Klar formulierte Rollen, festgelegte Zuständigkeiten und Aufgaben sind die Basis für eine gute Zusammenarbeit. Besonders in Projektteams, in denen Menschen aus unterschiedlichen Abteilungen, Fachbereichen und Unternehmen zusammenkommen, ist es wichtig, eine gemeinsame Grundlage zu schaffen. Dazu gehört ein gemeinsames Verständnis davon, wer was macht und wie die Spielregeln oder Erwartungen sind an die Zusammenarbeit im Team.

Vielleicht erscheint Ihnen Rollenklärung überflüssig, wenn aktuell Bezeichnungen wie Product Owner, Scrum Master, Solution Owner und Technical Consultant schon im Titel führen, was die Aufgabe beinhaltet. Doch Vorsicht! Oft sind sich selbst die Stelleninhaber*innen nicht sicher, was das im praktischen Einzelfall bedeutet. Es empfiehlt sich, anhand eines beispielhaften Vorgangs aus der Teamarbeit kurz den Ablauf zu klären: Wer startet eine Aufgabe und wohin wird sie übergeben? Wer gibt ein Ergebnis frei? Wer wird wie, wann und von wem informiert?

Mit Rollenklärung meine ich nachfolgend einen interaktiven Workshop oder ein dem Thema gewidmetes Teammeeting. Je nach Größe des Teams und Anlass sollten Sie dafür zwischen 90 Minuten und bis zu einem ganzen Tag einplanen. Für die Vorbereitung finden Sie im Zip-Ordner des Beitrags eine Checkliste.

1. Projektstart

Die Klärung, wer für was zuständig ist, gehört klassischerweise in die Start-Phase des Projekts oder direkt ins Kick-Off-Meeting. Leider reduziert sich das gelegentlich darauf, dass der Projektleiter eine Folie zeigt mit von ihm deklarierten Zuständigkeiten. Das ist ein guter Startpunkt, muss aber nicht unbedingt mit dem Verständnis der Teammitglieder übereinstimmen.

Gerade bei Vertreter*innen aus dem Business (z.B. Geschäfts- oder Fachbereich, Kundenunternehmen) werden oft Diskrepanzen zwischen dem Briefing durch den Vorgesetzten und den Erwartungen sowie Anforderungen an das Projektteam deutlich.

Beispiel: Häufig geht ein Fachbereich davon aus, dass Projektarbeit für einen Key User mit ein bis zwei Stunden Einsatz pro Woche abzuleisten ist. Aus Sicht der meisten Projektteams reicht das gerade mal, um über die Projektarbeit auf dem Laufenden zu bleiben.

Wichtig beim Workshop: Trennen Sie den Kick-Off des Projekts klar von der Rollenklärung, am besten, indem Sie einen separaten Workshop für die Rollenklärung ansetzen. Infomieren Sie das Team im Kick-Off lediglich knapp über die einzelnen Rollen. Sobald diskutiert wird, verweisen Sie auf den Workshop, um eine öffentliche Diskussion (z.B. mit dem Fachbereich) zu unterbinden.

2. Ein Teammitglied wechselt