Im Projektmanagement gibt es zahlreiche Meetings, wie Arbeitsmeetings, Teammeetings, Statusmeetings, Lenkungskreismeetings, Auftraggebermeetings usw. In welchem Kosten-Nutzen-Verhältnis diese stehen, wird selten thematisiert. Angesichts zahlreicher Studien, die belegen, dass wir einen großen Teil unserer Lebensarbeitszeit in ineffektiven und ineffizienten Meetings verbringen, die Beteiligte als langweilig, unproduktiv und ergebnislos empfinden, ist das eine unhaltbare Situation.

Die üblichen Verdächtigen für ineffektive und ineffiziente Meetings sind mangelhafte Vorbereitung, fehlende Entscheider, unklare Verantwortlichkeiten, ungeeignete Methoden und schlechte Kommunikation. Zu Letzterer gehört auch der in vielen Unternehmen verbreitete Presentation Overkill – also der übersteigerte und oft auch falsch gewählte Einsatz von PowerPoint und Co. Ein typisches Beispiel für eine „Fehlverwendung“ sind z.B. kleinteilige Lesefolien, die den Teilnehmenden mit Information erschlagen und die dieser ohne ausreichende Vorbereitung und Einarbeitung weder verstehen noch nachvollziehen kann (Bild 1).

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die richtige Kommunikationsform wählen und in welchen Fällen eine Präsentation das geeignete Werkzeug ist, um ein Kommunikationsziel zu erreichen und wann Sie lieber auf alternative Formate umsteigen sollten. Denn durch die Wahl der geeigneten Form können Sie die Kommunikation in Projektmeetings aktiv verbessern.

Welche Kommunikationsform ist die richtige?

Für die geschäftliche Kommunikation stehen vom Aushang über Berichte, Memos bis hin zum persönlichen Gespräch zahlreiche Kommunikationsformen zur Verfügung (Bild 2). Welche davon die richtige für die jeweilige Situation ist, hängt maßgeblich von vier Kriterien ab: Inhalt, Empfänger, Tragweite und Dringlichkeit. Auf dieser Grundlage lässt sich qualifiziert einschätzen, mit welcher Form wir unser Kommunikationsziel am effizientesten erreichen. Ggf. kann es auch sinnvoll sein, zwei oder mehr Formate miteinander zu kombinieren.

Inhalt der Präsentation

Der Inhalt einer Kommunikation lässt sich in drei Domänen beschreiben: einfach, kompliziert oder komplex. Es geht nicht um eine trennscharfe Klassifikation, sondern um eine ungefähre Einschätzung, wie schwierig es für die Zuhörer sein wird, den eigenen Ausführungen zu folgen.