Die Sprint Retrospektive findet am Ende eines jeden Sprints (s. Bild 1) in Form eines zeitlich begrenzten Workshops statt. Bei einer Sprintlänge von vier Wochen gilt laut Scrum Guide eine Time Box (= Dauer des Meetings) von drei Stunden. Für kürzere Sprints kann die Dauer des Meetings entsprechend verkürzt werden.

Bild 1: Visualisierung der Sprint Retrospektive im Scrum-Prozess.

Schritt 1: Führen Sie die Teilnehmer in die Sprint Retrospektive ein!

Als Moderator oder Moderatorin geben Sie in fünf bis zehn Minuten die Zielsetzung der Sprint Retrospektive vor. Gerne schleichen sich bei den regelmäßigen stattfindenden Meetings mit der Zeit kleine Abweichungen ein, z.B. kann die Retrospektive zum "Beschwerde-Meeting" verkommen. Stellen Sie daher zu Beginn die Ziele der Sprint Retrospektive klar und deutlich vor:

• Die Sprint Retrospektive dient dem Rückblick auf den vergangenen Sprint und der Frage, wie Verbesserungen in den Bereichen: Produkt, Werkzeuge, Prozesse, Beziehungen und beteiligte Personen herbeigeführt werden können.
• Positive Aspekte oder Ereignisse des vergangenen Sprints werden ebenfalls aufgelistet und in Reihenfolge gebracht.
• Ziel der Sprint Retrospektive ist eine abgestimmte Aufstellung der aufgelisteteten Punkte, um die Arbeitsweise des gesamten Teams zu verbessern.

Stellen Sie Ablauf sowie Zeitplanung der Sprint Retrospektive vor und weisen Sie auf organisatorische Aspekte (z.B. Pausen, Art der Dokumentation) hin. Stellen Sie bei Bedarf neue Teammitglieder vor oder geben Sie diesen selbst Gelegenheit dazu. Findet die Sprint Retrospektive mit verteilten Teams statt, sollten sie jeden einzelnen Teilnehmer aufrufen, damit allen der Teilnehmerkreis bekannt ist. Zugleich überprüfen Sie damit kurz, ob die Technik funktioniert (z. B. wenn Teilnehmer über Video-Telefonie zugeschaltet sind).

Für einen möglichst effizienten und konstruktiven Verlauf der Retrospektive, sollten Sie mit den Teilnehmern grundlegende Kommunikationsregeln definieren, wie z.B.:

• Wir lassen uns ausreden und unterbrechen uns nicht gegenseitig.
• Wir akzeptieren jede Meinung ohne weitere Bewertung.
• Jede Person berichtet aus der eigenen Perspektive.
• Wir gehen wertschätzend miteinander um und unterlassen abwertende Äußerungen.
• …

Schritt 2: Tragen Sie die einzelnen Angaben zusammen!

Dieser Schritt dient dazu, Rückmeldungen zu sammeln. Er nimmt den Hauptteil der Sprint Retrospektive ein, sollte jedoch nicht mehr als die Hälfte des Events beanspruchen. Das Team trägt in einer moderierten Diskussion positive Aspekte vor und sammelt Vorschläge zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Produktqualität. Achten Sie darauf, dass jedes Teammitglied einen Betrag liefert, bzw. zu Wort kommt. Als hilfreich haben sich hierfür Leitfragen erwiesen, mit denen Sie die Diskussion zielführend im Sinne der Sprint Retrospektive gestalten können. Geeignete Leitfragen sind z. B.:

• Wie erging es Ihnen in diesem Sprint?
• Was hat Ihnen in diesem Sprint geholfen?
• Was können wir tun, um besser zusammenzuarbeiten?
• Welche Umstellung müssen wir vornehmen, um...?
• Was können wir tun, um die Produktqualität zu verbessern?

Ggf. können Sie auch gezielt nachfragen: Wie lief es mit der Bearbeitung der User Story XYZ?

Notieren Sie die Rückmeldungen und stellen Sie diese dem gesamten Team über Ihre Moderationstafel, Pinnwand oder das entsprechende Medium zur Verfügung.

Wie Sie den Ablauf der Runde moderieren, ist Ihnen überlassen, bzw. von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern abhängig. In der empfohlenen Größe für Sprint-Teams (gem. Scrum Guide 3-9 Personen) ist eine Gruppendiskussion die wahrscheinlich am meisten verbreitete Variante. Einzelfeedback reihum, Brainstorming oder andere Methoden zur Sammlung der Rückmeldungen sind ebenfalls denkbar. Als Moderationsmethode können Sie auch z.B. eine Visuelle Landkarte (s. hierzu: Die visuelle Landkarte – den Projektfortschritt stets im Blick, Projekt Magazin 22/2015) verwenden.

Achten Sie in allen Varianten darauf, dass jedes Teammitglied zu Wort kommt!

Gleichermaßen wichtig ist es, langatmige Äußerungen behutsam auf die wesentlichen Argumente zu kürzen. Verständnisfragen durch andere Personen sind dabei stets möglich und erwünscht. Unterbinden Sie Kritik an oder Diskussionen über aktuell geäußerte Meinungen. Verweisen Sie bei Bedarf auf den nächsten Schritt.