Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip geht zurück auf den amerikanischen General und späteren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der es angeblich sogar gelehrt haben soll. Die Methode vereint klassische Elemente des Zeitmanagements mit einer einfachen Postkorbübung. Als Vorlage dient eine Matrix aus vier Quadranten. Diese unterscheiden zwischen "wichtig" und "unwichtig" sowie "dringend" und "nicht dringend". Die anliegenden Aufgaben werden also lediglich nach Wichtigkeit sowie Dringlichkeit kategorisiert.

Wie lassen sich damit Aufgaben priorisieren?

Zum besseren Verständnis die Quadranten im Detail:

A-Aufgaben: dringend und wichtig

Für fast alle Aufgaben wird zunächst angenommen, dass sie äußerst wichtig und dringend sind. Idealerweise sollen alle Aufgaben möglichst zügig erledigt werden. Dieser Quadrant der Eisenhower-Matrix ist daher schnell überfüllt. Die Kunst liegt darin, sich auf das Wesentliche zu beschränken. Daher ist es wichtig, die Dringlichkeit der Aufgaben zu überprüfen. Dabei helfenh zwei Fragen:

• Was passiert, wenn die Aufgabe erst später erledigt wird?

• Könnte die Aufgabe auch von anderen übernommen werden?

Wurde beispielsweise um einen Rückruf gebeten, da eine Rechnung noch nicht bezahlt wurde, dann ist das eine A-Aufgabe: Man sollte sich möglichst sofort selbst darum kümmern. Die Aufgaben dieser Kategorie haben eine klare Deadline und höchste Priorität.

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Laut Zeitmanagement-Experten ist die beste Zeit, diese Aufgaben zu erledigen, morgens, da wir dann konzentrierter sind als nach einigen Stunden Arbeit.

B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend

Aufgaben dieser Kategorie sind langfristige Aufgaben, die allgemein wichtig sind, jedoch in nächster Zeit keine Deadline haben. Dazu zählt zum Beispiel die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie oder das Ziel, die Haushaltsausgaben zu minimieren. Die Aufgaben der Kategorie B kommen häufig zu kurz. Viele Menschen beschäftigen sich mit diesen Aufgaben erst, wenn es bereits zu spät ist. Daher sollte man jeden Tag fest Zeit für diese B-Aufgaben einplanen, da sie sonst zu schnell von den Aufgaben der Kategorie A verdrängt werden.

C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig

Ein Arbeitszeugnis für einen Praktikanten auszustellen ist wichtig, jedoch eher als zweitrangig einzuschätzen. Hier ist die Lösung für die Erledigung sie zu delegieren. Ein:e Mitarbeiter:in erhält den oben erwähnten Auftrag, da der Praktikant ihr zugeordnet war. Sie bittet einen Kollegen, der viel Erfahrung mit Zeugnissen hat, ihr eines zu schreiben. Er willigt ein und sie brieft ihn zu den Aufgaben des Praktikanten und seiner Leistung.

Wer keine Kolleg:innen hat, kann natürlich keine Aufgaben abgeben. Wenn die eigene Zeit jedoch überwiegend für C-Aufgaben draufgeht und Kernaufgaben darunter leiden, empfiehlt es sich, Tätigkeiten an interne oder externe Assistenten zu verteilen oder diese automatisieren zu lassen). 

Wer die Aufgaben der Kategorie C selbst abarbeiten muss, sollte dafür Zeit blocken, im besten Fall kurz vor dem Ende der Arbeitszeit, nachdem die wichtigen Aufgaben erledigt sind. 

D-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig

Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, können in den Papierkorb wandern. Dazu stellt man sich die Frage: Was wird passieren, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden? Wenn die Antwort lautet: Vermutlich nichts, dann kann sie aussortiert werden. Aufgaben der Kategorie D sind ansonsten reine Zeitfresser. Wenn doch mal eine wichtige Aufgabe im Papierkorb landet, gibt es sicherlich einen Reminder für die Erledigung.

Aufgaben dieser Kategorie sind zum Beispiel Einladungen für Veranstaltungen, die nicht auf eigenes Interesse stoßen. Dann heißt es freundlich, aber bestimmt abzusagen.

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Was ist wichtig, was ist dringend?

Essenziell für den Erfolg des Eisenhower-Prinzips ist vor allem, zwischen "wichtig" und "dringend" zu unterscheiden. Die Aufgaben, die aktuell mit Priorität bearbeitet werden, sollten wirklich die wichtigsten Aufgaben sein. Das sollte jeden Tag überprüft werden. Ob zuerst die wichtigsten oder die dringendsten Aufgaben abgearbeitet werden, entscheidet sich nach den individuellen Anforderungen: "Wichtig" ist alles, was die eigene Person oder das Unternehmen weiterbringt, "dringend" ist hingegen alles, was mit einer Deadline versehen ist.

Für den Erfolg kommt es vor allem auf die Ausgewogenheit der Aufgabenarten im Tages- und Wochenplan an sowie auf klare Zuweisungen. Selbst dringende Deadlines sollten nicht dazu führen, dass diese über allen anderen Aufgaben stehen und immer von einem selbst erledigt werden (müssen).

Die Eisenhower-Matrix sollte täglich neu befüllt werden, so werden die allgemeinen Aufgaben einem regelmäßigen Prioritätencheck unterzogen. Das schafft zudem Luft für andere Aufgaben, und unwichtige To-dos landen im Papierkorb.

Beispiel für die Anwendung

Ein Mitarbeiter sitzt um 9 Uhr morgens im Firmenbüro. Nachdem er seine E-Mails gecheckt hat, möchte er einen Fachartikel über eine Methode lesen, die er gerne testen würde. In diesem Moment ruft sein Chef an. Dieser ist eigentlich für 11 Uhr mit einem potenziellen Kunden verabredet. Stattdessen muss er kurzfristig nach München reisen, um dort einen Termin für einen erkrankten Kollegen wahrzunehmen. Der Mitarbeiter soll daher das Meeting absagen, einen neuen Termin vereinbaren und dafür sorgen, dass die Anreise nach München organisiert wird. Für den Termin dort benötigt der Chef zudem bestimmte Dokumente, die der Mitarbeiter besorgen soll.

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Orientiert sich der Mitarbeiter am Eisenhower-Prinzip, geht er folgendermaßen vor:

• Zunächst delegiert er das Buchen des Bahn- oder Flugtickets nach München an die zuständige Abteilung. Dies ist eine A-Aufgabe (sowohl dringend als auch wichtig), da der Chef sonst nicht verreisen kann. Allerdings muss der Mitarbeiter diese Aufgabe nicht selbst wahrnehmen, sondern kann sie delegieren. Somit wird sie für ihn zu einer C-Aufgabe.
  (Hätte der Chef ihn jedoch gebeten, sich persönlich darum zu kümmern, wäre es eine A-Aufgabe für den Mitarbeiter gewesen.)

• Dann beschafft er die Dokumente, die der Chef für die Reise benötigt. Dies ist eine A-Aufgabe.

• Anschließend informiert er den Kunden, dass der heutige Termin ausfallen muss. Dieser antwortet, dass er ab morgen für drei Wochen im Urlaub ist, das Vereinbaren eines neuen Termins also Zeit hat. Dies ist somit eine B-Aufgabe.

• Das Lesen des Fachartikels ist eine B-Aufgabe, weil sie für den Mitarbeiter zwar wichtig, aber nicht dringend ist.

Welche Vorteile hat das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip ist seit langer Zeit ein absoluter Klassiker unter den Methoden des Zeitmanagements. So ermöglicht das Prinzip es, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu richten. Die Priorisierung macht zudem deutlich, wann welche Aufgabe bearbeitet werden sollte. So erzielt man eine maximale Arbeitseffektivität. Gerade im Berufsalltag ist von Vorteil, dass Aufgaben delegiert werden können, sodass man sich nicht selbst damit belasten muss. Wer Aufgaben delegiert, strahlt zudem Vertrauen an Mitarbeitende aus, was sich positiv auf die Arbeitsmotivation auswirken kann.

Welche Nachteile hat es?

Der entscheidende Nachteil der Eisenhower-Matrix ist die richtige Zuordnung der Aufgaben. In der Praxis ist die Definition von "wichtig" und "dringlich" häufig deutlich schwieriger als gedacht. Das kann vor allem problematisch werden, wenn eine dringende Aufgabe als "unwichtig" eingestuft und an die falsche Person delegiert wird.

Ein weiterer Nachteil ist die ungleiche Verteilung der Aufgaben. In der Theorie werden gleichmäßig viele Aufgaben auf alle vier Quadranten verteilt. Doch dem ist in der Praxis häufig nicht so. Wichtige Aufgaben sind selten nicht dringend und dringende Aufgaben nicht unwichtig. Dadurch entsteht oftmals ein Aufgabenstau, der eigentlich verhindert werden sollte.

Eisenhower-Matrix

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Weitere Methoden zur Priorisierung von Aufgaben

Es gibt noch einige weitere Methoden, mit denen Aufgaben priorisiert werden können. Diese können auch untereinander kombiniert werden oder mit der Eisenhower-Matrix verschmelzen, sodass noch bessere Ergebnisse erzielt werden:

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse hilft bei der Festlegung von Prioritäten. Aufgaben werden nach ihrer Bedeutung für eine Person oder ein Unternehmen sortiert und eingestuft. Dazu werden die Aufgaben anhand einer ausgewählten Kenngröße in drei Klassen oder Kategorien unterteilt: von A für "sehr wichtig", bis B für "wichtig" oder C für "weniger wichtig". Die einzelnen Aufgaben können dann je nach Zugehörigkeit unterschiedlich behandelt werden.

Die ABC-Analyse hilft dabei, Maßnahmen und erforderliche Ressourcen zielgerichtet einzusetzen – nämlich dort, wo die Maßnahmen den größten Effekt versprechen. Aufgaben der Klasse A werden intensiv angegangen und sofort erledigt, da diese auch den größten Output im Alltag des Unternehmens oder im privaten Bereich haben.

SMART-Methode

Die SMART-Methode eignet sich insbesondere dazu, Aufgaben zielgerichtet umzusetzen. SMART steht dabei für die Anfangsbuchstaben der Begriffe spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Mit dieser Methode werden Aufgaben zielgerichtet geplant, sodass der Erfolg garantiert ist.

• Spezifisch: Das Ziel sollte so konkret wie möglich formuliert werden.
• Messbar: Es werden Kriterien festgelegt, die am Ende kenntlich machen, ob das Ziel erreicht wurde.
• Attraktiv: Das Ziel wird so formuliert, dass man Lust hat, es zu erreichen.
• Realistisch: Das Ziel sollte mit den eigenen Ressourcen sowie innerhalb der verfügbaren Zeit umsetzbar sein.
• Terminiert: Es wird eine Deadline festgelegt, zu der die Aufgabe erledigt sein muss.

Flow Board

Das Flow Bord ist ein Kanban Board, welches mit fünf Spalten arbeitet. Es setzt ein hartes Single-Piece-Flow-Konzept um, d.h. es wird nur eine Aufgabe zu einer Zeit bearbeitet. Dadurch sollen die To-dos, an denen man allein oder in einem Team arbeitet, schnell erledigt werden. Gleichzeitig wird sich auf die wichtigsten Dinge im System fokussiert.

Zu Beginn wird dabei zunächst das Flow Board selbst aufgesetzt. Dadurch entsteht eine Übersicht über die aktuellen und demnächst anstehenden Aufgaben des Teams, strukturiert nach Arbeitspaketen und Statusinformationen. Anschließend lassen sich blockierte Aufgaben und beschlossene Maßnahmen zur Auflösung gut visualisieren, was die Blockierungsrate verringert und die Umsetzung beschleunigt.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip stellt die Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis beziehungsweise zwischen Einsatz und Ertrag dar. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Wirkung durch 20% der beteiligten Faktoren erreicht werden können. Anders ausgedrückt sind 20% des Aufwands für 80% des Ergebnisses verantwortlich. Daraus ergibt sich wiederum, dass die restlichen 20% Ergebnisse rund 80% des Aufwands erfordern. Zahlenmäßig trifft das natürlich nicht überall zu, doch die Gesetzmäßigkeit kann bei der Festlegung von Prioritäten hilfreich sein.

Mithilfe der Pareto-Analyse kann man sich auf Aufgaben konzentrieren, die den größten Einfluss haben. Produktivität und Effizienz lassen sich dadurch steigern. Das verringert die Komplexität im Bereich des Selbstmanagements. Gleichzeitig ist die Arbeit konzentrierter, da in nur 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erzielt werden. Wenn jedoch immer 100% erfüllt werden sollen, besteht die Gefahr, den Fokus zu verlieren.

WSJF – Weighted Shortest Job First

Auch dieses Konzept dient der Priorisierung von Aufgaben, insbesondere von Backlogs in agil gemanagten Projekten. Die Methode WSJF berücksichtigt verschiedene Aspekte des Nutzens einer Aufgabe und stellt diese in Relationen zum Aufwand. So entsteht eine aus betriebswirtschaftlicher Sicht optimale Priorisierung der Aufgaben. Nutzen und Aufwand werden in ein realistisches Verhältnis gesetzt. Gleichzeitig erfolgen die Priorisierungen schneller und mit geringem Aufwand, da es kaum Diskussionsbedarf gibt.