Seit Microsoft im September 2018 erstmals eine komplett neu entwickelte Version von Microsoft Project ankündigte, blickten viele Kunden etwas nervös auf die Projektmanagementlösung. Denn Microsoft ließ im Unklaren, was das für die Zukunft der bisherigen Cloud-Lösung "Project Online" bedeuten würde. Bekannt war nur, dass es weiterhin einen Project Client geben würde.

Seit November 2019 steht nun die neue Version unter dem Namen "Project für das Web" (engl. Project for the Web) für alle Kunden innerhalb von Project Online zur Verfügung. Auf den ersten Blick wirkt Project für das Web als eine Art Project-light-Version, und viele User, die seit Jahren mit Project Professional und Project Online arbeiten, werden viele Features vermissen. Das hängt damit zusammen, dass Microsoft die Cloud-Anwendung Project für das Web von Grund auf neu entwickelt hat. Eine Weiterentwicklung der bisherigen, in die Jahre gekommenen Infrastruktur wäre nur schwer möglich gewesen. Zudem hatten Anwender eine zu hohe Komplexität und zu lange Ladezeiten bei Project Online bemängelt, was ebenfalls eine komplette Neuentwicklung nahelegte. Auch wenn Project für das Web aktuell noch schlank wirkt, kann man damit rechnen, dass es bald mit weiteren Features ergänzt wird, da Microsoft mit Einführung der Cloud-Produkte auf eine stetige Weiterentwicklung setzt, statt die Produkte wie zuvor im Drei-Jahres-Zyklus zu aktualisieren.

Bei der Neuentwicklung hat Microsoft das Feedback der Anwender ("User-Voice") einbezogen, um genau die Features zu implementieren, die diese wünschen. Das Prinzip ist bei anderen Office-Produkten schon fest etabliert, wobei das Vorgehen relativ einfach ist: Auf der User-Voice-Website (https://microsoftproject.uservoice.com/) werden die eingereichten Wünsche und Bugs der Anwender gesammelt und öffentlich dargestellt. Andere Anwender können diese dann "liken" und damit die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass ein bestimmtes Feature entwickelt bzw. ein bestimmter Bug beseitigt wird.

Was kann Project für das Web?

Um die von vielen Usern bemängelte Komplexität von Microsoft Project zu reduzieren, hat Microsoft bei Project für das Web eine radikale Verschlankung vorgenommen. Zudem wurde die Geschwindigkeit im Vergleich zu Project Online deutlich verbessert, die Reaktionszeit zwischen Eingabe-Interaktion und der resultierenden Ausgabe ist deutlich kürzer. Dies liegt daran, dass Microsoft Project für das Web nicht mehr auf der SharePoint-Technologie aufsetzt, sondern auf Common Data Service.

Die neuen Ansichten in Project für das Web

Anwendern, die Project kennen, wird auf den ersten Blick auffallen, dass die Ansichten jetzt geteilt sind. Beim Anlegen eines Projekts wird dem Anwender in der Ansicht "Raster" als erstes eine Aufgabenliste angezeigt, in der er sofort mit der Planung seines Projekts starten kann. Diese Ansicht ist im Übrigen nicht neu, sondern findet sich im Project Client unter "Vorgang: Tabelle".

Bevor der Projektleiter mit der Aufgabenliste beginnt, legt er zunächst die übergreifenden Projektinformationen an. Möchte er dem Projekt z.B. einen Namen, einen Starttermin oder eventuell einen anderen Projektleiter zuweisen, kann er dies über das Fenster der Projektinformationen erledigen. Dieses öffnet sich durch einen Klick auf den Projektnamen in der linken oberen Ecke.

Da Project für das Web vollständig in Microsoft 365 (ehemals "Office 365") integriert ist, kann der Projektleiter das Projektteam schnell in Form einer geschlossenen Microsoft 365-Gruppe erstellen (Bild 2). Dabei bestimmt er die Mitglieder mit Namen und Beschreibung, wählt die Art der Datenschutzbestimmungen (Privat/Öffentlich) und weist bei Bedarf die Klassifizierung entsprechend der eingerichteten Templates der Organisation zu. Alternativ kann er auch eine Gruppe einbinden, die in Microsoft Planner oder Teams bereits angelegt ist, und die Gruppenmitglieder den entsprechenden Arbeitspaketen zuweisen.

Vorgangsplanung in der Rasteransicht

Nachdem der Projektleiter die grundlegenden Projektinformationen erfasst hat, kann er in der Rasteransicht mit der Planung beginnen. Microsoft hat die Spaltenanzahl stark reduziert, sodass zunächst nur die Spalten "Name", "Zugewiesen an" und "Dauer" sichtbar sind (Bild 3). Wer zusätzliche Informationen eingeben möchte, kann weitere Spalten einblenden – z.B. "% erledigt", "abhängig von (vorhergehenden)", "Abhängige (nachfolgend)", "Anfangstermin", "Aufwand", "Aufwand verbleibend", "Endtermin". Leider ist es im Moment noch nicht möglich, benutzerdefinierte Felder über die Weboberfläche hinzuzufügen.

Damit Anwender auch bei größeren Projektplänen die Übersicht behalten, können Vorgänge zu Phasen gruppiert werden, die sich wie gewohnt aus- und einklappen lassen. Ebenso ist es möglich, in einen Projektplan Meilensteine einzufügen. Das gelingt durch Einfügen eines Arbeitspakets, dem anschließend eine Dauer von 0 Tagen zugewiesen wird. Sobald die Dauer angepasst ist, stellt das Programm den Meilenstein korrekt dar.