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Lena Pritzl
12.05.2016
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Eine klare Rollendefinition ist für eine reibungslose Zusammenarbeit im Projekt wichtig. Dennoch wird dieses Thema in Kundenprojekten oft stiefmütterlich behandelt: Aufgaben, Verantwortungen und Erwartungen werden zu Projektbeginn nicht ausreichend geklärt. Wie Sie mit der richtigen Kommunikation die einzelnen Rollen im Projekt eindeutig festlegen, erklärt Gero Lomnitz in diesem Tipp.
Eine klare Rollendefinition ist für eine reibungslose Zusammenarbeit im Projekt wichtig. Dennoch wird dieses Thema in Kundenprojekten oft stiefmütterlich behandelt: Aufgaben, Verantwortungen und Erwartungen werden zu Projektbeginn nicht ausreichend geklärt. Wie Sie mit der richtigen Kommunikation die einzelnen Rollen im Projekt eindeutig festlegen, erklärt Gero Lomnitz in diesem Tipp.
Erfolgreiches Projektmanagement erfordert klare und gelebte Rollen – das gilt für die Projektleitung ebenso wie für Entscheidungsträger und Projektmitarbeiter. Doch nicht immer sind die rollenspezifischen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen formal geregelt und den Beteiligten hinreichend bekannt. In diesem Fall muss der Projektleiter mit den zuständigen Personen passend zum Projekt klären, wer welche Aufgaben hat, wer für welche Aufgaben die Verantwortung trägt und wer was entscheiden darf. Eine solche Rollenklärung ist z.B. oft bei Projekten mit Kunden und anderen Kooperationspartnern notwendig, um für eine reibungslose Zusammenarbeit zu sorgen. Dieser Tipp unterstützt Sie als Projektleiter dabei, die zum Projekt gehörenden Rollen schnell und eindeutig zu definieren.
Für eine umfassende Rollenklärung mit Kunden sollten Sie in den Gesprächen zwei Ebenen beachten:
Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Beteiligten zu Projektbeginn das gleiche Rollenverständnis haben. Prüfen Sie die Ausgangslage und besprechen Sie die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen gemeinsam. Ziel des Klärungsprozesses ist es, über folgende Punkte ein gemeinsames Verständnis zu erzielen:
Um die festgelegten Verantwortung zu konkretisieren, ist es sinnvoll, sich auf gemeinsame Spielregeln zu verständigen, wie z.B.:
Zur Rollenklärung gehört auch, den Informationsfluss im Projekt zu besprechen, z.B.:
Über "Worst Case Szenarien" offen zu sprechen kann sinnvoll sein, um Verantwortlichkeiten zu klären, z.B.:
Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden selbstverständlich auch über finanzielle Aspekte geklärt:
Erwartungen, Regeln und Aufgaben zu besprechen, ist ein Teil der Rollenklärung. Ebenso wichtig ist es, sich zu vergewissern, ob Ihre Gesprächspartner auch alle Punkte verstanden haben und – nicht zu vergessen – ob sie auch alle Punkte akzeptieren. Achten Sie bei der Rollenklärung deshalb auf Folgendes:
Um ein gemeinsames Rollenverständnis sicherzustellen, sollten Sie sich während des Klärungsgesprächs folgende Fragen stellen:
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Jörn Böger
12.05.2016