Definition

Lessons Learned sind gewonnene Erkenntnisse, neues Wissen oder Erfahrungen, die während der Arbeit an einem Projekt entstehen, sowie deren Dokumentation. Der innovative Charakter von Projekten bedingt, dass die Projektbeteiligten während eines Projekts beständig neue Erkenntnisse gewinnen. Wenn sie eine solche neue Erkenntnis in geeigneter Weise dokumentieren, wird sie zum Erfahrungswert bzw. zur "Lessons Learned".

Lessons Learned können sowohl aus positiven als auch aus negativen Erfahrungen abgeleitet werden und beschreiben dementsprechend Optimierungsmöglichkeiten oder Risiken. Sie können sich gleichermaßen auf Aspekte des Managements (z.B. Organisation) und des Projektgegenstands (z.B. Lösungsansatz) beziehen.

Beispiele für Lessons Learned

Merkmal einer Lessons Learned ist, dass sie auf einer praktischen Erfahrung beruht und nicht theoretisch abgeleitet ist. Im richtigen Zusammenhang ist der Nutzen einer Lessons Learned deswegen sehr hoch, andererseits ist ihre Übertragbarkeit auf andere Situationen nicht gewährleistet. Ein Beispiel soll dies erläutern: Ein Techniker stellt fest, dass das Spannungsmessgerät XY bei Temperaturen unter dem Gefrierpunkt nicht mehr zuverlässig funktioniert, obwohl es dafür spezifiziert ist. Nun hängt es von der Situation ab, welche Lessons Learned er daraus ableitet. Dabei sind verschiedene Möglichkeiten denkbar:

• Wenn er für die Bedienung einer bestehenden Anlage, in der das Messgereät eingebaut ist, einen Hinweis geben will, könnte er formulieren: "Die angezeigten Spannungswerte sind unter 0 Grad Celsius unzuverlässig."
• Wenn er seine Kollegen informieren will, sagt er vielleicht: "Das Spannungsmessgerät XY entspricht nicht den Spezifikationen."
• Wenn er die Lessons Learned für weitere Produktentwicklungen formuliert, könnte sie lauten: "Auch Spezifikationen von Messgeräten müssen durch Tests überprüft werden."

Jede der drei Lessons Learned hat je nach Kontext ihren Wert, aber nur die dritte ist hinreichend allgemein, um auch in anderen Zusammenhängen eine sinnvolle Empfehlung zu geben.

Schritte

Damit Lessons Learned den erhofften Nutzen erzielen, müssen deshalb folgende Schritte durchlaufen werden:

1. Erfahrungswerte müssen erfasst werden.
2. Die gesammelten Erfahrungen müssen analysiert, bewertet und mit Angabe ihres Gültigkeitsbereichs dokumentiert werden.
3. Die dokumentierten Erfahrungswerte müssen den potentiellen Anwendern in leicht recherchierbarer Form zugänglich gemacht werden.
4. Die Anwender müssen sich aktiv über neue Lessons Learned in ihren Aufgabenbereichen informieren.

Weitere Beispiele

Typische Lessons Learned in Projekten betreffen unter anderem folgende Aspekte:

• Risiken, ihre Auswirkungen, ihre Eintrittswahrscheinlichkeiten und Maßnahmen zu ihrer Bewältigung.
• Maßnahmen zur Sicherung der Produktqualität
• Effizienz der Projektorganisation (z.B. Entscheidungsprozesse)
• Effizienz des Projektmanagements (z.B. Methoden)

Erfahrungsprotokoll

Für Projekte beschreibt PRINCE2 eine Vorgehensweise zur Behandlung von Lessons Learned. Diese sollen während der gesamten Projektlaufzeit in einem so genannten Erfahrungsprotokoll (Lessons Learned Log) laufend erfasst werden. Zum Projektabschluss werden sie dann systematisch in einen Erfahrungsbericht (Lessons Learned Report) übertragen. Diese Erfahrungsberichte werden von der Projektuntersützung (z.B. einem Projektbüro) ausgewertet, um sie weiteren Projekten zur Verfügung stellen zu können.