Wissen Sie am Ende Ihres Arbeitstages oft nicht genau, was Sie heute geschafft haben? Oder gehen Sie manchmal mit dem Gefühl nach Hause, etwas Wichtiges vergessen zu haben? Dann sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihren Arbeitstag effizienter und effektiver gestalten. Mit der ALPEN-Methode stellen ich Ihnen eine leicht umsetzbare Vorgehensweise vor, mit der Sie innerhalb weniger Minuten Ihre tägliche Aufgabenplanung erstellen.

Wann sollten Sie Ihren Arbeitstag mit der ALPEN-Methode planen?

Die ALPEN-Methode wurde von Lothar Seiwert entwickelt, dem bekanntesten Experten im Zeitmanagement. Er veröffentlichte sie 1984 in seinem Buch "Mehr Zeit für das Wesentliche". Sie lässt sich schnell erlernen und erfordert wenig Aufwand. In der Regel reichen insgesamt 10 bis 15 Minuten für die Tagesplanung und die abschließende Kontrolle. Damit sparen Sie ein Mehrfaches an Arbeitszeit ein, denn Sie verschaffen sich einen Überblick über die Aufgaben, der es Ihnen erleichtert, die wichtigen konzentriert abzuarbeiten. Sie werden sehen, dass z.B. ein Springen zwischen Aufgaben – das jedes Mal wieder ein sich Hineindenken in die Aufgabe erfordert – Ihnen mit der ALPEN-Methode seltener passiert.

Eine Tagesplanung lohnt sich für jeden, der viel Spielraum zur Gestaltung des eigenen Arbeitstags hat, Projektleiter gehören in der Regel dazu, aber auch Teammitglieder besitzen diesen häufig – außer Ihre Führungskraft neigt zu Mikromanagement (siehe dazu den Tipp "Vom richtigen Umgang mit Mikromanagern"). Gerade wenn Sie viele Aufgaben abzuarbeiten haben, gibt Ihnen die Tagesplanung Sicherheit: Sie wissen bereits zu Beginn des Arbeitstages, ob Sie all das schaffen können, was auf Ihrem Schreibtisch liegt. So können Sie frühzeitig delegieren und im Zweifelsfall eskalieren.

So gehen Sie bei der ALPEN-Methode vor

Die ALPEN-Methode dient nicht nur zur Verteilung der anstehenden Arbeiten auf den Tag, sondern vor allem dem Erkennen und Priorisieren der wichtigen Aufgaben. ALPEN ist ein Acronym für die folgenden Schritte der Tagesplanung:

1. Aufgaben sammeln
2. Länge der benötigten Zeiten schätzen
3. Pufferzeiten reservieren
4. Entscheidungen über die Priorisierung treffen
5. Nachkontrolle und Übertragen der unerledigten Aufgaben auf den nächsten Tag.

1. Sammeln Sie die zu erledigenden Aufgaben

Im ersten Schritt notieren Sie alle Aufgaben, die Sie an dem Arbeitstag erledigen wollen bzw. müssen. Dabei brauchen Sie keine Rücksicht auf die Reihenfolge nehmen. So entsteht eine einfache unsortierte Aufgabenliste. Achten Sie darauf, dass Sie die Aufgaben konkret beschreiben. Ab Besten geht dies, wenn Sie dies in der Form von Subjekt und Tätigkeit tun, z.B. "Telefonat vorbereiten durch Sammeln von Projektideen". Damit ist klar, was Sie tun müssen und wie Sie dies tun.

2. Schätzen Sie den Aufwand

Je mehr Aufgaben Sie haben, umso größer ist die Tendenz, die benötigte Dauer für jede Aufgabe optimistisch zu schätzen. Die meisten Menschen tun sich schwer, "Nein" zu sagen und bemühen sich stattdessen, alle an sie herangetragenen Aufgaben zu erfüllen (siehe dazu den Tipp "Freundlich 'Nein' sagen – so geht's"). Deshalb sollten Sie bei der Zeitschätzung auf die folgenden Punkte achten:

• Habe ich Erfahrungswerte für die Aufgabe?
• Ist der Zeitaufwand realistisch geschätzt?
• Bis wann ist die Aufgabe zu erledigen?

Notieren Sie in der Aufgabenliste hinter jeder Aufgabe die Dauer und den Zeitpunkt, wann die Aufgabe erledigt sein muss. Beispiel: Sie haben für 14 Uhr einen Telefontermin mit einem potentiellen Auftraggeber vereinbart. Für die Vorbereitung planen Sie eine Viertelstunde ein. Um einen Puffer zu haben, müssen Sie diese Aufgabe spätestens um 13:30 Uhr anfangen.

Oder Sie haben Ihren Auftraggeber zu einer Besprechung über die offenen Punkte im Projekt eingeladen, für die Sie eine halbe Stunde veranschlagt haben. Bei der Vorbereitung sind Ihnen zwei Punkte aufgefallen, bei denen Ihre und die Meinung des Auftraggebers in der Vergangenheit sehr unterschiedlich waren. Sie rechnen daher mit einer längeren Diskussion und planen für die Besprechung statt einer halben eine volle Stunde ein.

3. Planen Sie Puffer ein

Selten verläuft ein Arbeitstag genauso, wie Sie ihn geplant haben und nicht jede Aufgabe lässt sich in der Zeit erledigen, die Sie geschätzt haben. Deshalb sollten Sie Pufferzeiten planen. Dies sind Zeiten, die nicht verplant sind und die Sie für die unvorhergesehenen Aufgaben oder Verzögerungen verwenden können.

Zurück zum Beispiel oben: Während Sie in der Mittagspause waren, hat ein wichtiger Stakeholder angerufen, der wegen eines dringenden Problems einen schnellen Rückruf erbittet. Sie sind um 13:30 Uhr zurück am Platz, bereiten das geplante Telefonat innerhalb von 20 Minuten vor und besitzen dann noch zehn Minuten Zeit, um den Stakeholder zurückzurufen und seine größten Sorgen auszuräumen.

Die 60-40-Regel