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Der erste Teil dieses Beitrags zeigte, welche Faktoren den größten Einfluss auf den Erfolg eines Change-Projekts haben und wie sich ein ergebnisorientierter Kick-Off-Workshop gestalten lässt. Dieser zweite und abschließende Teil beschreibt nun, wie man Retrospektiven durchführt und effektiv im Projektverlauf der Change-Initiative integriert.
Kein Veränderungsprozess ist wie der andere; entgegen der allgemeinen Meinung, lässt sich ein solcher Prozess nicht standardisieren. In der Praxis hat es sich stattdessen als sinnvoll erwiesen, einen Rahmen zu schaffen, der möglichst viele Feedbackschleifen enthält, um den Prozess optimal zu steuern. Das geeignete Mittel dafür sind Retrospektiven, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden (z.B. alle vier Wochen). Diese helfen dabei, den Ist-Zustand zu aktualisieren und die nächsten Experimente, basierend auf den empirischen Daten der letzten Wochen, zu definieren.
Die Vorbereitung
Auch bei spoontec trifft man sich vier Wochen nach dem Kick-off-Workshop zur ersten Retrospektive. Prinzipiell ist zu empfehlen, dass alle Personen an der Retrospektive teilnehmen, die in irgendeiner Form am Change-Projekt beteiligt sind. Auf diese Weise ist es möglich, auch Themen zu adressieren, die außerhalb des Kernteams liegen.
Steht der Termin für die Retrospektive, muss man noch den optimalen Ort dafür finden. Ein idealer Raum für Retrospektiven erfüllt die folgenden Bedingungen:
Man sollte es sich zur Angewohnheit machen, 30 bis 60 Minuten vor dem Beginn der Retrospektive in den Raum zu gehen, um alles vorzubereiten. Vor allem bei halb- oder ganztägigen Retrospektiven sollte man diese Zeit gut für die Vorbereitung nutzen. Hier eine kleine Checkliste:
Bei Retrospektiven innerhalb eines Veränderungsprozesses macht es Sinn, zu Beginn der Retrospektive die Zufriedenheit des Teams selbst abzufragen. Wie zufrieden ist das Team mit den Fortschritten in den letzten Wochen? Dies ist ein guter Indikator für den Facilitator für den Rest der Retrospektive. Fällt das Ergebnis eher negativ aus, sollte man sich darum bemühen, die Gründe hierfür im weiteren Verlauf herauszuarbeiten.
Um diese Zufriedenheit zu "messen", gibt es viele verschiedene Techniken, wie z.B. den Wetterbericht (Bild 1). Dabei tragen die Teilnehmer ihre Zufriedenheit auf ein vorbereitetes Flipchart ein (sonnig, bewölkt, regnerisch, stürmisch).
Dieser Schritt ist fast der wichtigste Schritt einer jeden Retrospektive. Hier wird überprüft, ob die beschlossenen Experimente aus dem Kick-off oder der letzten Retrospektive den gewünschten Effekt hatten. Haben sich die definierten Hypothesen erfüllt oder sind völlig andere Effekte eingetreten? Vielleicht ist auch gar kein Effekt wahrnehmbar, denn nicht alle Experimente führen zu einem sofortigen Effekt; manchmal kann es etwas länger dauern, bis sich ein messbarer Effekt bemerkbar macht.
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