Wenn es darum geht, einen neuen Mitarbeiter ins Projektteam zu integrieren, empfiehlt es sich für den Projektleiter zunächst, mit dem Neuen ein sog. "Integrationsinterview" zu führen, um vorab die Rolle und die Aufgaben des Mitarbeiters innerhalb des Teams zu klären und zu prüfen, ob er für die vakante Stelle die erforderlichen Kompetenzen mitbringt. (Siehe hierzu den Tipp "Integration ins bestehende Team. Die Rolle des neuen Mitarbeiters eindeutig klären", Projekt Magazin 17/2014.)

In diesem Zusammenhang wird der Projektleiter auch Folgegespräche mit dem potentiellen Mitarbeiter und seinem Linienvorgesetzten führen. Schließlich entscheiden der Linienvorgesetzte und der Projektauftraggeber, ob dieser Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet wird, nachdem der Projektleiter und der neue Mitarbeiter sich über die Zusammenarbeit verständigt haben. Dabei vergehen oft zwei bis vier Wochen, bis der Projektmitarbeiter seine Arbeit antritt.

Damit "der Neue" sich von Anfang an willkommen fühlt

In der Hektik des Projektalltags gerät der Sachverhalt, dass ein neuer Mitarbeiter kommen wird, schnell aus dem Blick und der Projektleiter sowie das Team sind völlig überrascht, wenn dieser dann "vor der Tür" steht. Die Folge davon ist, dass meist nicht nur der erste Tag des neuen Mitarbeiters planlos verläuft, sondern mehrere Tage verstreichen, bis der neue Projektmitarbeiter arbeitsfähig ist. Dies sollten Sie als Projektleiter vermeiden, denn es geht nicht nur wertvolle Zeit verloren, es sinkt auch die Motivation des neuen Mitarbeiters.

Dieser Tipp beschreibt, wie Sie für die Integration eines neuen Projektmitarbeiters die Infrastruktur optimal vorbereiten, das Team einbeziehen und wie ein Einarbeitungsplan dabei hilft, den Mitarbeiter systematisch in die Projektarbeit einzuführen. Diese Maßnahmen tragen nicht zuletzt dazu bei, dass sich der neue Projektmitarbeiter von Anfang an im Projektteam willkommen fühlt.

Infrastruktur vorbereiten

Um die Infrastruktur für den neuen Mitarbeiter bestmöglich vorzubereiten, sollten Sie eine Checkliste mit den Aufgaben, die bis zu seinem Erscheinen erledigt sein müssen, erstellen und abarbeiten. Steht die Infrastruktur, ist der Neue vom ersten Tag an arbeitsfähig, kann voller Elan in die Projektarbeit einsteigen und bringt dadurch vielleicht sogar neuen Schwung ins Projektteam.

Nutzt der Mitarbeiter seinen eigenen Arbeitsplatz in der Abteilung, müssen nur die Punkte vorbereitet werden, welche für die Projekt-Arbeitsumgebung wichtig sind.

Die Checkliste "Infrastruktur für neue Mitarbeiter" sollte folgende Punkte enthalten:

• Arbeitsplatz einrichten: Dazu gehört, dass für den Mitarbeiter die folgenden Dinge zur Verfügung stehen: ein Schreibtisch mit Schreibtischlampe, Schränke oder Fächer für Dokumente und Arbeitsmaterial, ein abschließbar Schank oder ein abschließbares Fach für Privatsachen und die notwendigen Anschlüsse für Telefon und PC.
• Arbeitsmaterial bereitlegen: Papier, Post-its, Stifte, Lineal und Taschenrechner sind Arbeitsmaterialen für Notizen oder Zeichnungen.
• Arbeitsinstrumente bereitstellen: Zu den Arbeitsinstrumenten gehören technische Geräte wie Messinstrumente, falls diese im Projekt erforderlich sind.
• Telefon beantragen, installieren und Nummer einrichten lassen
• PC bestellen und Installation beauftragen: PC bestellen und installieren sowie erforderliche Software aufspielen lassen
• Zugangsdaten und Zugänge einrichten lassen: E-Mail-Adresse und Passwort müssen als Zugangsdaten für den PC neu angelegt werden. Auch Zugänge zu Dokumenten- und anderen Datenablagen sowie virtuellen Projekträumen sind zu beschaffen.
• wichtige Projektdokumente zur Verfügung stellen: Projektstandards und -prozesse, der Kommunikationsplan, Präsentationen etc. sollten durch Verknüpfungen auf den Desktop des Mitarbeiter-PCs für diesen verfügbar gemacht werden.
• Schlüssel bzw. Zugangskarte und Firmenausweis beantragen: Wenn das Firmengebäude durch ein Zugangssystem geschützt ist, muss der Mitarbeiter eine Zugangskarte erhalten, die für bestimmte Gebäudeteile, wie z.B. seinen Arbeitsbereich und die Kantine, freigeschaltet wird. Insbesondere wenn der Projektmitarbeiter in Gebäuden des Kunden arbeitet, benötigt er auch noch einen Firmenausweis, mit dem er sich identifizieren kann.
• Mitarbeiter zu erforderlichen Trainings und Einweisungen, wie z.B. Zielgruppenorientiertes Schreiben, anmelden
• Begrüßungsgeschenk besorgen: Hier eignet sich z.B. ein Blumenstrauß, eine geschmackvolle Schreibmappe, oder einen Speicherstick.

Neben der Bezeichnung der jeweiligen Aktivität sollte ein Verantwortlicher benannt und ein Termin gesetzt werden, bis zu dem diese Aktivität zu erledigen ist.

Der Aufbau einer Checkliste "Infrastruktur für neue Mitarbeiter" ist in Bild 1 ausschnittweise dargestellt.

Die Checkliste "Infrastruktur für neue Mitarbeiter", die Sie nach Ihren Bedürfnissen ergänzen können, steht Ihnen als Word-Datei zum Download zum Artikel zur Verfügung (Arbeitshilfe 1).

Projektteam informieren und einbeziehen

Ankündigung im Teammeeting