Das Softwarehaus PLANTA integriert gleich eine ganze Reihe von Software-Bausteinen nahtlos in seiner Software-Suite. Das Kernstück bildet dabei PLANTA project, eine renommierte Software für das Projekt- und Multiprojektmanagement. Mit ihren umfangreichen Funktionen bedient sie selbst große Projekte im Maschinen- und Anlagenbau. Unter anderem zeichnet sie sich durch weitreichende Terminplanungsfunktionen und detailliertes Kostenmanagement aus.

Kleinere Projekte haben oft weniger hohe Anforderungen und benötigen stattdessen eher eine gut strukturierte Plattform für die Zusammenarbeit. Für solche Projekte stellt PLANTA pulse Funktionen für die Zusammenarbeit im Team sowie Taskboards zur Verfügung, um das operative Geschehen in Projekten zu koordinieren. Wer dagegen eher strategisch unterwegs ist, der findet mit PLANTA portfolio eine Lösung, um das Projektportfolio gezielt zu gestalten und zu optimieren.

Die drei Produkte arbeiten nahtlos zusammen: Wird etwa ein Projekt in PLANTA pulse so groß, dass der Überblick über die verschiedenen Boards verlorenzugehen droht, nutzt man eben eine grobe Terminplanung in PLANTA project, um das Gesamtbild im Blick zu behalten. Ufert dagegen ein Terminplan in PLANTA project in zu vielen Details aus, helfen größer geschnittene Arbeitspakete, deren Details die Teams jeweils gemeinsam in PLANTA pulse bearbeiten. Auch bei Ressourcen und Finanzen zahlt sich dieses Zusammenspiel aus. Vor allem aber bekommen die Teammitglieder mit PLANTA pulse eine einfache, intuitiv bedienbare Oberfläche. Die leistungsfähigen Funktionen zur Projektplanung und -steuerung braucht schließlich nur die Projektleitung. PLANTAs Software ist flexibel und passt sich den gewünschten Projektmanagement-Prozessen an.

PLANTA project für das klassische Projektmanagement

Das zentrale Werkzeug im Produktportfolio ist PLANTA project. Die auch im Webbrowser laufende Software richtet sich an alle, die Projekte detailliert planen wollen und im Multiprojektmanagement einen Überblick über sämtliche Projekte benötigen. Einen solchen Überblick vermittelt zum Beispiel das Multiprojekt-Board (Bild 1). Es zeigt die Ausführungszeiträume und Schlüsselmeilensteine der einzelnen Projekte als Balkendiagramm.

Der kompakte Balkenplan der Multiprojekt-Ansicht zeigt den Status der verschiedenen Projekte auf einen Blick. Die Beziehungen zwischen den Projekten signalisiert PLANTA project mit kleinen Pfeilen für eingehende und ausgehende Abhängigkeiten. Ein Klick darauf blendet die zugehörigen Details ein.

Die Multiprojekt-Übersicht ist zugleich ein guter Einstiegspunkt in die einzelnen Projekte. Von hier gelangt man zur jeweiligen Detailplanung. Typische Projektmanagement-Funktionen wie ein Projektstrukturplan und eine Terminplanung im Gantt-Diagramm sind bei der Software Standard. Den Strukturplan stellt PLANTA project sogar grafisch dar, und die Terminplanung ist außergewöhnlich leistungsstark: Termineinschränkungen, Wunschtermine, vielfältige Abhängigkeiten und sogar Begleitvorgänge mit berechneter Dauer dürften selbst in komplizierten Projekten keine Wünsche offenlassen.

Auch die eingeplanten Kosten und Ressourcen zeigt die Software direkt im Terminplan. Sie erscheinen jeweils unter den zugehörigen Aktivitäten (Bild 2). Als Projektressourcen berücksichtigt PLANTA project sowohl ganze Abteilungen als auch namentlich benannte Teammitglieder. Außerdem kann das Projektpersonal nach Skills, also den benötigten Fähigkeiten der Beteiligten, geplant werden. Dadurch ist es möglich, die Ressourcenplanung in den frühen Projektphasen vorerst grob vorzunehmen, um zunächst die grundsätzliche Machbarkeit eines Vorhabens zu bewerten. Im späteren Verlauf des Projekts wird die Planung dann auf konkrete Teammitglieder präzisiert. Zu diesem Zweck unterstützt das Programm einen Anfrage-Workflow, um den Ressourcenbedarf der Projekte bei den Fachabteilungen anzumelden. Der angemeldete Bedarf wird mit der Teamauslastung der Fachabteilung abgeglichen, die anschließend ein oder mehrere konkrete Teammitglieder in das Projekt entsendet, um den Bedarf zu decken.

Für die Kostenplanung berücksichtigt PLANTA project die eingeplanten Ressourcen mit ihren Projektkostensätzen und erfasst weitere Plankosten. Die so prognostizierten Summen lassen sich perioden- und kostenartengerecht aufteilen, ebenso wie die beantragten und genehmigten Budgets. Die später im Projektverlauf anfallenden Ist-Kosten übernimmt das Programm üblicherweise über eine Schnittstelle aus den Finanzsystemen, zum Beispiel aus SAP.

Während der Projektdurchführung unterstützt PLANTA project mit Funktionen zur Zeiterfassung, Auswertungen von Meilenstein-Trends, einer Earned-Value-Analyse sowie mit einem speziellen Statusbericht. Der zieht nicht bloß einige Daten zusammen und erstellt daraus eine Auswertung. Die aktuellen Projektdaten können vielmehr von der Projektleitung kommentiert und somit um die eigene Einschätzung ergänzt werden. Der so generierte Statusbericht ist damit eine Kombination aus berechneten Kennzahlen und der individuellen Bewertung der Projektleitung. Ist er komplett, wird er abgesendet. Gleichzeitig speichert das Programm eine Momentaufnahme des Projekts, um später die Projektstände verschiedener Statusberichte miteinander vergleichen zu können.

Die aktuelle Version von PLANTA project nutzt jetzt auch Microsoft Adaptive Cards. Mit diesem Standard können Anwendungen herstellerübergreifend aktive Inhalte austauschen. Als Reaktion auf eine Zeitrückmeldung mit geänderten Restaufwänden kann dadurch in der aktuellen Version eine Adaptive Card per E-Mail an die Projektleitung gesendet werden (Bild 3). Diese kann die neue Prognose direkt in der E-Mail prüfen und gegebenenfalls von dort aus mit einem Klick in die Projektplanung übernehmen. In Kürze sollen sich auch Projektphasenwechsel auf diese Weise freigeben lassen.

Auf der weiteren Roadmap steht dann ein Administrationstool, um Karten an eigene Anforderungen anpassen zu können. Das Konzept überzeugt: Beteiligte, die sich nur selten in die PM-Software verirren, lassen sich so direkt über ihre gewohnten Anwendungen einbinden. Dazu trägt auch die vorhandene Schnittstelle von PLANTA pulse zur Integrationsplattform "Make" bei. Eine Standardanbindung an die Microsoft-Power-Plattform würde hier sogar noch mehr Potenzial eröffnen. Mittels REST-Schnittstellen kann diese Verbindung heute aber bereits individuell eingerichtet werden.

Klare Aufgabenübersicht für das Projektteam

Für das reine Aufgabenmanagement in kleineren Projekten eignet sich die eigenständige Software PLANTA pulse, die in größeren Projekten mit PLANTA project zusammenarbeiten kann – doch dazu später mehr. Zunächst einmal stellt das Programm flexible Boards zur Verfügung, mit denen Projektteams ihre Aufgaben koordinieren können. Auch die jeweilige Bearbeitungszeit lässt sich direkt bei den einzelnen Aufgaben dokumentieren.

Beim Neueinstieg präsentiert PLANTA pulse ein Willkommens-Board (Bild 4), auf dem bereits etliche Aufgabenkärtchen mit Erklärungen zum Programm erfasst sind. Beim Durchklicken bekommt man so einen ersten Eindruck der Bedienung sowie etliche Informationen zur Software. Schon das kann für den Einstieg reichen – mehr als eine kurze Einweisung braucht das Team in keinem Fall.

Zentrales Element in jedem Task-Board sind die Aufgabenkarten. Die Software ordnet sie in Spalten und Zeilen, genannt Listen und Swimlanes. Auf die Eigenschaften der Karten, etwa den Bearbeitungsstatus, hat diese Ordnung keine Auswirkung: Verschiebt man die erledigte Aufgabe in die gleichnamige Swimlane, wird das Board zwar übersichtlicher, erst ein entsprechendes Häkchen in den Aufgabeneigenschaften markiert sie allerdings als abgeschlossen.

Neben einer Beschreibung und den Fälligkeitsterminen kann jede Aufgabe auch mit Dokumenten versehen werden, damit das Team informiert ist und es die Informationen nicht erst an anderen Stellen zusammensuchen muss. Kategorien, die sich in der Board-Administration definieren lassen, helfen bei der Gruppierung der Aufgaben. Auch zusätzliche Eigenschaften sind möglich, um etwa bei den Aufgaben einer IT-Abteilung das jeweils betroffene IT-System zu dokumentieren. Das Board kann nach all diesen Eigenschaften gefiltert werden.

Um eine Aufgabe in mehreren Einzelschritten zu bearbeiten, können Checklisten hinzugefügt werden. Wird die Aufgabe später abgearbeitet, hakt man die einzelnen Punkte dieser Listen dann einfach ab. Auf dem Board zeigt PLANTA pulse jeweils, wie viele Punkte einer Karte bereits erledigt sind. Schließlich kann das Team zu den Aufgaben auch noch Kommentare abgeben. Statt zahllose E-Mails zu versenden, wird so während der Arbeit direkt in den Kommentaren einer Aufgabe diskutiert. So bleibt die Diskussion für alle beteiligten Teammitglieder sichtbar.

Mit PLANTA pulse erhalten Projektteams ein einfach zu bedienendes und flexibles Task-Board zur Projektumsetzung. Die hohe Flexibilität bei Spalten, Swimlanes und Karteneigenschaften erfordert zwar einige Absprachen im Projektteam, um zu klären, wie die Funktionen verwendet werden sollen. Solche Absprachen sollten den Rahmen eines normalen Kick-offs allerdings nicht sprengen.

Ist ein Projekt etwas umfangreicher, legt man mehrere Boards an und gruppiert so zum Beispiel die Aufgaben unterschiedlicher Teams. In so einem Fall lohnt sich dann auch ein Blick auf die Verbindung von PLANTA pulse und PLANTA project als Hybridlösung.

Gemeinsam hybrid: pulse und project im Zusammenspiel

Die Verbindung von PLANTA pulse und PLANTA project vervielfacht den Nutzen der Task-Boards. Die Kombination ist nicht nur für kleinere oder agile Projekte sinnvoll, sondern kann selbst in Großprojekten eingesetzt werden. Ein weiterer Vorteil dieser Kombination: Die in PLANTA pulse vorhandenen Projekte werden auch in PLANTA project sichtbar und damit auch im Gesamtportfolio.

Das ermöglicht hybride Vorgehensweisen. PLANTA project bietet Funktionen, mit denen selbst Großprojekte detailliert geplant und gesteuert werden können. Eine so detaillierte Vorausplanung ist mitunter aber gar nicht möglich, erforderlich oder gewollt. Eine umfangreiche Software zu bedienen, nur um alle Aktivitäten eines Kleinprojekts im Blick zu behalten? Solche Forderungen schrecken oft eher ab, als dass sie der Akzeptanz einer Software zuträglich wären.

Konsequenterweise ist das in den PLANTA-Produkten auch nicht nötig: Teammitglieder arbeiten einfach in PLANTA pulse und arbeiten dort die Details von Arbeitspaketen oder ganzen Projektphasen aus. Die grundsätzliche Planung des Projektablaufs erfolgt dagegen in PLANTA project. Dort treten dann an die Stelle eines fein gegliederten Terminplans eher größere Arbeitspakete, deren Detailaufgaben das zuständige Team eigenverantwortlich mit den Boards in PLANTA pulse koordiniert.

Die beiden Welten sind schnell miteinander verbunden. Anstatt einen Vorgang im Terminplan weiter zu unterteilen, wählt man ihn einfach als „zu synchronisieren“ aus. PLANTA project legt dann für diesen Vorgang ein Board in PLANTA pulse an. Die Ausführungstermine der Terminplanung erscheinen auf dem Board; wie viele offene und abgeschlossene Aufgaben es dort gibt, sieht man auch im Terminplan (Bild 5). Die Terminplanung wird für die Projektleitung übersichtlicher, Kosten- und Ressourcensteuerung funktionieren wie gehabt – und das Umsetzungsteam erhält für seinen Teil des Projekts ein eigenes intuitives Tool.

Auch das Ressourcenmanagement ist synchronisiert. Die einem Vorgang in PLANTA project zugeordneten Teammitglieder werden automatisch zu Board-Beteiligten in PLANTA pulse und umgekehrt. Auch die Zeiterfassung spielt zusammen: Das Team kann die in das Projekt investierte Arbeitszeit wahlweise unmittelbar an den einzelnen Aktivitäten in PLANTA pulse dokumentieren oder die Zeiterfassungsformulare in PLANTA project verwenden. Die Werte fließen in jedem Fall in PLANTA project zusammen, sodass neben Soll-Ist-Vergleichen für ein einzelnes Projekt auch Auswertungen für die gesamte Projektlandschaft möglich sind.

Fundierte Entscheidungen im Portfolio

PLANTA project eignet sich durchaus auch als Werkzeug für das Project Management Office (PMO). Die Multiprojekt- und Ressourcenauswertungen der Software vermitteln bereits einen guten Überblick über die Projektlandschaft. Dank der Statusberichte erhält das PMO außerdem für die Multiprojektperspektive immer eine verdichtete und fundierte Information über jedes Projekt im Portfolio.

Die Software kann dieses Portfolio nicht nur auswerten, sondern unterstützt das PMO auch dabei, es aktiv zu gestalten. Zum Beispiel durch Vorlagenbibliotheken, die es dem PMO ermöglichen, komplette Projektpläne für typische Projekttypen bereitzustellen und so die Standardisierung von Projektplänen zu fördern. Projekte können außerdem einem sogenannten Prozessmodell folgen, indem für jede Projektphase bestimmte Checklisten-Aspekte vorgegeben und an einzelne Projektbeteiligte übertragen werden (Bild 6). PLANTA project wacht dann darüber, dass diese Punkte vor dem Wechsel in die nächste Phase erledigt sind.

Aus Sicht eines PMO beginnen Projekte meist schon weit vor dem Kick-off: Vor den Phasen zur Planung und Ausführung eines Projekts stehen dann die Ideen- oder Vorhabenphasen – ganz so, wie es die eigenen PM-Prozesse vorgeben. In diesen Phasen kommt dem Projektsteckbrief, der das neue Vorhaben beschreibt, eine wesentliche Bedeutung zu (Bild 7). Darin skizziert man im Sinne eines Projektantrags den Projektinhalt und benennt zum Beispiel Ziele, angestrebte Finanzkennzahlen und Stakeholder. Für strategische Zielbeiträge oder Risikobewertungen konfiguriert das PMO entsprechende Fragenkataloge. Aus den Antworten ermittelt die Software dann entsprechende Kennzahlen für das neue Vorhaben. Ist das potenzielle Projekt ausführlich beschrieben, kann direkt im System der Projektantrag erstellt und über einen Workflow zur Freigabe weitergeleitet werden.

Wer Projektideen nicht nur freigeben, sondern aus mehreren grundsätzlich geeigneten Projektideen und den laufenden Projekten auch noch ein gutes und realistisches Projektportfolio zusammenstellen möchte, muss dem Nutzen der Projekte die Kosten für die Organisation gegenüberstellen – ob personell oder finanziell. In jedem Fall gilt es zu prüfen, ob ein Portfolio mit den vorhandenen Ressourcen überhaupt umsetzbar ist.

PLANTA project liefert für diese Aufgabe bereits viele Instrumente, wie z.B. Bewertungsfunktionen, Ressourcenübersichten und grafische Auswertungen. Für tiefgehende Analysen kommt mit PLANTA portfolio der dritte Baustein ins Spiel, der es ermöglicht, die laufenden Projekte ebenso wie Projektideen oder sonstige mögliche zukünftige Projekte in Simulationen zu kombinieren (Bild 8). Dabei verschiebt man zum Beispiel ganze Projekte oder bricht laufende Projekte ab, um stattdessen neue Projektideen in das Portfolio aufzunehmen. Die Auswirkungen auf den Personal- oder Finanzbedarf zeigt die Software erst einmal auf, ohne dass dafür schon echte Änderungen an den Detailplanungen der einzelnen Vorhaben nötig wären.

Projekte für das Portfolio auszuwählen ist nur ein Aspekt des Portfoliomanagements. PLANTA portfolio erfasst auch die Ziele und Kennzahlen der Portfolios selbst. Wird zum Beispiel eine Digitalisierungsoffensive beschlossen, sind Ziele, Risiken, Chancen und Budget des Portfolios ebenso wie die Bewertungskriterien für mögliche Projekte erst einmal auf der Portfolioebene zu beschreiben. Anschließend sammelt man die zugehörigen Projektideen aus PLANTA project und setzt sie für eine optimale Nutzung der Portfoliomittel ein.

Lizenzen

PLANTA bietet die Produkte als SaaS-Lösungen zur monatlichen Miete an. Das ist insbesondere für einen schnellen Einstieg in PLANTA pulse nützlich und spart darüber hinaus viel administrativen Aufwand, wenn alle Komponenten umfangreich hybrid eingesetzt werden. Die Produkte können allerdings auch auf eigenen Servern betrieben werden – selbst PLANTA pulse.

PLANTA pulse ist als BASE-Version für kleine Teams bis zu fünf Personen kostenfrei und umfasst die wichtigsten Funktionen. Die PREMIUM-Version mit allen Funktionen gibt es für 5 bis 9 Euro pro Lizenz und Monat, je nach Anzahl der erworbenen Lizenzen. Sogenannte Hybrid-Editionen verbinden die Lizenzen PLANTA pulse, PLANTA project und gegebenenfalls auch PLANTA portfolio. So lassen sich bereits für 15 Euro pro Lizenz und Monat alle Funktionen von PLANTA pulse sowie PLANTA project nutzen.

Fazit

Die Produktpalette aus dem Hause PLANTA deckt ein breites Feld ab. Es reicht von der strategischen Ausrichtung des Projektportfolios mit PLANTA portfolio über die detaillierte Planung der Projekte und deren genaue Steuerung in PLANTA project bis zur Nachverfolgung einer kleinen, womöglich spontan in der Projektbesprechung entstandenen Aufgabe in PLANTA pulse.

Die drei Bausteine der Software-Suite bieten jeweils passende Funktionen und Bedienoberflächen und koppeln die Informationen dabei so, dass sie zwar zusammenhängend betrachtet werden können, aber nicht jede kleine Änderung an Projektaufgaben gleich auf das Gesamtportfolio durchschlägt. Der Einstieg in die Task-Boards ist leicht – das eröffnet Projektleitungen die Möglichkeit, ihr gesamtes Projektteam aktiv in der Software arbeiten zu lassen und die Informationen in die eigene Projektsteuerung zu integrieren.

Die enge Verzahnung der drei Bausteine ermöglicht es, ein integriertes und an die Unternehmensprozesse angepasstes Projektinformationssystem zu gestalten, welches das Projektmanagement von der Strategie bis zu den Detailaufgaben abdeckt. Die einzelnen Bausteine liefern dabei jeweils rollenspezifische Werkzeuge. Dadurch bleibt die Lösung trotz ihrer Leistungsfähigkeit für alle Beteiligten übersichtlich. Der Integrationsgedanke macht dabei nicht an den Grenzen der PLANTA-Produkte halt: Atlassian JIRA lässt sich bereits heute anstelle von PLANTA pulse nutzen, die Adaptive Cards werden es zukünftig noch leichter machen, mit anderen Anwendungen im Unternehmen, insbesondere den Office-Produkten, zu interagieren. PLANTA positioniert sich damit als leistungsfähiges und zugleich flexibles Werkzeug für Projektaufgaben aller Art.