Das Pareto-Prinzip, auch 80/20-Regel genannt, befasst sich mit dem Zusammenhang zwischen Aufwand und Ergebnis. Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Wirkung durch 20% aller möglichen Ursachen erreicht werden. Das bedeutet umgekehrt, dass 80% des Gesamtaufwands aufgewendet werden müssen, um die restlichen 20% der Ergebnisse zu erstellen.

Das Pareto-Prinzip stellt also eine Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis, beziehungsweise zwischen Einsatz und Ertrag her. Anders ausgedrückt genügen laut Pareto 20% des Aufwands für 80% der Ergebnisse. Daraus ergibt sich, dass die restlichen 20% der Ergebnisse rund 80% des Aufwands benötigen. Dieses Verhältnis trifft nicht immer zu, es zu berücksichtigen kann dennoch hilfreich sein beim Festlegen, Darstellen und Dokumentieren von Prioritäten.

Der Nutzen des Pareto-Prinzips liegt darin, dass man sich auf die Aufgaben fokussiert, die den größten Einfluss haben. Dadurch lassen sich Effizienz und Produktivität steigern. Im Projektmanagement vereinfacht das Pareto-Prinzip das Selbstmanagement und reduziert die Komplexität. Die Aufgaben, die nur 20% der Zeit in Anspruch nehmen, werden priorisiert und liefern 80% der benötigten Ergebnisse. Beim Ziel, 100% aller Aufgaben zu erfüllen, besteht immer die Gefahr, dass sich der Fokus verliert. Unnütze Anforderungen (sogenannte Goldene Wasserhähne) lenken vom eigentlichen Ziel des Projekts ab, welches dadurch später, unter Einsatz von mehr Budget oder nur teilweise erreicht wird. Denn umgekehrt ausgedrückt sagt das Pareto-Prinzip: 20% der Ergebnisse verlangen 80% der Zeit. Sie sind somit uneffektiv und lassen einen oft den falschen Fokus setzen.

Das besagt das Pareto-Prinzip

Erfunden wurde das Pareto-Prinzip von Vilfredo Pareto als er 1906 die Verteilung des Grundbesitzes in Italien untersuchte. Der Ökonom kam zu dem Ergebnis, dass 20% der italienischen Bevölkerung rund 80% der Grundstücksflächen besaßen. 80% der Bevölkerung mussten also mit lediglich 20% des Landes auskommen. Daraus leitete er das 80/20 Prinzip ab.

Pareto-Analyse

Identifizieren Sie die wichtigsten Faktoren, um maximale Wirkung zu erzielen! Verschwenden Sie keine Ressourcen, sondern fokussieren Sie sich auf das Wesentliche!

Zur Methode

Die Anwendung dieses Prinzips ist dann empfehlenswert, wenn die Ursachen einer Wirkung messbar oder quantifizierbar sind. Ein klassisches Beispiel ist der Jahresumsatz eines Unternehmens: 80% des Jahresumsatzes werden häufig lediglich über 20% der Kund:innen erwirtschaftet. Es lohnt sich jedoch immer darüber zu reflektieren, welche Prozesse welchen Aufwand benötigen.

Beispiele für die Wirksamkeit des Prinzips

Die Verteilung nach der Pareto-Methode lässt sich durch einige Beispiele verdeutlichen:

• In Lagern beanspruchen in der Regel 20% der Produkte 80% des Platzes
• 80% des Verkehrs spielt sich auf 20% aller Straßen ab
• Kinder spielen 80% der Zeit nur mit 20% ihres Spielzeugs
• 80% der eigenen Anrufe führt man nur mit 20% der gespeicherten Kontakte
• An 80% aller Tage trägt man die gleichen 20% aller Klamotten, die man besitzt
• Werden Prioritäten richtig verteilt, lässt sich mit 20% des Aufwands 80% der gesamten Arbeit erledigen

Gerade das letzte Beispiel ist wichtig, wenn es um die Verbindung zwischen dem Pareto-Prinzip und dem Bananenprinzip geht. Letzteres steht für den Verzicht auf die Qualitätssicherung bei Entwicklungsprojekten. Stattdessen "reift" das Produkt beim Kundenunternehmen, indem die ersten Anwender:innen als Tester:innen fungieren. Über deren Reklamationen werden die Fehler des Produkts auf empirischer Basis ermittelt und in den nächsten Produktversionen abgestellt, wodurch mit 20% Aufwand bereits ein nahezu fertigtes Ergebnis geliefert wird.

80/20-Regel für gutes Zeitmanagement

Die 80/20 Regel lässt sich in jedem Lebensbereich anwenden, neben Beruf oder Studium auch im Privatleben. Die Pareto-Methode ist ein Prinzip für ein optimiertes Zeitmanagement, womit die Prioritäten auf die wichtigen Teile eines Projekts gelenkt werden. Bei gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben ist es immer wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen. So lässt sich sicherstellen, dass der größte Arbeitsaufwand auf die wichtigsten Aufgaben abfällt. Gerade für Berufseinsteiger:innen oder Absolvent:innen ist das Zeitmanagement eine Herausforderung. Nicht nur, um gut durchs Leben zu kommen, auch im beruflichen Kontext wird ein gutes Zeitmanagement durch Timeboxing erwartet.

Dank Timeboxing produktiv wie Elon Musk

Mit der Zeitmanagement-Methode Timeboxing können Sie Ihre Arbeitszeit leicht strukturieren, indem Sie sie in Arbeitsblöcke einteilen. Das sorgt für Struktur und Planungssicherheit. Dr. Tomas Bohinc beschreibt das Vorgehen und liefert Tipps.

Zum Artikel

So nutzen Sie das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip ist eine Methode, um effizient zu arbeiten und Prioritäten zu setzen. Gerade wenn viel zu tun ist und die Zeit drängt, passiert es schnell, dass man viel Zeit mit dem Erledigen unwichtiger Teilaufgaben verliert und so im Gesamtprojekt kaum vorankommt. Oft entscheiden jedoch nicht die 100% Einsatz über 100% des Erfolgs, sondern deutlich weniger. Nach Pareto eben 20%. Daraus ergeben sich einige Prinzipien, welche die Produktivität steigern sollen:

Relevante Aufgaben und Ziele identifizieren

Um die Pareto-Methode für das eigene Zeitmanagement zu nutzen, sollte zunächst evaluiert werden, mit welchen Aufgaben man sein Ziel möglichst gut erreichen kann. Dabei sollte man sich bewusst machen, was man genau erreichen möchte und wie die einzelnen Teilaufgaben aussehen. Oftmals lässt sich schnell erkennen, was dabei essenziell ist und zum Ergebnis beiträgt, und welche Aufgaben viel Zeit kosten, jedoch kaum Nutzen bringen.

Auf die Arbeit konzentrieren (Deep Work)

Nach dem Motto viel hilft viel "kämpfen" Projektteams häufig an vielen Fronten gleichzeitig. Das Pareto-Prinzip macht deutlich, dass dieser Ansatz meist wenig zielführend ist. Der Aufwand sollte konzentriert werden, statt mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu wollen. Lieber sollte man in einem einzelnen Bereich vorankommen, statt überall ein bisschen. Ein Beispiel dafür ist der Arbeitsauftrag des eigenen Chefs: Es soll eine Präsentation für Kunden vorbereitet werden, in denen über die Fortschritte des Projekts informiert wird. Dafür hat man allerdings nur drei Stunden Zeit.

Nun kann man mit allen anderen Mitarbeitenden sprechen, sich auf den neuesten Stand bringen, Grafiken sowie Schaubilder erstellen und Übergänge zwischen den Folien einbauen. Doch in der knappen Zeit schafft man davon vermutlich nur einen Bruchteil. Jetzt lohnt es sich, auf das Pareto-Prinzip zu setzen: Dabei konzentriert man sich auf die wichtigsten Faktoren. Es wird nur mit dem Projektleiter gesprochen und die essenziellen Folien erstellt. Nach kurzer Zeit hat man bereits ein vorzeigbares Ergebnis.

Begrenzte Ressourcen akzeptieren

Im Weg steht dem Pareto-Prinzip häufig eine falsche Einstellung. Es muss akzeptiert werden, dass man nur begrenzte Zeitressourcen zur Verfügung hat. Das Unmögliche möglich zu machen, ist dadurch in der Regel nicht möglich. Stattdessen gilt es sich zu fragen, was man im Rahmen der eigenen Ressourcen erreichen kann. Der eigene Perfektionismus und übertriebene Erwartungen stehen dem Ganzen jedoch häufig im Weg. Mit der richtigen Einstellung und unter Bezugnahme des Pareto-Prinzips lassen sich jedoch bessere Ergebnisse erzielen.

Um die Pareto-Methode optimal zu nutzen, kann auch die Eisenhower-Matrix mit einbezogen werden. Dabei werden Aufgaben in vier Quadranten eingeteilt, was dabei hilft, sich auf Prioritäten zu besinnen und effektiver zu arbeiten. Das ist genau das Ziel, welches auch bei Pareto angestrebt wird.

Das Pareto-Prinzip im Beruf

Vor allem im Beruf kann die Pareto-Methode sinnvoll umgesetzt werden: Gegen Vormittag soll ein neuer Angestellter eingelernt werden, während man selbst bis mittags einen ganzen Stapel an Rechnungen fertigstellen soll. Bei der Einarbeitung geht es nun darum, dass nicht jede kleine Ecke des Büros gezeigt wird, sondern lediglich die wichtigsten Zusammenhänge klar werden, sodass der neue Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen kann. Dabei liegt die Priorität ebenfalls wieder auf grundsätzlichen Tätigkeiten.

Anschließend setzt man sich an die Rechnungen und priorisiert zunächst, welche davon besonders wichtig sind, weil andere Abteilung diese benötigen, um weiterarbeiten zu können. Durch das Pareto-Prinzip kann man die Zeit so einteilen, dass das Wichtigste erledigt wird, sodass die restliche Zeit für Details oder andere Dinge verwendet werden kann.

Beispiel aus dem Alltag

Das Pareto-Prinzip lässt sich wunderbar im Alltag umsetzen: Sonntags morgens klingelt plötzlich das Handy und die Eltern rufen an. Sie teilen mit, dass sie mittags gerne vorbeikommen würden. Natürlich möchte man die Wohnung in einem vorzeigbaren Zustand präsentieren, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Um diese jedoch wirklich auf Vordermann zu bringen müsste aufgeräumt, saubergemacht, Geschirr gespült und das Bad geputzt werden. Dazu würde man etwa vier Stunden benötigen.

Doch bis zum Mittag bleibt lediglich eine Stunde Zeit. Also wird entsprechend dem Pareto-Prinzip nur das Wichtigste erledigt: Man macht das Bett, herumliegende Kleidungsstücke werden entfernt und dreckiges Geschirr kommt in die Spülmaschine. Innerhalb von kurzer Zeit ist das Gröbste geschafft und auf den ersten Blick sieht die Wohnung ordentlich aus.

Pareto im Studium

Auch im Studium lässt sich nach dem Pareto-Prinzip vorgehen: Es wurde z.B. ein Projekt zugeteilt und in drei Tagen trifft man sich mit der Projektgruppe wieder. In diesem Zeitraum soll man ein bestimmtes Thema recherchieren und die Informationen aufbereiten. Bevor nun stundenlang recherchiert wird, überlegt man sich, welche Informationen das Team beim nächsten Treffen benötigt, um weiterarbeiten zu können. Nun wird nach diesen wesentlichen Informationen recherchiert und die Ergebnisse gleich in eine Präsentation gepackt. Eine grobe Form reicht hierbei ebenfalls wieder aus, man sollte sich nicht in Kleinigkeiten verlieren. Die Recherche lässt sich in 20% der gesamten Zeit fertigstellen. Formatierungen, Kleinigkeiten oder eine Hintergrundmusik sind zwar nett, bei wenig Zeit allerdings irrelevant.