Die Sprint Retrospektive findet am Ende eines jeden Sprints (s. Bild 1) in Form eines zeitlich begrenzten Workshops statt. Bei einer Sprintlänge von vier Wochen gilt laut Scrum Guide eine Time Box (= Dauer des Meetings) von drei Stunden. Für kürzere Sprints kann die Dauer des Meetings entsprechend verkürzt werden.

Bild 1: Visualisierung der Sprint Retrospektive im Scrum-Prozess.

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14.05.2025

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Schritt 1: Führen Sie die Teilnehmer in die Sprint Retrospektive ein!

Als Moderator oder Moderatorin geben Sie in fünf bis zehn Minuten die Zielsetzung der Sprint Retrospektive vor. Gerne schleichen sich bei den regelmäßigen stattfindenden Meetings mit der Zeit kleine Abweichungen ein, z.B. kann die Retrospektive zum "Beschwerde-Meeting" verkommen. Stellen Sie daher zu Beginn die Ziele der Sprint Retrospektive klar und deutlich vor:

• Die Sprint Retrospektive dient dem Rückblick auf den vergangenen Sprint und der Frage, wie Verbesserungen in den Bereichen: Produkt, Werkzeuge, Prozesse, Beziehungen und beteiligte Personen herbeigeführt werden können.
• Positive Aspekte oder Ereignisse des vergangenen Sprints werden ebenfalls aufgelistet und in Reihenfolge gebracht.
• Ziel der Sprint Retrospektive ist eine abgestimmte Aufstellung der aufgelisteteten Punkte, um die Arbeitsweise des gesamten Teams zu verbessern.

Stellen Sie Ablauf sowie Zeitplanung der Sprint Retrospektive vor und weisen Sie auf organisatorische Aspekte (z.B. Pausen, Art der Dokumentation) hin. Stellen Sie bei Bedarf neue Teammitglieder vor oder geben Sie diesen selbst Gelegenheit dazu. Findet die Sprint Retrospektive mit verteilten Teams statt, sollten sie jeden einzelnen Teilnehmer aufrufen, damit allen der Teilnehmerkreis bekannt ist. Zugleich überprüfen Sie damit kurz, ob die Technik funktioniert (z. B. wenn Teilnehmer über Video-Telefonie zugeschaltet sind).

Für einen möglichst effizienten und konstruktiven Verlauf der Retrospektive, sollten Sie mit den Teilnehmern grundlegende Kommunikationsregeln definieren, wie z.B.:

• Wir lassen uns ausreden und unterbrechen uns nicht gegenseitig.
• Wir akzeptieren jede Meinung ohne weitere Bewertung.
• Jede Person berichtet aus der eigenen Perspektive.
• Wir gehen wertschätzend miteinander um und unterlassen abwertende Äußerungen.
• …

Schritt 2: Tragen Sie die einzelnen Angaben zusammen!

Dieser Schritt dient dazu, Rückmeldungen zu sammeln. Er nimmt den Hauptteil der Sprint Retrospektive ein, sollte jedoch nicht mehr als die Hälfte des Events beanspruchen. Das Team trägt in einer moderierten Diskussion positive Aspekte vor und sammelt Vorschläge zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Produktqualität. Achten Sie darauf, dass jedes Teammitglied einen Betrag liefert, bzw. zu Wort kommt. Als hilfreich haben sich hierfür Leitfragen erwiesen, mit denen Sie die Diskussion zielführend im Sinne der Sprint Retrospektive gestalten können. Geeignete Leitfragen sind z. B.:

• Wie erging es Ihnen in diesem Sprint?
• Was hat Ihnen in diesem Sprint geholfen?
• Was können wir tun, um besser zusammenzuarbeiten?
• Welche Umstellung müssen wir vornehmen, um...?
• Was können wir tun, um die Produktqualität zu verbessern?

Ggf. können Sie auch gezielt nachfragen: Wie lief es mit der Bearbeitung der User Story XYZ?

Notieren Sie die Rückmeldungen und stellen Sie diese dem gesamten Team über Ihre Moderationstafel, Pinnwand oder das entsprechende Medium zur Verfügung.

Wie Sie den Ablauf der Runde moderieren, ist Ihnen überlassen, bzw. von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern abhängig. In der empfohlenen Größe für Sprint-Teams (gem. Scrum Guide 3-9 Personen) ist eine Gruppendiskussion die wahrscheinlich am meisten verbreitete Variante. Einzelfeedback reihum, Brainstorming oder andere Methoden zur Sammlung der Rückmeldungen sind ebenfalls denkbar. Als Moderationsmethode können Sie auch z.B. eine Visuelle Landkarte (s. hierzu: Die visuelle Landkarte – den Projektfortschritt stets im Blick, Projekt Magazin 22/2015) verwenden.

Achten Sie in allen Varianten darauf, dass jedes Teammitglied zu Wort kommt!

Gleichermaßen wichtig ist es, langatmige Äußerungen behutsam auf die wesentlichen Argumente zu kürzen. Verständnisfragen durch andere Personen sind dabei stets möglich und erwünscht. Unterbinden Sie Kritik an oder Diskussionen über aktuell geäußerte Meinungen. Verweisen Sie bei Bedarf auf den nächsten Schritt.

Schritt 3: Leiten Sie das Team an, Maßnahmen zu erarbeiten!

Im dritten Schritt wählen und erarbeiten Sie gemeinsam mit den Teilnehmern Aktionsmöglichkeiten zur Verbesserung der Teamperformance bzw. der Qualität der Ergebnisse. Stellen Sie klar, dass eine lösungsorientierte Arbeitsweise essenziell ist, um wirksame Verbesserungsmaßnahmen zu erarbeiten.

Oft stellt sich heraus, dass die in Schritt 2 gesammelte Liste mit positiven Aspekten und Verbesserungsvorschlägen relativ lang ist. Daher ist es wichtig, die Liste zu priorisieren, wofür es verschiedene Techniken gibt. Am verbreitetsten ist die Vergabe von Punkten bzw. Zahlenwerten durch die einzelnen Teammitglieder.

Am Ende dieses Schritts stehen konkrete und abgestimmte Aktionen, die im nächsten Sprint umgesetzt werden. Die ausgearbeiteten Lösungsvorschläge sollten den SMART-Kriterien entsprechen.

Die im Konsens-Prinzip beschlossenen Vorschläge hinsichtlich Qualität werden in die Liste der Abnahmekriterien der Definition of Done eingetragen.

Können die erkannten Hindernisse ("Impediments") nicht teamintern bearbeitet werden, ist der Scrum Master für ihre Behebung zuständig.

Beispiel für Priorisierung

Die Aspekte und Verbesserungsvorschläge wurden in Schritt 2 mit Moderationskarten auf einer Pinnwand gesammelt. Nun erhält jedes Teammitglied drei Klebepunkte, die es frei auf den Moderationskarten verteilt. Sobald alle Klebepunkte verteilt sind, werden die Punkte pro Moderationskarte gezählt und auf ihr vermerkt. Die am höchsten bewerteten Aspekte / Lösungsvorschläge übernimmt das Team in den kommenden Sprint.

Beispiel für Anwendung der SMART-Kriterien

Das Team beurteilt das vergangene Reporting von Testergebnissen via E-Mail direkt im Anschluss an den jeweiligen Test als hilfreich und beschließt es für die weitere Umsetzung. Bei der Formulierung beachten sie die fünf SMART-Punkte:

• Spezific: Ab dem folgenden Sprint werden alle Testergebnisse aus den Unit-Tests automatisiert über das verwendete Tool nach Abschluss des einzelnen Tests per E-Mail an das Entwicklungsteam versendet.
• Measurable: Die Mitglieder des Entwicklungsteams sind informiert, dass sie eine Ergebnis-Mail erhalten müssen und können dies überprüfen.
• Achievable: Die Umsetzung ist leicht durchzuführen, da lediglich im Test-Tool die Settings angepasst werden müssen.
• Relevant: Bei der Priorisierung stuften die Entwickler diese Maßnahme als wichtig ein.
• Timely: Ein Verantwortlicher wird benannt, der die Settings im Test-Tool bis zum Beginn des nächsten Sprints entsprechend anpasst.

Beispiel für Änderung der Definition of Done

Mehrere Teilnehmer bemängeln, dass die Qualität der Sprint Reviews nachlässt, da einzelne Ergebnisse des Inkrements neben der technischen Dokumentation nicht weiter dokumentiert werden. Als Maßnahme wird beschlossen, dass verpflichtend eine Beschreibung der eingereichten Ergebnisse für die Vorstellung im Sprint Review zu erstellen ist. Die Ergebnisbeschreibung mit Medium und Umfang wird in die Definition of Done als Qualitätskriterium übernommen.

Schritt 4: Schließen Sie die Sprint Retrospektive ab!

Als Moderator sind Sie für die Dokumentation der Ergebnisse verantwortlich. Wählen Sie eine geeignete Art der Dokumentation, z.B. auf den in Schritt 3 beschriebenen Karten. Achten Sie dabei auf eine nachvollziehbare Schilderung der Ereignisse in Stichpunkten oder kurzen, sachlichen Texten.

Sorgen Sie für einen positiven Abschluss, vor allem dann, wenn in der Sprint Retrospektive emotionale Themen behandelt wurden. Führen Sie hierzu am Ende der Sprint Retrospektive eine Feedback-Runde durch. Loben Sie in Ihrem einleitenden Statement explizit auffällige Ereignisse und Aktionen wie z.B. den besonderen Einsatz zur Bewältigung hoher Arbeitslasten oder die offene Atmosphäre der Runde. Geben Sie dann auch allen anderen Personen die Gelegenheit, sich zu äußern. Ziel ist es, dass die Teilnehmer mit einem positiven Gefühl aus diesem Event gehen und dieses Gefühl für folgende Sprint Retrospektiven bewahren.

Der letzte Schritt sollte 30 Minuten nicht übersteigen. Falls die Zeit nicht reicht, übernehmen Sie eine etwaig ausstehende Dokumentation in Ihre Nacharbeit.

Sorgen Sie im Anschluss für die entsprechende Verteilung der Informationen. Zum einen, um die Ergebnisse abwesenden Personen (z.B. aus dem Entwicklerteam) zugänglich zu machen und zum anderen, um die beschlossenen Punkte zur Erledigung und Überprüfung zu dokumentieren.