in ihrem Gedächtnis verankern. Anhand eines durchgehenden Beispiels stelle ich Ihnen verschiedene Werkzeuge und Konzepte vor, wie die Kernbotschaft, Schlüsselworte oder -phrasen, ganzheitliche Kommunikation, zirkulären Fragen sowie aktivem Zuhören und zeige, wie Sie diese anwenden können.

Aus der Praxis: Bei einer wichtigen Präsentation das Ziel verfehlt

Projektleiter Christoph Schreiber hat sich bestens vorbereitet auf seine wichtige Präsentation zum Projektstatus. Diese soll dem Lenkungsausschuss als Basis dienen, um mehrere weitreichende Entscheidungen zu treffen. Zur Unterstützung hat Schreiber neben einer Mitarbeiterin auch einen erfahrenen Businessconsultant mitgebracht. Letzter soll zu fachlichen Fragen für die Entscheidungsfindung gleich eine qualifizierte Antwort geben. Schreiber und sein Team rechnen sich gute Chancen aus, den Kunden zu begeistern und am Ende der Präsentation einen wesentlichen Schritt weiter zu sein.

Die Kundenvertreter sitzen bereits im Raum: Geschäftsführer Thomas Beck, Marketingleiter Marcus Sommer und Finanzchef Stefan Baumann. Anwesend sind außerdem zwei Vertreter der Fachbereiche, die die Key User repräsentieren.

Sicher ist sicher

Da er sich nicht sicher ist, ob alle Anwesenden sein Unternehmen kennen, stellt Herr Schreiber dieses nach der Begrüßung als Erstes vor. Fünf Folien lang berichtet er, von der Gründung des Unternehmens bis heute. Bei der abschließenden Referenzfolie spricht er über die wichtigen Kunden und deren Projekte.

Zu diesem Zeitpunkt beschäftigen sich Geschäftsführer Beck und Marketingleiter Sommer intensiv mit ihren Tablets., sie scheinen dringende Mails beantworten zu müssen. Von den beiden Key Usern blickt einer schon seit Minuten nach unten, scheinbar unter den Tisch, der andere kehrt Herrn Schreiber den Rücken zu und benutzt sein Smartphone. Das schlimmste Bild bietet der Business-Consultant: Er hat seinen Kopf auf den Tisch gelegt und regt sich nicht mehr (siehe Bild 1).

Der Hilferuf verhallt ungehört

"Kommen Sie endlich zum Punkt", bittet Geschäftsführer Beck. "Moment, ich bin sofort durch, das ist die letzte Folie!", antwortet Christoph Schreiber und spricht weiter über abgeschlossene Projekte. Nach ca. zwanzig Minuten ist er fertig und kommt zu dem Thema, um das es im Meeting eigentlich gehen soll.

Weitere zwanzig Minuten später beendet Herr Schreiber seine Präsentation. Die Zuhörer bedanken sich artig, denken aber für sich: "Was war das? Wir wollten doch Entscheidungen fällen und das Projekt weiterbringen, so war es doch angekündigt. Stattdessen hat er uns gelangweilt. Und das bei unserer knappen Zeit."

Bild 1: Die Aufmerksamkeit des Publikums in einer wichtigen Präsentation gewinnen und halten – gar nicht so einfach.
Illustration aus: Trölenberg; Drathen, 2016

Aufmerksamkeit gewinnen und halten – gar nicht so einfach