Die Projektarbeit in räumlich verteilten Teams hat in den letzten beiden Jahrzehnten stark zugenommen. Doch die Kommunikation in virtuellen Projektteams birgt einige Herausforderungen, wie Dr. Tomas Bohinc in dieser zweiteiligen Artikelserie darstellt. Im ersten Teil beschreibt er gängige Kommunikationsmodelle und zeigt, wie sich diese auf virtuelle Teams übertragen lassen. Darüber hinaus gibt er konkrete Tipps, wie Sie die Kommunikation verbessern können.

Virtuelle Teams, deren Mitglieder räumlich getrennt voneinander arbeiten, sind durch die moderne Kommunikationstechnik möglich geworden. Datennetze, z.B. für Telefon und Internet, verbinden Menschen über Kontinente und haben das Spektrum des Informationsaustauschs um ein Vielfaches erweitert. Wir können uns per E-Mail, in Telefonkonferenzen und Chats über Ländergrenzen hinweg unterhalten. Damit hat sich auch die Form der Kommunikation verändert, und das birgt Probleme, denn wir kommunizieren immer noch so, als stünde uns unser Gesprächspartner gegenüber.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie sich die gängigen Kommunikationsmodelle auf die Kommunikation in virtuellen Teams anwenden lassen. Daraus abgeleitet erhalten Sie Tipps, wie Sie als Projektleiter eines virtuellen Teams mit Ihren Projektmitgliedern kommunizieren und den Austausch der Teammitglieder untereinander organisieren.

Virtuelle Teams – eine neue Arbeitsform im Vormarsch

Der Begriff "Virtuelles Team" wird seit den 90er Jahren für Arbeitsgruppen verwendet, deren Mitarbeiter an verschiedenen Orten und oft auch zu verschiedenen Zeiten arbeiten. Zwei Trends führten dazu, dass virtuelle Teams sehr schnell zu einer etablierten Arbeitsform wurden. Einerseits gingen Unternehmen dazu über, die Produktion auf verschiedene, oft weltweit verteilte Standorte aufzuteilen, andererseits ermöglichten moderne Kommunikationsmittel und -netze den Austausch zwischen diesen Standorten.

Kommunikation – eine besondere Herausforderung im virtuellen Team

Kommunikation im Team ist für uns so selbstverständlich, dass wir meistens nicht mehr darauf achten, wie wir kommunizieren. Welche Rolle Kommunikation gerade in der Projektarbeit spielt, merken wir immer dann, wenn sie nicht klappt. Es ist nur natürlich, wenn wir die Kommunikationsgewohnheiten, die wir aus unseren realen Projekten kennen, bei der Arbeit in einem virtuellen Team beibehalten. Wir reden mit virtuellen Teammitgliedern und schreiben ihnen Nachrichten so, als wären diese vor Ort anwesend – bis die ersten Probleme auftreten.

Diese sehen so aus:

• Die übermittelten Sachverhalte werden von den Teammitgliedern unterschiedlich interpretiert.
• In der Regel ist nicht bekannt, ob eine Nachricht gelesen wurde, und, wenn sie gelesen wurde, ob der Empfänger sie so verstanden hat, wie sie gemeint war.
• Der Absender erhält wenig bis kein Feedback zu seiner gesendeten Nachricht und sieht nicht, wie der Empfänger auf seine Nachricht reagiert.
• Der Empfänger einer Nachricht weiß nur wenig über den Sender, da dieser Persönliches nicht oder nur sehr wenig mitteilt.
• Appelle, schnell zu handeln, werden eher ignoriert, weil sie nicht mit dem notwendigen emotionalen Nachdruck vermittelt werden können.
• Die verbale Kommunikation ist distanzierter, da die Körpersprache wegfällt.
• Persönliche und damit soziale Aspekte treten in den Hintergrund. Dies führt dazu, dass der Empfänger weniger Verständnis für seinen Kommunikationspartner aufbringt.

In traditionellen Teams arbeiten die Mitglieder die meiste Zeit räumlich zusammen und treffen sich regelmäßig, um sich von Angesicht zu Angesicht auszutauschen. Jedes Teammitglied hat die Möglichkeit, ein anderes physisch wahrzunehmen und direkt. Der gemeinsame räumliche und zeitliche Kontext erleichtert es den Teammitgliedern, Nachrichten zu interpretieren und einzuschätzen.

In virtuellen Teams ist dies anders. Mitglieder virtueller Teams arbeiten an unterschiedlichen Orten und oft auch zu anderen Zeiten. Dadurch sind sich die Teammitglieder untereinander eher fremd. Jedes Teamitglied nimmt die eigene räumliche und zeitliche Umgebung stärker wahr als die der anderen Teammitglieder. Es interpretiert die Nachrichten vor dem Hintergrund seiner Erfahrungen aus der realen Arbeitsumgebung.

Die Herausforderung bei der Kommunikation in virtuellen Teams besteht darin, dass die Teammitglieder sich gegenseitig als räumlich und zeitlich präsent wahrnehmen und einen gemeinsamen Kontext für die Interpretation ihrer Nachricht herstellen.