Sie müssen das erste Mal ein internationales Projekt mit einem räumlich verteilten, also virtuellen Team leiten? Sie wissen nicht, wie Sie am besten vorgehen? Diese kurze Anleitung gibt Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie von Anfang an ein Wir-Gefühl erzeugen können, worauf Sie besonders achten sollten und wie Sie gleich erfolgreich starten.

Sie erfahren dabei, wie Sie

• die richtigen Projektmitglieder auswählen,
• sich selbst vorbereiten und sich notwendige Kompetenzen aneignen und
• mit einem gelungenen Kick-Off ins Projekt starten.

Projektmitglieder auswählen

An Projektmitgliedern, die hauptsächlich virtuell zusammenarbeiten sollen, werden große Anforderungen gestellt: Sie müssen z.B. ein hohes Maß an Selbständigkeit und Eigenmotivation aufweisen, damit der stete Projektfortschritt sichergestellt ist. Zudem ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten besitzen, um die räumliche Distanz zu überwinden und sich schnell in neue Technologien einfinden, da nicht alle Teammitglieder zwangsläufig mit den gleichen Tools arbeiten. Wenn Sie sich Ihre Projektmitglieder aussuchen können, sollten Sie folgende Eigenschaften und Fähigkeiten bei der Auswahl berücksichtigen:

Selbstständigkeit und Eigenmotivation

Da die Projektmitglieder in einem virtuellen Projektteam an unterschiedlichen Standorten sitzen, sollten sie über eine möglichst große Selbstständigkeit und Eigenmotivation verfügen. Sie sollten eigenständig in einem gewissen Rahmen Entscheidungen treffen und sich schnell in neue Gegebenheiten einarbeiten können. Dies gilt besonders für die Projektmitglieder, die nicht mit Ihnen am selben Standort sitzen.

Fragen Sie potenzielle Projektmitglieder deshalb, wie gerne sie eigenständig arbeiten, was sie konkret vom Projektleiter erwarten und an welchen Projekten sie bereits erfolgreich teilgenommen haben. Bei Menschen aus Ländern, bei denen etwas indirekter kommuniziert wird (z. B. die asiatischen Länder), sollten Sie etwas Fingerspitzengefühl beweisen. Stellen Sie keine Ja-/Nein-Fragen, sondern lieber offene Fragen, z.B. wie diese Teammitglieder am liebsten arbeiten, wie sie sich Teamarbeit virtuell vorstellen und was ihrer Meinung nach der Projektleiter dazu beitragen sollte, damit das gut funktioniert. Sie können ihre neugierigen Fragen immer so begründen, dass es bestimmt in unterschiedlichen Ländern andere Arbeitsweisen gibt und Sie vorab sicherstellen wollen, dass es keine interkulturellen Missverständnisse gibt.

Interkulturelle Offenheit ein Muss - internationale Erfahrungen ein großes Plus

Wenn es sich um ein internationales Projektteam handelt, sind internationale Erfahrungen von Vorteil. Die Zusammenarbeit mit Menschen aus anderen Kulturkreisen ist oft eine Herausforderung und nichts für Menschen, die interkulturell nicht sehr offen, empathisch und lieber in ganz sicheren Bahnen unterwegs sind: Denn internationale virtuelle Zusammenarbeit bedeutet auch das Aushalten von Unsicherheit und das Austesten und Feinjustieren neuer Kommunikationsmuster.

Finden Sie in einem Gespräch mit dem potenziellen Projektmitglied heraus, wie es dazu grundsätzlich steht. Am besten wäre es, wenn das Projektmitglied das multinationale Projektteam als spannende Herausforderung erlebt und sich auf die internationale Zusammenarbeit regelrecht freut.

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Weiterhin wäre es gut, wenn die Projektmitglieder fließend Englisch schreiben und sprechen können – das bedeutet: Können sie verständliche E-Mails schreiben? Können sie sich in der Fremdsprache gut ausdrücken - sowohl schriftlich als auch mündlich? Das finden Sie ganz leicht im Kontakt heraus, wenn Sie mit dem potenziellen Projektmitglied auf Englisch kommunizieren.

Falls Sie einmal ein Projektmitglied unbedingt wegen seiner Fachkenntnisse ins Projektteam aufnehmen wollen, die Englischkenntnisse aber noch ausbaufähig sind, schauen Sie, wie Sie die Person unterstützen können, um ihr Englisch zu professionalisieren und erfragen Sie unbedingt die Bereitschaft der Person dazu. Heutzutage kann man Englisch auf vielfältige Art und Weise lernen, z.B. über Sprachapps, Individual-Sprachunterricht, über Skype oder das Sehen von Filmen in englischer Sprache.

Technische Affinität

Bei virtueller Zusammenarbeit werden Projektmitglieder schnell mit neuen, vielleicht noch ungewohnten Kommunikationsmedien konfrontiert. Eine allgemeine Aufgeschlossenheit zu neuen Medien ist auf jeden Fall wünschenswert. Ebenfalls sollte eine gewisse technische Affinität zum Einsatz neuer Tools vorhanden sein, da die Projektmitglieder häufig nicht zu jedem Tool vorab ein Training bekommen können und sie sich auch einiges im Alleingang bzw. gemeinsam mit den Projektkollegen beibringen müssen.

Um diese Aufgeschlossenheit herauszufinden, stellen Sie am besten Fragen zu Lieblingstools und Tools, die im Unternehmen erst teilweise im Einsatz sind, wie z.B. das firmeninterne Netzwerk, virtuelle Teamräume oder die neu eingeführte virtuelle Meetingplattform. Anhand der Antworten sollten Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie aufgeschlossen der Mitarbeiter gegenüber neuen Tools ist.