Das Online-Tool Trello eignet sich vor allem für kleine Projektteams in einem agilen Umfeld als einfaches Planungs- und Kollaborationsinstrument. Da es sich um ein Online-Tool handelt, ist Trello plattformunabhängig und lässt sich in allen gängigen Browsern wie z.B. Chrome, Firefox und Safari nutzen. Auch für das Smartphone oder Tablet gibt es die passende App. Somit haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihr Projekt – eine Internetverbindung vorausgesetzt.

Im Einführungsartikel "Agiles Projektmanagement mit Trello" habe ich Ihnen die Grundfunktionen der Cloud-Anwendung erklärt und gezeigt, wie Sie Trello als virtuelles Kanban-Board nutzen können, um Ihre Projekte effektiv zu steuern. Ein rudimentäres Board in Trello reicht dabei aus, um mit der Projektarbeit zu beginnen. Eine einfache Form eines Projekt-Boards enthält die vier Listen "ToDo", "Doing", "Waiting" und "Done". Damit lässt sich der Workflow der einzelnen Aufgaben und Arbeitspakete von links nach rechts bereits abbilden.

Trello kann aber noch viel mehr: In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, mit welchen Boardmitteln Ihr Projektmanagement noch effizienter wird und welche Drittanbieter-Plugins darüber hinaus hilfreich sind. Zudem stelle ich sinnvolle Browser-Erweiterungen vor, die Sie bei Ihrer täglichen Projektarbeit unterstützen können.

Tipps für einen effizienten Start ins Projekt

Team-Board für eine klare Rollenverteilung

Wenn ein neues Projektteam zusammengestellt wird, kennen sich die einzelnen Mitglieder oftmals untereinander noch nicht. Gerade in größeren Unternehmen arbeiten auch oft virtuelle Teams zusammen, die rund um den Globus verteilt sind. Wie oft sucht man – gerade zu Beginn eines Projekts – deshalb nach Kontaktinformationen und Zuständigkeiten?

Um die Kommunikation in der Kennenlernphase des frisch zusammengestellten Teams reibungslos zu gestalten, empfiehlt es sich, ein zusätzliches Team-Board einzurichten. Für einzelne Personen erstellen Sie dazu Karten. Handelt es sich um ein größeres Team, bietet es sich an, die Karten zusätzlich rollenbasiert innerhalb von Listen zu organisieren, z.B. Projektleitung, PMO, Entwickler, System-Administratoren usw. (Bild 1).

Bild 1: Ein Teamboard enthält wissenswerte Informationen zu jedem Teammitglied. Die einzelnen Karten können Listen wie der Liste "Projektteam" zugeordnet werden.

Die Karten selbst enthalten wissenswerte Informationen wie:

• Foto der Person
• Rolle im Projektteam
• Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten der Linie
• Physischer Standort (Land, Stadt, Büro)
• Kommunikationsdetails (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Vertreter der Person (im Fall von Urlaub oder Krankheit)

Ein ähnliches Board (oder eine weitere Liste) wäre auch für den Lenkungsausschuss – beispielsweise im Rahmen der Stakeholderanalyse – denkbar.

Einheitlicher Ablageort für IT-Informationen

Gerade zu Beginn eines Projekts verbringen Teammitglieder oft viel Zeit damit, die notwendigen Zugriffsrechte für File-Server, Sharepoint-Server, Intranetzugang usw. zu beantragen. Sobald ein neuer Mitarbeiter ins Projektteam kommt, beginnt dieses Spießrutenlaufen von vorn.

Für Abhilfe kann hier die Einrichtung eines Boards, dem "IT-Support-System" für das Projektteam, sorgen. Auf diesem Board werden alle relevanten Informationen zur IT an einer Stelle gesammelt, sodass sie für jedes Teammitglied verfügbar sind (siehe Bild 2).