Üblicherweise werden in verteilten Projekten der Projektfortschritt und das Status-Reporting, aber auch Ansprechpartner und Zuständigkeiten, in Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentation festgehalten. Hier den Überblick zu behalten, z.B. über den aktuellen Fortschritt an den verschiedenen Standorten, kann besonders bei größeren, komplexen Projekten schwierig sein. Abhilfe schafft hierfür eine Visualisierung mit der Projekt-Landkarte.

Was ist die visuelle Projekt-Landkarte?

Die visuelle Landkarte eignet sich hervorragend für standortübergreifende Projekte. Es handelt sich dabei um eine selbsterstellte reale (oder fiktive) Landkarte, die mit Informationen über allgemeine Projektdaten oder aktuelle Kennzahlen angereichert wird (s. Abschnitt "Inhalte der Projekt-Landkarte"). Auf diese Weise kann die Projektleitung z.B. das Reporting visualisieren oder die Landkarte auch für das Projektmarketing nutzen. Die Landkarte besticht durch ihre Einfachheit sowie Transparenz und stellt ein ideales Kommunikationswerkzeug dar.

Wichtig ist grundsätzlich, dass die Karte zu Ihrem Vorhaben passt, also dass Sie eine Europakarte für ein Projekt verwenden, welches nur europäische Länder betrifft oder eine Weltkarte für globale Projekte. Ein Beispiel für eine fertig erstellte Projekt-Landkarte sehen Sie in Bild 1.

Bild 1: Eine visuelle Projekt-Landkarte für ein Rollout-Projekt in den USA.
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Bei dem Beispiel in Bild 1 handelt es sich um eine visuelle Projekt-Landkarte zu einem Rollout-Projekt in den USA. Auf der Karte sind u.a. Ansprechpartner, die Anzahl der auszurollenden Computer sowie der aktuelle Status vermerkt. Eine Ampel kennzeichnet das Verhältnis zwischen prognostiziertem Forecast und aktuell umgestellten Computern. Auf der linken Seite sehen Sie entsprechende Meta-Daten wie Projektname, Informationen zum Projektleiter, Webseite des Projekts usw.

Einsatz und Nutzen der Projekt-Landkarte

Die visuelle Landkarte erfüllt mehrere Funktionen: Neben der Tatsache, dass sie einen optischen Reiz darstellt, kann sie – wenn entsprechend groß und an exponierter Stelle aufgestellt – zum zentralen Kommunikationsplatz im Projekt werden. Darüber hinaus lässt sich die Landkarte für das Berichtswesen oder das Projektmarketing verwenden. Klassische Reports kann die Projektleitung beispielsweise durch Fotoprotokolle der Landkarte ergänzen oder ggf. sogar ersetzen. Empfehlenswert ist es in jedem Fall, den Beteiligten an den anderen Standorten regelmäßig Fotos der Landkarte zu senden und deren Feedback konsequent und beständig einzufordern.

Die Erstellung der Landkarte sollte, wenn möglich, im Team vorgenommen werden. Als teambildende Maßnahme fördert dies zudem die kollektive Kreativität. Um möglichst viele Teammitglieder bei der Erstellung zu involvieren, eignen sich speziell bei verteilten Teams zentrale Veranstaltungen wie z.B. der Kick-off.

Inhalte der Projekt-Landkarte

Die Projekt-Landkarte kann verschiedene projektspezifische (Meta-)Informationen enthalten. Grundsätzlich ist es möglich, zwischen statischen Projektinformationen, wie z.B. Projektname, und veränderlichen Daten, wie z.B. Fortschrittskennzahlen, zu unterscheiden.

Handelt es sich um statische Informationen, können diese Daten direkt auf der Karte notiert werden. Veränderliche Daten der visuellen Landkarte bedürfen einer regelmäßigen Pflege. Bringen Sie deshalb solche Informationen mit haptischen, austauschbaren Elementen auf der Karte an, wie z.B. mit Haftnotizen oder Stattys; auf diese Weise können Sie Daten schnell und regelmäßig aktualisieren.

Nachfolgend eine Auflistung möglicher Informationen (s. auch Bild 2):

• Ansprechpartner
• Teams / Teamzusammensetzung
• Dynamische Informationen – z.B. Rollout-Zahlen
• Aktueller Status mit Hilfe von Ampeln
• Größenangaben
• Fortschrittskennzahlen
• Risiken
• Finanzielle Informationen