Projekte entstehen in den seltensten Fällen von einem Tag auf den anderen, meist haben sie seit der Projektidee eine längere Vorgeschichte durchlaufen. So kann es sein, dass ein Projekt mehrere Anläufe benötigt, um die Genehmigung bzw. den Auftrag zu erhalten. Evtl. gab es auch andere Projektideen oder Vorschläge für andere Herangehensweisen.

Es ist wichtig, die Vorgeschichte und die Hintergründe des Projekts zu kennen, da sie Einfluss auf den späteren Verlauf haben können. Sowohl Chancen als auch Bedrohungen können daraus erwachsen, die es frühzeitig zu berücksichtigen gilt. Ganz besonders wichtig ist es, die Projektbeteiligten von Anfang an zu identifizieren und mit aktivem Stakeholdermanagement einzubeziehen.

Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass je größer und umfangreicher das Projekt ist, ums so mehr Arbeit vor dem Projektauftrag investiert wurde.

Beispiele für Vorgeschichten von Projekten sind:

• Der Vertrieb hat das Projekt zusammen mit dem:der Kund:in definiert.
• Das Projekt wurde im Rahmen der Projektstrategie des Unternehmens definiert.
• Ein Vorprojekt wurde durchgeführt, in dem die Machbarkeit des Projektes untersucht, Analysen durchgeführt und der Projektauftrag definiert wurde.

Darüber hinaus wurden evtl. bereits ähnliche Projekte bzw. Projekte mit ähnlichen Charakteristiken durchgeführt und in einer Retrospektive ausgewertet, so dass Erfahrungswerte vorliegen, die für das neue Projekt nützlich sein können.

Bild 1 gibt einen Überblick über die Dokumente und Ereignisse, die für die Projekthistorie eine Rolle spielen und die Dokumente, in die anschließend die Informationen einfließen.

Beispiel: Projekt Zeiterfassung

Bei der AGILE WORLD AG führten die neuen Arbeitsmodelle (Homeoffice, Desksharing) dazu, dass die bisherige Arbeitszeiterfassung nicht mehr den Anforderungen genügt. Z.B. kann es nicht mehrere voneinander getrennte Arbeitsblöcke an einem Tag korrekt verwalten. Ein Projektsteckbrief wurde bereits erstellt – siehe das Beispiel der Methode Projektsteckbrief.

Schritt 1: Sammeln Sie Informationen!

Prüfen Sie, welche Quellen Ihnen zur Verfügung stehen (siehe unten). Recherchieren Sie in diesen Quellen und sammeln Sie alle Informationen, die für das betrachtete Projekt relevant sind. Stellen Sie dabei sowohl die durchgeführten Aktivitäten (z.B. Voruntersuchungen) als auch deren Ergebnisse (z.B. Größe von Zielgruppen) zusammen.

Mögliche Quellen für solche Informationen sind:

Vertriebsdokumente

Bei Kundenprojekten führt üblicherweise der Vertrieb die Gespräche mit dem Kunden, häufig sogar bis zum Vertragsabschluss. In diesen Gesprächen äußert der:die Kund:in seine:ihre Wünsche und Vorstellungen. Daraus entwickelt der Vertrieb das Angebot, oft in mehreren Versionen. Im Laufe der Angebotserstellung stimmen die Verhandlungspartner:innen zu erbringende Leistung und den Preis dafür miteinander ab.

Beispiele für verfügbare Dokumente: Ausschreibungen, Angebote, Protokolle von Kundenmeetings, Einträge in ein CRM-System

Projektstrategie

Das Projekt ist Teil einer Projektstrategie, die vom Programm-Management und/oder Projektportfoliomanagement definiert wurde.

Beispiele für verfügbare Dokumente: Projektstrategie des Unternehmens, Programm-Beschreibung, Dokumentation von Workshops

Machbarkeitsstudien (Projektstudien):

Das Ziel einer Machbarkeitsstudie ist es, Daten für die Entscheidung über die Durchführung eines Projekts zu erheben. Machbarkeitsstudien können unter anderem folgende Aspekten behandeln: wirtschaftliche, technische und rechtliche Machbarkeit, Verfügbarkeit von Ressourcen, organisatorische Umsetzungsmöglichkeiten, notwendiger Zeitrahmen.

Beispiele für verfügbare Dokumente: Auftrag für die Machbarkeitsstudie, Dokumentation der Machbarkeitsstudie

Vorprojekte

In einem Vorprojekt wird die Projektidee, eine Projektanfrage oder eine Ausschreibung untersucht und bewertet, ob sie weiter verfolgt werden soll. Bei positiver Bewertung wird der Projektauftrag oder das Angebot zur Teilnahme am Ausschreibungsverfahren entwickelt.

Beispiele für verfügbare Dokumente: ursprünglicher Projektantrag, Ausschreibungsunterlagen, Ergebnis und Lessons Learned des Vorprojekts

Lessons Learned aus anderen Projekten

Mit Lessons Learned (engl.: gesammelte Erfahrungen, aus dem Leben gezogene Lehren) sammeln und verdichten die Projektbeteiligten während der Projektarbeit gewonnene Erkenntnisse und Erfahrungen, um sie für die Arbeit an neuen Projekten verfügbar zu machen. Leassons Learned ist eine Methode des Wissensmanagements in Projekten und beschreibt, wie Wissen und Erfahrungen (Best Practices) gewonnen, dokumentiert und bewertet werden.

In erster Linie sind Lessons Learned aus ähnlichen Projekten von Interesse. Es können aber auch Erfahrungen aus gänzlich verschiedenen Projekten hilfreich sein, z.B. wenn diese ähnliche Methoden verwendeten oder dieselben Personen an ihnen beteiligt waren.

Beispiele für verfügbare Dokumente: Lessons-Learned-Verzeichnis, Projekttagebücher, Projektabschlussberichte

Ergebnisse von Expertenbefragungen

Liegen die benötigten Informationen noch nicht dokumentiert vor, so empfiehlt es sich, gezielt Expert:innen zu befragen, die am Zustandekommen des Projekts beteiligt waren oder die mit ähnlichen Projekten Erfahrungen gesammelt haben.

Mit einer Expertenbefragung erheben Sie systematisch Informationen zu Ihrem Projekt, die für dessen Durchführung relevant sind.

Beispiele für verfügbare Dokumente: Befragungsprotokolle, Auswertungen der Befragung

Stellen Sie die Dokumente aus der Vorgeschichte in geeigneter Weise zusammen, sodass Sie und andere Projektbeteiligte leicht Informationen daraus abrufen können. Achten Sie darauf, dass alle Dokumente an einem (realen oder virtuellen) Ort abgelegt werden und dieser leicht gefunden werden kann.