Agile Methoden gehören zu den etablierten Standards im PM-Werkzeugkasten moderner Projektorganisationen. Diverse Tools konzentrieren sich voll und ganz auf diesen Bereich und stellen dafür spezielle Funktionen zur Verfügung. Nicht immer ist agiles Vorgehen allerdings das Nonplusultra. Häufig hat auch eine traditionelle Vorausplanung des Projekts mittels Terminplan und Abhängigkeiten ihre Berechtigung. So gesteuerte Projekte müssen ebenso wie agil gesteuerte Projekte in das Projektportfolio passen und in Multiprojekt-Auswertungen berücksichtigt werden.

ONEPOINT Projects verbindet Multiprojektmanagement, agil gesteuerte Projekte sowie bewährt vorausgeplante „klassische“ Projekte in einem einzigen Werkzeug. Für agile Projekte wurde dazu bislang die weitverbreitete Software „Jira“ angebunden. Die aktuelle Version 19 von ONEPOINT Projects bietet für die Planung mittels Taskboards und nach Scrum zusätzlich auch eigene Funktionen. Anwender haben damit nicht nur die Wahl zwischen „klassisch“ und „agil“, sondern können beide Varianten auch in hybriden Projekten und Programmen miteinander kombinieren.

Agil arbeiten mit Bordmitteln

Wer mit ONEPOINT Projects agil arbeiten möchte, kann Epics und Storys im Backlog formulieren und die Aufwände z.B. als Storypoints schätzen. Auch Mitarbeiter lassen sich bereits einplanen, sofern das Team diese Aufgabe später nicht selbst übernehmen soll. Anschließend erfolgt die Planung, bei der die Elemente des Backlogs mit der Maus den einzelnen Sprints zugeordnet werden (Bild 1). Zugeordnete Storys zeigt die Software dann auf einem Taskboard an. Die Spalten dort entsprechen derzeit immer einem bestimmten Fertigstellungsgrad (Nicht gestartet, 25%, 50%, 75%, Fertig). Die Möglichkeit, eigene Spaltenbezeichnungen zu wählen (z.B. Nicht gestartet, Konzeption, Umsetzung, Test, Fertig), würde die Funktion abrunden.

Mit der Sprintplanung entsteht automatisch auch die Ressourcenplanung: Anhand der Aufwandsschätzungen kann ONEPOINT Projects aus den bisherigen Sprints die Velocity berechnen. Das hilft, die erwartete Teambelastung zu ermitteln oder umgekehrt den für ein Team realistischen Sprintumfang abzuschätzen. Die langfristige Planung von Sprints und Ressourcen entspricht so zwar nicht der reinen Lehre im agilen Projektmanagement, aber genau darin liegt die Stärke von ONEPOINT Projects: Die Software ermöglicht auch eine gemischte, „hybride“ Vorgehensweise, bei der z.B. Sprints stärker als eigentlich üblich vorausgeplant werden. In einem ansonsten klassisch geplanten Programm kann ein agiles Projekt dann als Projektphase eingefügt werden.

Agiles Projektmanagement mit Jira

Mit den bordeigenen Funktionen der Software lässt sich bereits gut agil arbeiten. Für weitergehende Anforderungen, z.B. Workflows, kann Jira genutzt werden, für das eine standardisierte Schnittstelle existiert. Auch für Organisationen, die Jira bereits als Tool für agiles Projektmanagement einsetzen, bietet die Verbindung mit ONEPOINT Projects Vorteile: Viele Anwender können in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten und es entsteht dennoch ein integrierter Überblick über das gesamte Projektportfolio. Während Jira vorrangig die Perspektive auf Produkte und einzelne Projekte bedient, liefert ONEPOINT Projects zusätzlich eine Reihe von Funktionen für das Multiprojektmanagement, wie z.B. Projektanträge, Ressourcenplanungen und Portfolio-Übersichten.

Zusammenspiel von ONEPOINT Projects und Jira

Für das Zusammenspiel zwischen Jira und ONEPOINT Projects gibt es eine klare Rollenverteilung: Jira ist für die Projekt-Ideensammlung, die Projektdurchführung und die Fortschrittserfassung bei agilen Projekten zuständig. Um alles andere kümmert sich ONEPOINT Projects.

Anwender erstellen Projektaufgaben zunächst in ONEPOINT Projects. Dann wird die Planung mit einem passenden Jira-Projekt verbunden. Dadurch entsteht für jede Aktivität in ONEPOINT Projects ein entsprechendes Jira-Issue. Die Projektstruktur wird dabei nicht übernommen, sodass die Liste von Issues in Jira frei gegliedert und unterteilt werden kann. Die ursprüngliche Struktur bleibt in ONEPOINT Projects erhalten und kann dort weiter für Auswertungen genutzt werden. Eine bidirektionale Schnittstelle zwischen beiden Systemen sorgt dafür, dass die Informationen jeweils auf dem aktuellen Stand sind.

Bei der Synchronisation ist Jira für den Bearbeitungsstatus und die erfassten Projektzeiten maßgebend, während ONEPOINT Projects Fälligkeitstermine, Planaufwände und auch eingeplante Ressourcen bestimmt. So können alle Projekte in einer unternehmensweiten Ressourcenplanung berücksichtigt werden. Wie detailliert die Top-Down-Vorgaben sind und wie viel Freiheit das agile Team in der Planung hat, wird dadurch entschieden, dass mehr oder weniger detaillierte Pläne in ONEPOINT Projects erstellt werden.

Klassisch und agil voll integriert

In der Praxis finden sich fast überall gemischte Projektportfolios mit agilen und klassischen Projekten. Oft werden die Methoden auch innerhalb eines einzelnen Projekts kombiniert, weil sich einige Projektphasen oder Arbeitspakete hervorragend mit agilen Methoden umsetzen lassen, andere jedoch eine genauere Vorausplanung benötigen. So könnte beispielsweise die Hardware-Konstruktion einem Gate-Ansatz folgen und die zugehörige Software agil entwickelt werden. Die frühe Planung eines Bauvorhabens mag von agilen Ansätzen profitieren, während die Realisierungsphase konkrete Terminpläne erfordert.