Ein besonderes Merkmal der Projektmanagementsoftware InLoox ist, dass der Anwender sie wahlweise im Web-Browser oder tief integriert in Microsoft Outlook verwenden kann. So lassen sich einzelne Projekte und ganze Multiprojekt-Umgebungen komplett in Microsofts Terminplaner steuern. Eine umfangreiche Beschreibung der Software erschien bereits in Ausgabe 07/2019 (InLoox – vollwertiges Projektmanagement mit Outlook). Dieser Beitrag beschreibt die Neuerungen der jüngsten Version 10.2, in der die Entwickler die Bedienung auf Basis des Kundenfeedbacks deutlich abgerundet haben.

Eine der Stärken von InLoox ist es, die alltäglichen Kleinaufgaben mit dem klassisch vorausgeplanten Projektmanagement zu verbinden. Aufgaben zu planen, ist daher nicht nur im klassischen Gantt-Diagramm möglich, sie können auch in Mindmaps gesammelt oder auf einem Kanban-Taskboard verwaltet werden.

Überarbeitetes Kanban-Board

Die Kanban-Komponente wurde in der Version 10.2 komplett überarbeitet (Bild 1). Das hat zunächst einmal der Geschwindigkeit gut getan, mit der man in der Ansicht arbeiten kann. Selbst mit einer dreistelligen Anzahl von Aufgaben-Kärtchen reagiert das Programm zügig auf Benutzereingaben. InLoox sieht allerdings immer nur ein Board für alle Aufgaben eines Projekts vor. Wer lieber mehrere getrennte Boards mit jeweils weniger Aufgaben verwenden möchte, unterteilt das Projekt in mehrere Teilprojekte (zusammengefasst in einer Projektgruppe), die dann jeweils ihr eigenes Board besitzen.

Eine Filterfunktion sorgt auch bei vielen Aufgaben für Übersicht. Gibt man Teile des Aufgabentitels oder eines Ressourcennamens ein, zeigt InLoox nur noch die dazu passenden Aufgaben an. Außerdem können Anwender mit dem Scrollrad der Maus die gesamte Ansicht schnell vergrößern und verkleinern, um z.B. mehr Kärtchen auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen. In den einzelnen Spalten ist es möglich, jeweils getrennt zu scrollen. So behält man die Übersicht, auch wenn z.B. gerade eine zu bearbeitende Aufgabe markiert ist und man nur kurz eine Information zu einer bereits erledigten Aufgabe benötigt. Um neue Aufgaben hinzuzufügen, reicht ein Klick auf die prominent platzierten "+"-Symbole am Kopf jeder Spalte. Dort zeigt InLoox auch die Anzahl von Aufgaben je Spalte sowie den gesamten Planaufwand für diese Aufgaben an.

Welche Spalten im Kanban-Board zur Verfügung stehen, definieren zunächst einmal die Administratoren. Die Anwender können dann für ihre eigenen Projekte zusätzliche Spalten ergänzen.

Die Details einer gerade markierten Aufgabe sehen Anwender im Bereich rechts neben dem Kanban-Board. Viele Informationen finden sich bereits direkt auf der Karte, wo sie auch bearbeitet werden können: Für Ressourcenzuordnungen, Aufwandsschätzungen, Dateianhänge und Kommentare reicht ein Klick auf die Karte, um die entsprechenden Eingabefelder zu aktivieren. Auch der erwartete Fertigstellungstermin kann so erfasst werden. Er verbindet die Kanban-Ansicht gedanklich mit der Terminplanung im Gantt-Chart.

Zusammenspiel von Kanban und Gantt

In der Terminplanung werden Aufgaben als Teilaktivitäten von Vorgängen eingeplant. Die Verbindung ist denkbar einfach: Rechts vom Gantt-Chart zeigt InLoox stets die Aufgaben an, die noch keinem Vorgang zugeordnet wurden. Als Planer zieht man diese Aufgaben lediglich auf einen der Vorgänge, sie erscheinen dann direkt unter diesem Vorgang (Bild 2). Den Ausführungstermin übernehmen Aufgaben dabei vom übergeordneten Vorgang. Es ist aber auch möglich, abweichende Termine einzugeben. Im Kanban-Board signalisiert ein kleines Icon auf der Karte, dass die Aufgabe mit einem Vorgang verbunden wurde (Bild 1).

Mit dieser Kombination aus Terminplan und Kanban-Board kann die Planung einfach und übersichtlich gehalten werden: Der Terminplan bleibt grob und umfasst nach Möglichkeit nur wenige Vorgänge, während sich die detaillierten Aufgaben auf dem Kanban-Board befinden. Schön wäre es, wenn auf dem Kanban-Board auch noch rasch die zu einem bestimmten Vorgang gehörenden Aufgaben gefiltert werden könnten.

Komfortfunktionen erleichtern das Drucken

Wie in jeder Multiprojekt-Software kann auch in InLoox jeder Anwender den jeweils aktuellen Projektplan und den Bearbeitungsstatus direkt einsehen. Dennoch gibt es viele Anlässe, zu denen eine gedruckte Fassung der Terminplanung benötigt wird, z.B. wenn ein Plan im Projektraum ausgehängt werden soll, als Rahmenterminplan auf einer Baustelle benötigt wird oder per PDF an Projektpartner verschickt werden muss.

Einen solchen Ausdruck zu konfigurieren, war bisher mitunter etwas umständlich. Die neue Version stellt etliche Komfort-Funktionen zur Verfügung, mit denen sich das Layout leichter und flexibler gestalten lässt (Bild 3).