Das Scrum Team, d.h. der Product Owner, der Scrum Master und das Entwicklungsteam legen beim Sprint Planning, also schon vor Beginn der Entwicklungsarbeiten, die Definition of Done fest. Sie dient dazu, dass alle Mitglieder des Scrum Teams ein gemeinsames Verständnis der Aufgabenstellung und der Abnahmekriterien haben.  

Falls es bereits eine von der übergeordneten Organisationseinheit festgelegte Definition of Done gibt, ist dies die Minimalanforderung, die das Scrum Team erfüllen muss. Arbeiten mehrere Scrum Teams an einer gemeinsamen Aufgabe, muss die Definition of Done für alle Teams identisch sein. 

Zum Abschluss eines Sprints erklärt der Product Owner im Sprint Review, welche im Sprint bearbeiteten User Storys die Definition of Done erfüllt haben und welche nicht. Bei der Sprint Retrospektive wird die Qualität des zurückliegenden Sprints geprüft und bei Verbesserungsvorschlägen ggfs. die Definition of Done angepasst. 

Findet der Scrum-Prozess innerhalb eines Projekts statt, muss die Definition of Done im Qualitätsplan des Projekts enthalten sein.