Fragen Sie sich auch, wie Sie Gewohnheiten oder Routine durchbrechen und trotz langer Unternehmenszugehörigkeit neue Impulse für den Projektalltag setzen können? Die Berufsroutine bzw. -gewohnheit stellt einen zentralen Teil verschwenderischer Tätigkeiten dar. Verschwendung sind jene Tätigkeiten, die weder dem Kunden noch dem Unternehmen einen Mehrwert bringen. Experten beziffern diese auf bis 50% der gesamten Arbeitszeit. Die restlichen 50% teilen sich je nach Reife der Organisation auf Unterstützungsprozesse (ca. 40%) und die Wertschöpfung (ca. 10%) auf. Damit entsteht ein großer Block voller Potenziale, der in den meisten Unternehmen brachliegt.

Das "Hühner-Zaun-Prinzip" kurz erklärt

Das sog. "Hühner-Zaun-Prinzip" greift diese Problematik mit einer eingängigen Geschichte auf:

"Ein Wanderer kam eines schönen Sommertags an einem Bauernhof vorbei, der am Fuße eines Berges lag. Auf dem Hof lebten die verschiedensten Tiere wie Schweine, Rinder, Pferde und Hühner. Alle diese Tiere waren eingezäunt.

Der Wanderer machte Rast und beobachtete das Treiben auf dem Bauernhof, bis ihm etwas ins Auge fiel. Der Bauer rannte kleinen gefiederten Tieren hinterher. Beim genaueren Hinschauen stellte der Wanderer fest, dass der Bauer Hühnern hinterher hetzte und diese nacheinander wieder in den Käfig zurücksetzte. Durch ein Loch im Zaun büxten die Hühner dennoch erneut aus. Diesen (Teufels-)Kreis beobachtete der Wanderer über mehrere Stunden: Ein Huhn gefangen, zurück in den Käfig, dem nächsten Huhn hinterher. In diesen Rhythmus ging es die ganze Zeit. Der Wanderer entschied sich, den Bauern anzusprechen.

Er begrüßte den Bauern, der die Begrüßung nur halbherzig erwiderte und wieder hinter einem kleineren weißen Huhn her war. Der Wanderer fragte nach, warum der Bauer denn nicht den Zaun repariere, damit nicht immer wieder neue Hühner ausbrechen.

Der Bauer antwortete, dass er dafür keine Zeit habe, denn er müsse die Hühner fangen! Der Bauer wandte sich ab und rannte wieder einem Huhn hinterher."
(aus Hohmann: "Sympathische Wissensvermittlung durch Storytelling – 40 alltägliche Prinzipien und Hintergründe)", 2019

Routinetätigkeiten – effektiv oder zeitraubend?

Fallen Ihnen bei dieser Geschichte auch spontan Szenen oder Tätigkeiten aus Ihrem Arbeitsalltag ein? Kleine wiederholende Aufgaben, die wir erledigen, obwohl es (nicht notwendige) Zusatzarbeit ist? Diese sind zurückzuführen auf eine mangelnde Systemgestaltung, fehlendes Know-how oder schlichtweg fehlendes Bewusstsein. Manchmal muss es einfach schnell gehen. Routine und Gewohnheit sind Dinge, die einerseits unseren Berufsalltag erleichtern, andererseits eine große Gefahr für Qualität und Unternehmenserfolg darstellen.

Ein Beispiel

Ein einfaches Rechenbeispiel gibt Aufschluss über die negativen Konsequenzen einer wiederholten (aber unnötigen) Aufgabe: Aufgrund einer wichtigen, aber fehlenden Information auf den Auftragspapieren schreibt ein Vertriebsmitarbeiter bei jeder Auftragsbestätigung den gewünschten Liefertermin handschriftlich in den Kopfteil des Dokuments. Das passiert je Bearbeiter 15-mal am Tag.

Tabelle 1: Am Beispiel eines einfachen Work-Arounds lässt sich Verschwendung anschaulich berechnen

Das ergibt 1125 Sekunden, was pro Tag je Bearbeiter 18 Minuten und 45 Sekunden sind. Aufgerundet auf 20 Minuten, bei durchschnittlich 220 Arbeitstagen sind das 4400 Minuten im Jahr, also ca. 73 Stunden. Bei einer Arbeitswoche mit 40 Stunden verbringt der Mitarbeiter etwa 1,8 Wochen mit diesen verschwenderischen Tätigkeiten. Nun könnte man diskutieren, welche Schritte wirklich notwendig sind. Die meisten ERP-Systeme bieten jedoch einen Direktversand an. Deshalb sind alle Schritte als Verschwendung zu bewerten. Dieses Beispiel kann auf das Hühner-Zaun-Prinzip (sprich: ungesunde Gewohnheit oder Routine) zurückgeführt werden.

Wenn Sie denken, dies sei ein unrealistisches Beispiel, suchen Sie nach ähnlichen Beispielen in Ihrer Organisation. Seien Sie allein aus Sicht der Ersparnisse gegenüber gemachten Fehlern oder Work-Arounds offen und lassen Sie den Mitarbeiter als Mensch und Fehlerfaktor bei der Problemanalyse zunächst außen vor.