Die Projekt- und Portfoliomanagement-Software Planisware Enterprise wird durch häufige Minor Releases kontinuierlich weiterentwickelt. Große Versionssprünge sind daher eher selten. Doch nun ist es wieder soweit: Mit Version E7 gibt es eine neue Hauptversion. Am auffälligsten ist das grundlegend überarbeitete Bedienkonzept mit neuem Erscheinungsbild. Zusätzlich haben die Entwickler der High-End-PPM-Software auch einige neue Funktionen spendiert und damit begonnen, die Software künstlich intelligent zu machen.

Planisware Enterprise ist eine Lösung, die auch bei großen und komplexen Projektportfolios nicht so schnell an ihre Grenzen stößt. Dank ihres Szenario- und Produktmanagements sowie der zertifizierten Funktionen für Stage-Gate®-Prozesse, ist die Software heute weltweit in Forschungs- und Entwicklungsbereichen etabliert. Auch in IT-Portfolios wird Planisware Enterprise eingesetzt. Hier punktet die Software unter anderem mit ihrem Anforderungs- und Ressourcenmanagement, der leistungsfähigen Prozess- und Workflow-Unterstützung, Dashboards sowie Funktionen für sowohl klassisch vorausgeplante als auch agile Projekte.

Klare Struktur: Die neue Bedienoberfläche

Wer frühere Versionen kennt, dem fällt nach der Anmeldung sofort die neu gestaltete Programmoberfläche auf. Planisware ist in funktionale Module gegliedert, deren einzelne Funktionen wiederum auf mehreren Seiten angeordnet sind. Anwender finden jetzt in der Kopfzeile des Programms ein Icon für jedes Modul. Ein Klick darauf öffnet das Modul und zeigt dessen Seiten als Karteireiter. Das Projekt-Modul dient zum Beispiel dazu, ein bestimmtes Projekt zu planen und zu steuern. Es bietet unter anderem eine "Gantt"-Seite für die Aufgaben- und Terminplanung und eine "Stage & Gate"-Seite, mit der die Lieferobjekte und Gate-Freigaben des Projekts koordiniert werden (Bild 1). Viele Seiten sind in Ansichts-Varianten, sogenannte Stile, weiter unterteilt. So gibt es im Terminplan z.B. Stile, die den kritischen Pfad grafisch hervorheben und solche, die eher den aktuellen Projektfortschritt betonen.

Falls der Bildschirmplatz trotz des platzsparenden Layouts einmal nicht zur Darstellung aller Karteireiter ausreichen sollte – was vor allem bei Power-Anwendern vorkommen kann – erreicht man zusätzliche Module über ein Menü oben links im Programmfenster. In der Kopfleiste sammelt man dann die am häufigsten benötigten Module und Seiten für den schnellen Zugriff.

Die klare Struktur erleichtert die Orientierung: Im Projekt-Modul werden einzelne Projekte bearbeitet, das Home-Modul zeigt persönliche Aufgaben und Nachrichten in der sogenannten Workbox, die Finanzplanung wird vom Modul "Strategic Portfolio" bedient. Falls bei der Navigation in selten genutzten Modulen doch einmal die Orientierung verloren gehen sollte, hilft die Suchfunktion, nicht nur für Dokumente.

Durch das neue Erscheinungsbild wirkt Planisware leichter und übersichtlicher. Das sollte nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Software eine der leistungsfähigsten Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen am Markt und folglich sehr umfangreich ist. Wer intensiv damit arbeitet, wird sich in diese Funktionsvielfalt einarbeiten müssen. Die neue Oberfläche reduziert allerdings auch dann die Klickwege im Alltag.

Übersicht im Portfolio

Planisware Enterprise ist in großen Projektumgebungen zuhause. In denen gilt es vor allem, die Übersicht über diverse Projekte und Projektideen zu behalten, die richtigen Projekte zur Umsetzung auszuwählen und dann wirksam zu steuern. Dementsprechend ausgeprägt sind die Funktionen für das Portfoliomanagement. Erste Projektideen oder etwa IT-Anforderungen werden in einem eigenen Modul für das Ideenmanagement erfasst. Hier können Ideen auch klassifiziert, bewertet und strukturiert werden. Dann wird entschieden, ob die Idee zu einer als Initiative bezeichneten Vorstufe eines Projekts wird. Alternativ können Ideen auch als offene Punkte, Anforderung oder Story in bestehenden Projekten und Produkten berücksichtigt werden.

Unterstützung durch Workflows

Beim Umgang mit Ideen und Initiativen helfen Workflows, die je nach Bedarf von einfachen Freigaben bis zu komplexen Gate-Prozessen die Abläufe steuern und Anwender in das Projektgeschehen einbinden. Dank weitgehender Konfigurierbarkeit lassen sich bestehende Prozesse und Methoden gut abbilden. Sofern also klar ist, wer wann über Projektideen und Projekte entscheidet, können Workflows wirkungsvoll unterstützen. Im Bereich Finanzen ermöglicht Version E7 mit dem neuen Capital Approval Request (CAR) auch komplizierte Finanzierungsanfragen, bei denen Projektmittel über unterschiedliche Workflows gleichzeitig aus verschiedenen Quellen angefragt werden können. Nachdem die Kostenabschätzung anhand der Planung erfolgt ist, können die erforderlichen Gelder so direkt in Planisware Enterprise beantragt werden. Wenn es um Geld geht, gehören Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP selbstverständlich zum Standard.

Portfoliomanagement für Projekte

Die Entscheidung, welche der möglichen Projekte tatsächlich umgesetzt werden, unterstützt Planisware Enterprise mit einem Projektportfoliomanagement, das zu den führenden am Markt gehört und über die obligatorischen Bubble-Chart-Diagramme weit hinausgeht. Die gebotenen Funktionen reichen von den klassischen Scoring-Modellen und Szenarien (Bild 2) für verschiedene Portfolio-Zusammensetzungen über ein leistungsfähiges Kennzahlen-Management (auch OKR) bis zur rechnerischen Portfoliooptimierung. Selbst bei Unternehmen mit einem hohen Reifegrad im Portfoliomanagement dürften kaum Wünsche offenbleiben.

Wann immer eine besonders sorgfältige Projektauswahl notwendig ist, spielt die Software ihre Stärken aus. Bevor z.B. hohe Summen in Projekte mit langer Laufzeit investiert werden, berechnet die Software Strategie- und Finanzkennzahlen und schlägt Portfoliokombinationen vor, die diese Kennzahlen z.B. für eine bestimmte Investitionssumme optimieren. Eine Sensitivitätsanalyse zeigt, welche der begrenzenden Faktoren – etwa die knappe Personaldecke oder die gerade noch akzeptablen Risiken – die größten Auswirkungen haben. Das liefert gute Einsichten in die Zusammenhänge im Portfolio und unterstützt die Entscheidungsfindung.

Produkt-Portfoliomanagement

Eine besondere Stärke von Planisware Enterprise liegt im Management von Entwicklungsprojekten. Da liegt es nahe, dass auch das Portfoliomanagement Projekte und zu entwickelnde Produkte vereint. Welche Projekte zu neuen Produkten führen bzw. bestehende Produkte voranbringen, zeigt die Roadmap (Bild 3). Sie verdeutlicht, welche Projekte z.B. für eine neue Produktversion erforderlich sind.

Viele Funktionen aus dem Projektportfoliomanagement stehen auch für Produkte zur Verfügung: Produkte werden an den Strategiekriterien der Organisation ausgerichtet, verschiedene Produktportfolios können in Szenarien miteinander verglichen werden und die Budgetplanung ist für Produkte und Projekte gleichermaßen möglich. Das Produktbudget kann dann mit dem Budget der zugehörigen Projekte abgeglichen werden.

Einige Portfoliofunktionen sind sogar speziell auf das Produktmanagement zugeschnitten. Mitbewerberanalyse, Umsatz- und Releaseplanung gehören ebenso dazu wie ein Konfigurationsmanagement zur Ermittlung der Herstellungskosten. Schnittstellen zu Product-Lifecycle-Management-Systemen (PLM) wie etwa Windchill und SAP PLM runden die Lösung ab.

Dank dieser Verbindung von Produkt- und Projektportfoliomanagement können Projekte systematisch anhand der strategischen Bedeutung der einzelnen Produkte ausgewählt werden. Später liefert das Programm dann laufend aktualisierte Produktergebnisrechnungen, die es aus den tatsächlichen Projektdaten, den Absatzprognosen des Vertriebs und den im Entwicklungsverlauf berechneten Herstellungskosten ermittelt.

Wichtig ist, dass diese Produkte keineswegs nur physische Ergebnisse von Forschung und Entwicklung sein müssen. Auch im IT-Bereich ist Planisware Enterprise durchaus etabliert, was ein neues Enterprise-Architecture-Modul der Version E7 unterstreicht. Dessen Modellierung von Abhängigkeiten zwischen beliebigen Planungsobjekten ermöglicht einerseits klassische IT-Architekturmodellierung. Das ist für einfaches Architekturmanagement ausreichend und erleichtert die Anbindung an EAM-Spezialsoftware. Die grafischen Fähigkeiten des Moduls helfen andererseits auch im Projekt- und Portfoliomanagement, um z.B. Abhängigkeiten zwischen Strategieaspekten, Technologien und Projekten zu visualisieren.

Projektplanung und -steuerung nach Bedarf

Projektübersichten benötigen Daten, die im Idealfall einer fundierten Planung entstammen. Dabei hängt es vom Projekt ab, wie dieses geplant und abgewickelt wird – ob mit einem ausgeklügelten Terminplan, einer Aufgabenliste, einem Kanban-Board oder gar vollständig agil nach Scrum. Planisware Enterprise bietet alle diese Planungsmethoden an. In der klassischen Arbeitsansicht für Projektmanager, dem Balkenplan, können diese Aktivitäten je nach Bedarf angezeigt, gefiltert, farblich markiert oder sortiert werden, um den Gesamtüberblick zu behalten. Wie in allen Ansichten der Software werden individuelle Einstellungen gegebenenfalls als eigene Stile gespeichert, um sie später schnell wiederverwenden zu können.

Teilprojekte

Große Projekte unterteilen Anwender in Teilprojekte mit eigener Projektleitung. Noch einfacher ist es, einzelne Arbeitspakete zu delegieren: Dazu trägt man einfach den Namen der verantwortlichen Person im Balkenplan ein. Diese Arbeitspaketverantwortlichen können ihre Detailplanung dann eigenständig bearbeiten und weiter vertiefen. Falls die Detailplanung von Arbeitspaketen oder Teilprojekten nicht mehr mit der Gesamtplanung übereinstimmen sollte, weist Planisware darauf zwar hin, unterlässt es aber tunlichst, automatisch Korrekturen vorzunehmen. Das bleibt (glücklicherweise) den Projektbeteiligten überlassen, nachdem diese sich mittels der Auswertungen und Szenariofunktionen der Software einen Überblick über die Lage verschafft und mögliche Maßnahmen abgesprochen haben.

Phasen und Gates

In produktorientierten Projekten sind Phasen und Gates beliebt. Für jede Projektphase lassen sich daher Liefergegenstände definieren. Mit Hilfe von Workflows überwachen Anwender mit der speziellen Rolle des "Delivery Managers" deren qualitative Prüfung und Freigabe. Inhaltliche Abhängigkeiten zwischen Projekten und Arbeitspaketen können so – zusätzlich zu den gängigen Anordnungsbeziehungen in Terminplänen – auch über Liefergegenstände gesteuert werden.

Kanban-Board

Wer agil arbeitet, ob im kompletten Projekt oder nur in einzelnen Teilprojekten und Arbeitspaketen, wird das Kanban-Board schätzen. Mit Version E7 gibt es das nun für alle Planungsobjekte, insbesondere auch für komplette Epics und Agile Release Trains (Bild 4). Die Spalten der Boards können jetzt neben dem Bearbeitungsstatus auch andere Attribute anzeigen. Wenn man etwa das Fertigstellungs-Quartal als Spalten-Kriterium verwendet, ermöglicht das z.B. eine einfache Terminplanung für kleinere Projekte. Gantt-Terminpläne und Kanban-Boards lassen sich für hybride Ansätze auch kombinieren, um z.B. Details eines größeren Arbeitspakets mit Hilfe eines eigenen Boards zu koordinieren. Auch eine grafische Releaseplanung gibt es. Diese stellt User Storys als Kärtchen dar, die sich mit der Maus einzelnen Iterationen zuordnen lassen. Im agilen Portfolioumfeld orientieren sich die Module und Funktionalitäten am Scaled Agile Framework.

Alles in allem ist die Software damit bereits ein leistungsfähiges Werkzeug für agile PM-Methoden und hybride Projektportfolios. In Version E7 wurde zudem die Schnittstelle zu Jira und Azure DevOps erweitert, zwei beliebten Speziallösungen für Task-Management und agile Produktentwicklung. Von diesen können jetzt mehrere Instanzen gleichzeitig mit Planisware verbunden und in das Gesamtportfolio aller Projekte integriert werden.

Projekte mit Partnern

Der Extended Enterprise Server bindet externe Partner ein, indem ausgewählte Informationen, etwa Termine, Liefergegenstände oder komplette Task-Boards mit dem eigenen Planisware-Server synchronisiert werden. Partner und Dienstleister können also aktiv in den Projekten mitarbeiten, ihrem getrennten Server sind kritische Projektdaten aber gar nicht erst bekannt.

Ressourcenmanagement

Im Ressourcenmanagement unterscheidet Planisware Enterprise zwischen der Projekt-Ressourcenplanung und der Planung der Fachabteilungen. Ob Projektplaner ihre Teammitglieder direkt einplanen oder Anfragen bei den Fachabteilungen stellen, ist konfigurierbar. Namentliche Ressourcenanfragen sind ebenso möglich wie die Suche nach geeigneten Teammitgliedern über Abteilungen, Qualifikationen, Standorte oder eine Kombination dieser Möglichkeiten.

Für die eigene Planung und den Umgang mit Anfragen arbeiten die verantwortlichen Ressourcenmanager in einem eigenen Modul. Dort finden sie alle offenen Ressourcenanfragen und eine zentrale Auslastungsübersicht (Bild 5). Von hier aus werden die Anfragen aus den Projekten analysiert, passende Teammitglieder gesucht und die entsprechenden Zusagen an die Projekte gesendet. Die Projektplanung muss dabei nicht zwingend mit der Ressourcenplanung der Fachabteilungen übereinstimmen, so dass alle Beteiligten zunächst frei planen können. Die Software lässt Konflikte zu und zeigt, wo noch Abstimmungsgespräche nötig sind.

Egal ob es darum geht, ein einfaches Kleinprojekt mit nur einem Kanban-Board zu managen oder ein komplexes Entwicklungsprojekt mit vielen Gate-Meilensteinen, Lieferobjekt-Checklisten und einer Mischung aus umfangreichem Terminplan und agilen Teilprojekten: Planisware Enterprise bietet eine große Methodenvielfalt, aus der die notwendigen Module und Ansichten jeweils passend zusammengestellt werden.

Zugriff über Smartphone-App

Beim schnellen Zugriff auf Projektdaten von unterwegs hilft eine App für Smartphones, die sich auf das konzentriert, was unterwegs häufig gebraucht wird. Die App bietet Alltagsfunktionen wie die Zeiterfassung und den Zugriff auf die eigene Workbox mit aktuellen Nachrichten und anstehenden Aufgaben. Aber auch offene Punkte, Risiken und sogar die Kanban-Boards finden sich in der App.

Erste künstliche Intelligenz

Navigation per Chatbot

Der Begriff Künstliche Intelligenz (KI) ist in aller Munde. Einsatzmöglichkeiten dafür werden auch für das Projektmanagement ausgelotet. Schon seit einiger Zeit bietet Planisware Enterprise einen Chatbot, der den Anwender bei der Arbeit unterstützt. Umgangssprachlich formulierte Fragen versucht der Bot zu beantworten, indem er zum Beispiel Auswertungen anzeigt oder bestimmte Projektinformationen heraussucht. Wunder darf man nicht erwarten, stoßen doch selbst die Assistenten der einschlägigen Tech-Giganten bei solchen Aufgaben oft an Grenzen. Doch der Chatbot ist in jedem Fall eine interessante alternative Navigationsform, um schnell die eine oder andere eher selten benötigte Information zu finden, die man sonst erst mühsam suchen müsste. Dafür ist auch die neue Volltext-Suche nützlich, die auf dem hochgradig skalierbaren und schnellen Elasticsearch-Server aufbaut.

Predictive Analysis für Projekte

In Version E7 erweitert Planisware Enterprise die KI-Fähigkeiten nochmals. Die "Predictive Analysis" analysiert allgemeine Projekttreiber und deren Auswirkung auf Projektergebnisse, um dann das einzelne Projekt dementsprechend zu bewerten. Weicht etwa die Dauer der Konzeptionsphase eines Projekts deutlich von der Norm erfolgreicher Projekte ab, gibt es einen Hinweis. Solche Analysen erfordern viele Trainingsdaten und damit eine große Zahl von jeweils ähnlich gelagerten Projekten. Die muss man erst einmal haben. Davon abgesehen zeigt die Funktion, wohin die KI-Reise im Projektmanagement gehen könnte.

Systemanforderungen und Lizenzen

Planisware läuft auf faktisch jedem gängigen Serversystem für Webanwendungen und ist mit diversen Datenbanksystemen kompatibel. Dank der Unterstützung für Multiprozessorsysteme und In-Memory-Kalkulationen profitiert das Programm in großen Multiprojektumgebungen deutlich von leistungsfähiger Hardware und liefert den Anwendern dort schnelle Ergebnisse.

Die Software lässt sich sehr flexibel anpassen: Fast alle Einstellungen können Fachadministratoren als sogenannte Level-1-Parametrisierung direkt im Administrationsmodul der Software vornehmen. Seit Version E7 erfordern nur tiefgehende Anpassungen wie komplexe Schnittstellen noch spezielle Kenntnisse und Werkzeuge. So kann die Software in der Einstiegsphase leicht auf eine überschaubare Funktionalität begrenzt werden, um sie dann im Zuge einer schrittweisen Einführung allmählich zu erweitern. Individuelle Dashboards und Auswertungen entwirft man interaktiv mit dem Planisware Explorer. Für eventuell bereits vorhandene Business-Intelligence-Software können Administratoren mit der BI-Box passende Datenexporte ebenfalls ohne Programmierung in der Administrationsoberfläche einrichten.

Die Lizenzkosten richten sich in der Saas und On-Premises Variante nach der Zahl namentlich benannter Anwender. Hinzu kommt eine Grundgebühr. Das weist bereits darauf hin, dass sich die Software vor allem an größere Projektorganisationen richtet, bei der die Grundgebühr pro Nutzer nicht mehr so ins Gewicht fällt. Die Mindestgebühren betragen für Saas 72 Tsd. Euro pro Jahr, beim Kauf fallen einmalig mindestens 84 Tsd. Euro zuzüglich Nutzer- und Supportgebühren an.

Fazit

Die augenfälligste Änderung der neuen Version ist das überarbeitete Erscheinungsbild. Der Bildschirmplatz wird noch effizienter genutzt und die Klickwege werden an so mancher Stelle verkürzt. Geblieben ist das bewährte Konzept, allen Anwendern aus Modulen, Seiten und Unteransichten eine rollenbezogen genau passende Funktionalität zusammenstellen zu können. Die ist bei Planisware Enterprise sehr umfangreich und kommt auch mit extrem großen Projektportfolios zurecht. Dank des modularen Konzepts ist Planisware Enterprise auch für mittelgroße Projektportfolios keineswegs überdimensioniert.

Die nochmals überarbeiteten Funktionen für agiles Projektmanagement decken vollständig agile Vorgehensweisen ebenso ab wie eine hybride Projektdurchführung. Dass man so neben komplex-vernetzten Großprojekten mit Quality-Gates, Lieferobjekten und aufwändigen Budgetprozessen auch einfache Kleinprojekte mit einem Taskboard abwickeln kann, bringt einen großen Vorteil: Alle Projekte lassen sich mit jeweils angemessenem Planungsaufwand in einer Lösung abbilden. Das Projektportfolio in Planisware Enterprise liefert so ein vollständiges Bild aller Aktivitäten.

Kontakt

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