Im projektmagazin standen wir in den vergangenen Monaten, wie viele Unternehmen, Projekt- und Teamleitungen, vor einer Herausforderung: Die Einarbeitung "wie gewohnt" funktionierte plötzlich nicht mehr, da die Corona-Pandemie das gesamte Team – inklusive Neuankömmlingen (wie mir) – ins Homeoffice verbannte. Unsere Erfahrungen mit der virtuellen Einarbeitung im Homeoffice möchte ich in diesem Artikel mit Ihnen teilen.

Meine Empfehlungen richten sich sowohl an Vorgesetzte und Projektleiter als auch an einzelne Teammitglieder. Denn das Onboarding kann – erst recht im virtuellen Raum – nur gemeinsam gelingen!

Bevor es richtig losgeht

Am ersten Arbeitstag prasseln viele neue Informationen und Eindrücke auf neue Mitarbeiter ein. Geben Sie ihnen die Chance, sich vorzubereiten. Dazu sollten diese im Vorfeld wissen, was sie erwartet. Erleichtern Sie ihnen den Einstieg,
indem Sie

• alle wichtigen Informationen für den Einstieg in einem Dokument oder an einem Ort bündeln. Hierzu zählen relevante Zugangsdaten inklusive Passwörter, eine Liste mit allen Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Kollegen, Links zu wichtigen Dokumenten (z.B. Prozessdokumentationen), regelmäßige Termine (z.B. Team Meeting) etc.
• über den Ablauf des ersten Tages informieren. Wann geht's los? Über welches Tool soll kommuniziert werden? Wer wird das neue Teammitglied virtuell in Empfang nehmen? Welche festen Termine stehen an (z.B. mit dem direkten Vorgesetzten, den Kollegen, der IT)? Wann sind Mittagspause und Feierabend geplant?
• ein offenes Ohr für Fragen und Sorgen haben. Und das auch so kommunizieren.

Der Faktor Mensch – das Team kennenlernen

Beim Onboarding geht es nicht nur darum, Informationen zu vermitteln. Mindestens genauso wichtig für eine gute Zusammenarbeit ist es, neue Mitarbeiter nachhaltig in das bestehende Teamgefüge zu integrieren. Sitzt das neue Teammitglied nicht gemeinsam mit den Kollegen an einem Ort, kommt dem Faktor Mensch daher eine besondere Bedeutung zu.

Zu den Herausforderungen des Onboardings im Homeoffice zählen:

• Gefühl der Isolation vermeiden
• Zwischenmenschliche Beziehungen knüpfen
• Virtuell Vertrauen aufbauen

Um diese Herausforderungen erfolgreich meistern zu können, ist es sinnvoll, dass neue Mitarbeiter nicht nur ihr eigenes Team und die engsten Kollegen kennenlernen, sondern die gesamte Belegschaft inkl. Vorgesetzten. Dies kann in einem oder – je nach Anzahl der Beteiligten – mehreren Team Meetings geschehen. Per Videokonferenz stellt sich jedes Teammitglied kurz vor. Im Anschluss hat der oder die Neue die Möglichkeit, etwas über sich zu erzählen und Fragen zu stellen.

Möchten Sie den Neuen die Nervosität vor dem ersten Arbeitstag nehmen, kann es hilfreich sein, dieses erste Beschnuppern bereits am Ende der Bewerbungsphase einzuplanen. So bekommen sie frühzeitig einen ersten Eindruck des Unternehmens und ihrer Kollegen und fühlen sich bereits im Voraus eingebunden und wertgeschätzt. Positiver Nebeneffekt: Auch das Team kann sich ein Bild von den neuen Kollegen machen.

1. Willkommensgruß ins Homeoffice schicken

Schicken Sie dem neuen Teammitglied zum virtuellen Arbeitsstart einen Willkommensgruß ins Homeoffice. Dies kann z.B. ein Survivalpaket für die ersten Tage mit "Nervennahrung" und nützlichen Arbeitsutensilien sein – gerne auch mit dem eigenen Unternehmenslogo bedruckt. Im projektmagazin haben wir gemeinsam im Team eine Collage mit Fotos, persönlichen Botschaften und Wünschen aller Teammitglieder erstellt. Diese lässt sich auch remote mit einfachen Mitteln gestalten und kann im Anschluss digital oder – noch persönlicher – per Post versendet werden.

Egal, für welche Art des Willkommenheißens Sie sich entscheiden: Mit dieser Geste zeigen Sie neuen Teammitgliedern Ihre Wertschätzung und vermitteln ihnen das Gefühl "Wir freuen uns auf Sie! Sie sind wichtig für das Unternehmen bzw. das Projekt!" Eine tolle Motivation für den Einstieg!

Eine gute Idee ist es auch, den neuen Kollegen am ersten Arbeitstag eine kurze Nachricht per Chat oder E-Mail zu schicken und sie persönlich zu begrüßen – besonders, wenn in den ersten Tagen noch keine gemeinsame Einarbeitung geplant ist und es erst zu einem späteren Zeitpunkt die Gelegenheit gibt, sich kennenzulernen. So können Sie ihnen die Sorge, allein und isoliert am heimischen Schreibtisch arbeiten zu müssen, ein Stück weit nehmen.

2. Auf einen Kaffee in die virtuelle Küche

Das Gespräch in der Kaffeeküche, die gemeinsam verbrachte Mittagspause, spontane Begegnungen auf dem Flur – für das virtuelle Onboarding müssen Sie kreativ werden und sich Alternativen überlegen. Schaffen Sie unbedingt Gelegenheiten zum gegenseitigen Kennenlernen und persönlichen Austausch!

Eine einfache Möglichkeit besteht darin, trotz räumlicher Distanz aktiv den Kontakt zu den neuen Kollegen zu suchen. Im zuweilen stressigen Arbeitsalltag kann dies schnell mal untergehen. Daher mein Rat: Nehmen Sie sich die Zeit (auch in stressigen Phasen!) und schreiben Sie eine kurze Nachricht im Chat oder nutzen Sie während der Einarbeitung die ersten Minuten von Videoanrufen, um persönliche Fragen zu stellen. Tauschen Sie sich aus über alles, was eine persönliche Bindung schafft und nicht mit der Arbeit zu tun hat. Gute Anknüpfungspunkte sind Hobbys wie Sport, Filme, Reisen etc.