Wenn Menschen aus verschiedenen Unternehmensbereichen versuchen, sich über einen Projektgegenstand zu verständigen, fließen professionelle Sichtweisen ebenso ein wie persönliche Interessen. Dabei bleibt manches unausgesprochen, vieles wird überhört und noch mehr geht im Missverständnis der Fach- und Expertensprachen unter. Es erstaunt deshalb nicht, dass "Kommunikationsprobleme", "mangelnde Zieldefinition" und "unklares Projektverständnis" von mehreren Studien als Ursachen für gescheiterte Projekte genannt werden (Project Management Institute, 2013). Besonders kritisch ist diese Situation in der Phase der Projektinitialisierung. Denn in der Startphase eines Projekts werden die – inhaltlichen wie sozialen – Grundlagen für die weitere Arbeit und damit die Basis für den Projekterfolg gelegt.

An dieser Stelle setzt der Project Canvas an. Er ist ein leistungsfähiges Werkzeug zur Projektdefinition. Genauer gesagt ist er ein Kommunikationswerkzeug zur Gewinnung eines gemeinsamen Projektverständnisses, insbesondere in interdisziplinären Gruppen.

In diesem Artikel stelle ich die Idee des Project Canvas vor, beschreibe die von der Initiative "Over the Fence – Projects Newly Discovered" entwickelte Version und gebe Hinweise auf das praktische Arbeiten mit dieser Methode. Darüber hinaus verweise ich auf einige andere Varianten des Project Canvas.

Project Canvas – Was ist das?

Osterwalder und Pigneur schlugen den "Canvas" (engl. = Leinwand) als Instrument für die Entwicklung von Geschäftsmodellen vor (Osterwalder, 2010). Der "Business Modell Canvas" wurde in dieser Form schnell populär. Ein Canvas ist – ganz allgemein gesprochen – eine strukturierte, grafische Darstellungsform eines komplexen Sachverhalts. Es liegt deshalb nahe, die Idee von Osterwalder und Pigneur auch auf Projekte zu übertragen – beim "Project Canvas" ist der dargestellte komplexe Sachverhalt ein Projekt. Der Project Canvas zerlegt ein Projekt in seine grundlegenden Bestandteile ("Projektbausteine", s.u.) und stellt diese bildhaft dar.

Die von mir mitgegründete Initiative "Over the Fence – Projects Newly Discovered" (s.u.) entwickelte 2013 einen Project Canvas (siehe Bild 1), der unter der Creative Commons License kostenfrei unter http://overthefence.com.de/project-canvas als großformatige Mustervorlage zum Ausdrucken und Bearbeiten der Allgemeinheit zur Verfügung steht. Viele der bisherigen Anwender des Project Canvas gaben im Rahmen von "Over the Fence" Rückmeldungen über das Gute und das noch zu Verbessernde. Diese Vorschläge griffen wir auf und entwickelten den Project Canvas entsprechend weiter.

Bild 1: Project Canvas gemäß "Over the Fence".
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Seit seiner Veröffentlichung wurde er in hunderten Fällen zur Beschreibung von Projekten benutzt. Viele der so entstandenen Praxisbeispiele wurden der Initiative Over the Fence von den Anwendern wieder zur Verfügung gestellt. Diese Beispiele umfassen vielfältige Projektsituationen, von der ersten Ideenskizze bis zum Statusreview eines laufenden Projekts. Der Project Canvas wurde für eine große Bandbreite von Organisationen und Projektarten verwendet: kleinere Not-for-Profit-Vorhaben, Multi-Millionen-Projekte, öffentliche Kampagnen, Marketing- und IT-Projekte sowie Kreativ- und Innovationsvorhaben. Die im Weiteren vorgestellten, anonymisierten Beispiele beruhen auf diesen Erfahrungsberichten.

Wesentliche Merkmale des Project Canvas

Damit der Project Canvas seinen Zweck erfüllen kann, verfügt er über die nachfolgenden Merkmale. Diese Merkmale wurden in einer mehrjährigen wissenschaftlichen Forschung identifiziert, spezifiziert und abgesichert (Habermann, 2014).

Neutrale Sprache

Die im Project Canvas verwendeten Begriffe müssen von allen Menschen im Projekt verstanden werden, unabhängig von deren Position, Projekterfahrung und fachlicher Prägung. Während der Entwicklung des Project Canvas wurden Feldtests mit hunderten Teilnehmern gemacht, auch mit solchen, die Projekte außerhalb von Betrieben durchführen, etwa Künstlern und Sportlern. Aussortiert wurden alle "erklärungsbedürftigen" Begriffe, die unklar blieben oder mehrdeutig erschienen. Dazu zählten auch solche Begriffe, die in der Welt des Projektmanagements durchaus üblich sind, aber eben dieses spezielle Vorwissen erfordern (z.B. Begriffe wie "Scope" oder "Stakeholder").

Verbindende Metapher

Um eine integrierende Wirkung zu erreichen, muss die Logik des Canvas auf einem gemeinsamen, disziplinen- und erfahrungsübergreifendem Projektverständnis gründen. Im Zuge der Entwicklung des Project Canvas wurden daher Menschen innerhalb und außerhalb von Betrieben, mit und ohne Projekterfahrung, aus insgesamt über 70 Ländern nach derjenigen Metapher gefragt, die sie am ehesten mit einem "Projekt" verbinden. Das am häufigsten genannte Bild war die "Reise in unbekannte Gefilde". Diese Metapher bildet die Basis für die Strukturierung und Visualisierung des Project Canvas. Die Bildsprache des Canvas greift diese Metapher auf, z.B. durch die symbolisierte Haiflosse beim Baustein "Risiken".

Einfacher Aufbau

Der "Project Canvas" ist so einfach wie möglich aufgebaut. Er umfasst nur das Allernötigste, nämlich die wichtigsten Bausteine eines Projekts und deren Hauptverbindungen. Der Canvas dient dazu, Projekte zu skizzieren – nicht mehr und nicht weniger. Der Project Canvas ist kein Werkzeug für eine detaillierte Planung; seine Aufgabe besteht vielmehr darin, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, auf dem die weitere Planung aufbauen kann.

Offener Ansatz

Der Project Canvas ist sowohl in seiner Terminologie als auch Struktur neutral und mit allen Denkschulen des Projektmanagements kombinierbar. Er lässt sich sowohl in agilen Projektenszenarien einsetzen, als auch in prototypisch-orientierten und phasenorientierten Vorgehensmodellen.

Im Einklang mit Standards

Trotz seiner Einfachheit und Offenheit ist der Project Canvas so gestaltet, dass er im Einklang mit den bestehenden PM-Standards steht. Der Aufbau des Project Canvas orientiert sich an den wichtigsten Projektmanagement-Richtlinien, etwa PMBOK® Guide (PMI), PRINCE2® (AXELOS), PM3 (GPM), DIN 69901 und ISO 21500.

Die mit dem Project Canvas erzielten Ergebnisse können deshalb unmittelbar in weiterführende Projektdokumente wie Project Charter (PMBOK® Guide), Business Case (PRINCE2®) o.ä. übernommen werden.

Aufbau des Project Canvas

Der hier vorgestellte Project Canvas besteht aus insgesamt elf Projektbausteinen. Die neun zentralen Bausteine gliedern sich in je drei Inputfaktoren (Budget, Team, Ressourcen), Transformationsfaktoren (Umfeld, Risiken, Meilensteine) und Outputfaktoren (Ergebnis, Qualität, Kunde). Diese prozessorientierten Elemente bauen auf dem Baustein "Zeit" als Fundament auf. Über allem steht der Baustein "Zweck", der das Projekt begründet und legitimiert.

Tabelle 1 beschreibt die einzelnen Bausteine näher. Dies geschieht anhand typischer Fragen, die es zu beantworten gilt, um ein Projekt zu definieren. Da die Fragen selbst Teil des Project Canvas sind, sind sie sprachlich einfach gehalten (Begriffe in Großbuchstaben verweisen auf andere Projektbausteine).