Die Coronakrise hat die Arbeitswelt schlagartig verändert. Um die Ansteckungsgefahr zu reduzieren, wurden viele Arbeitsplätze schnell (und häufig überhastet) in das Zuhause der Mitarbeiter verlegt, wodurch das Homeoffice stark an Bedeutung gewonnen hat. Da diese Arbeitsplätze sofort gebraucht wurden, fehlten den meisten betroffenen Unternehmen Zeit und Ressourcen, um ihre üblichen Standards zur Einrichtung anzuwenden (ganz zu schweigen von denen zur Genehmigung von Homeoffice).

Die Anzahl der Homeoffice-Arbeitsplätze wird auch nach der Coronakrise hoch bleiben und in vielen Branchen zum Standard werden (wovon u.a. das Handelsblatt ausgeht), z.B. in Software- und Beratungsunternehmen (u.a. Microsoft) und mittelfristig wohl auch in Bereichen wie der Verwaltung. Das liegt daran, dass die Vorteile von Homeoffice sowohl aus Sicht der Arbeitgeber als auch aus der der Arbeitnehmer überwiegen (siehe Kasten).

Die Einführung von Homeoffice ist ein Change-Prozess

Um Homeoffice als Unternehmensstandard zu etablieren und die Verbesserungspotenziale für die Unternehmensprozesse zu heben, sollten Unternehmen entsprechende Strukturen der Prüfung, Vergabe und Einrichtung für das Homeoffice aufbauen. Dabei handelt es sich um einen Veränderungsprozess, den Unternehmen entsprechend strukturiert angehen sollten, um die größten Herausforderungen für Homeoffice zu lösen: die notwendigen Ressourcen bereitzustellen und die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, um effizient zu arbeiten. Nachfolgend stellen wir Ihnen eine von uns entwickelte und in Teilen praktisch erprobte Methode vor, die die idealen Voraussetzungen darlegt.

Zur Bewältigung dieser neuen Situation sind die persönlichen Charaktereigenschaften von Führungskraft und Mitarbeiter von großer Bedeutung für die Bewältigung der neuen Herausforderungen.

Beim Schaffen der Strukturen können Sie sich von folgenden Überlegungen leiten lassen:

1. Welche Aufgaben eignen sich für das Homeoffice?
2. Welche Arbeitsorte und Zeitmodelle sind möglich?
3. Welche Kultur und Strategie sind förderlich für das Homeoffice?
4. Welche Charaktereigenschaften sollten Führungskräfte und Mitarbeiter dafür mitbringen?
5. Welche Prozesse sind für die Einrichtung, den Betrieb und die Auflösung erforderlich?
6. Welches Wissen ist für die Arbeit im Homeoffice nötig?
7. Welche Infrastruktur und Ausstattung benötigen Mitarbeiter im Homeoffice?

Aus der Beantwortung der aufgeführten Fragen (Überschneidungen möglich) kann ein Homeoffice-Bewertungsmodell zur Eignungsprüfung von Homeoffice-Arbeitsplätzen abgeleitet werden. Mit der vorgeschlagenen Methode ("Homeoffice-Readiness-Methode") wird die Reife des Unternehmens für Homeoffice anhand von Kriterien beurteilt. Das Modell enthält die Rahmenbedingungen (u.a. Strategie und Prozesslandschaft) für Homeoffice und die konkrete Ausgestaltung eines einzelnen Arbeitsplatzes im Homeoffice (d.h. Wissen, Arbeitsort etc.).

Bevor wir auf die unternehmerischen und mitarbeiterbezogenen Kriterien eingehen, die die Grundlage der Homeoffice-Readiness-Methode sind, zeigen wir nachfolgend kurz die Vorteile und die Nachteile von Homeoffice auf.

Anschließend beantworten wir die eingangs aufgeworfenen Fragen und stellen Ihnen die Einzelkriterien der Homeoffice-Readiness-Methode vor. Diese werden in ein Radardiagramm (umgangssprachlich Spinnendiagramm) überführt (Bild 1). Die Vorlage zur Berechnung ist als Arbeitshilfe beigefügt.

Die Vorteile und Nachteile von Homeoffice Aus Arbeitnehmersicht stellen sich die Vor- und Nachteile wie folgt dar: Der Arbeitnehmer empfindet eine Verbesserung der "Work-Life-Balance", was auf weniger Reisezeiten/Arbeitswege, weniger Ablenkung durch Kollegen und das Wohlfühlen in den eigenen vier Wänden zurückzuführen ist. 65% der Arbeitnehmer bevorzugen daher das Arbeiten von Zuhause aus bzw. 60% empfinden einen geringen Arbeitsdruck. Dies erhöht neben der Zufriedenheit mit dem Beruf auch die Kreativität sowie die Effizienz (siehe Haufe). Die größten Nachteile sind erhöhte Anforderungen an die Selbstorganisation und -disziplin. Zusätzlich reduzieren sich im Homeoffice die sozialen Interaktionen mit den Kollegen. Zudem vermischen sich Privatleben und Arbeit und das "Abschalten" am Ende des Arbeitstages fällt häufig schwer. Abschließend haben viele im Homeoffice ungeeignete Arbeitsplatzbedingungen, wie Stühle, Tische und Beleuchtung, was zu gesundheitlichen Folgeschäden führen kann. Aus Unternehmenssicht sind folgende Vor- und Nachteile zu nennen: Vorteile können die Kosteneinsparungen von variablen Betriebskosten und/oder eine Verringerung von Fixkosten (z.B. Betriebsräume) sein. Zudem empfinden die meisten Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz als attraktiver, was zur langfristigen Bindung an das Unternehmen führen kann und zusätzlich qualifiziertes Personal aus anderen Regionen anlocken kann (siehe BMFSFJ 2014). Zudem arbeiten einige Mitarbeiter produktiver. Die Nachteile sind insbesondere erhöhte Anforderungen an die Organisation des Heimarbeitsplatzes und die Führung der Mitarbeiter. Eine weitere Herausforderung ist die Bereitstellung von geeigneten, anforderungsgerechten zentralen sowie dezentralen technischen Systemen und Anwendungen (z.B. Dokumentenmanagement, Kollaborationsplattformen). Der Arbeitgeber muss sich mit (teilweise unklaren) rechtlichen Arbeits-, Versicherungs- und Haftungsfragen auseinandersetzen.  Auch müssen Organisationsstrukturen, z.B. zur Fehlerbehebung, vorhanden sein und Maßnahmen ergriffen werden hinsichtlich IT-Sicherheit, Datenschutz und Lizenzmanagement.

Welche Aufgaben eignen sich für das Homeoffice?