Die Grundaussage der "4 Seiten" besteht darin, dass sowohl Sender als auch Empfänger einer Nachricht diese stets nach vier Aspekten formulieren bzw. rezipieren. Beispielsweise kann der einfache Satz des Projektleiters bei der Teambesprechung: "Wir sind schon drei Tage hinter dem Zeitplan" folgende vier Aussagen enthalten:

1. Die Sachaussage: "Die ProjektabwicklungProjektabwicklungProjektabwicklung oder Projektdurchführung ist die Realisierung des konkreten Projektablaufs. Es gibt keine einheitliche Sprachregelung dafür, ob die Projektmanagementaufgaben und dort insbesondere die Projektplanung Bestandteil der Projektabwicklung sind oder ob die Projektabwicklung lediglich die wertschöpfenden Projektprozesse umfasst. ist um drei Tage verzögert."
2. Die Selbstoffenbarung: "Damit bin ich nicht einverstanden."
3. Die Beziehungsaussage: "Ich bin von eurer LeistungLeistungLeistung im allgemeinen Sprachgebrauch des Projektmanagements ist der den vereinbarten Anforderungen genügende und monetär bewertete Output eines Projektprozesses. enttäuscht."
4. Der Appell: "Ich erwarte von jedem einzelnen hier, dass wir die VerzögerungVerzögerungVerzögerung ist die Zeitspanne zwischen dem ursprünglich geplanten und dem tatsächlichen, verspäteten Eintreten eines Termins oder Zeitpunkts. durch vermehrten Arbeitseinsatz aufholen."

Ein Teammitglied kann den gleichen Satz aber anders interpretieren, z.B.:

1. Die Sachaussage: "Die Projektabwicklung ist um drei Tage verzögert."
2. Die Selbstoffenbarung: "Ich bin erleichtert, dass es nicht mehr ist."
3. Die Beziehungsaussage: "Ihr habt gute Arbeit geleistet."
4. Der Appell: "Macht weiter so wie bisher."

Diese unterschiedlichen Interpretationen von Sender und Empfänger eines identischen Nachrichtentextes führen, wie am Beispiel zu erkennen, leicht zu Missverständnissen und Konflikten. Die miteinander kommunizierenden Personen müssen daher versuchen, durch ergänzende Aussagen und entsprechende Nachfragen ein Verstehen der Nachricht unter allen vier Aspekten herbeizuführen. Im obigen Beispiel wäre dies:

Aussage des Projektleiters: "Wir sind immer noch drei Tage hinter dem Zeitplan. Dies kann ich gegenüber dem AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. nicht verantworten. Eigentlich hatte ich mir erwartet, dass Sie die Verzögerung bis heute eingeholt hätten. Die einzige Möglichkeit, um das Projekt wieder in den Zeitplan zu bekommen sehe ich darin, dass Sie durch entsprechende Mehrarbeit die Versäumnisse nachholen."

Antwort des Teammitglieds: "Wir haben bereits durch erhöhten Arbeitseinsatz die Zeitverzögerung um vier Tage reduzieren können. Das war eine anstrengende Leistung, für die wir uns eigentlich ein Lob erwartet hatten. Wenn wir das Projekt wieder vollständig in den Zeitplan bringen sollen, brauchen wir auch mehr Unterstützung durch die ProjektleitungProjektleitungProjektleitung ist die temporäre Organisationseinheit zur Leitung eines Projekts. Die Projektleitung ist im Minimalfall nur mit dem/der Projektleiter(in) besetzt, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH).."

Damit ist der Konflikt offen formuliert und kann - die Bereitschaft der Parteien vorausgesetzt - konstruktiv gelöst werden. Falls hingegen die Missverständnisse und Konflikte nicht transparent werden, blockieren sie die KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen. und damit auch den ProjektfortschrittProjektfortschrittProjektfortschritt ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistungen zum gesamten vereinbarten Leistungsumfang des Projekts..