Die folgenden Schritte sind aus der Sicht der Moderation beschrieben (es ist empfehlenswert, dass die Moderation von zwei Personen durchgeführt wird).

Bei der folgenden Beschreibung wird meist die grammatikalisch männliche Form (Moderator, Teilnehmer usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.

Die Grundidee der Zukunftskonferenz besteht darin, möglichst viele unterschiedliche Interessengruppen an ihrer gemeinsamen Zukunft arbeiten zu lassen. Je mehr Perspektiven in der Konferenz vertreten sind, desto größer ist die Chance, dass die Maßnahmen zur Umsetzung von allen getragen werden. Die Zukunftskonferenz bietet den Teilnehmenden einen Weg, wie sie schrittweise Differenzen integrieren können.

Prinzipien der Zukunftskonferenz

Das ganze offene System in einen Raum bringen

Mit "System" sind alle relevanten Personen gemeint, die gemeinsam an der Zukunft der Organisation arbeiten müssen, damit alle Aspekte berücksichtigt werden. Das Prinzip, diese alle für die Dauer der Konferenz real in einem großen Raum zu haben, unterstützt das Gefühl von Gemeinschaft, erleichtert die Konsensbildung und bewirkt eine hohe Verbindlichkeit bei der Maßnahmenplanung.

Fokus auf die Zukunft statt auf Probleme

Mit diesem Prinzip wird der Blick auf eine erstrebenswerte Zukunft gelenkt, für die es sich lohnt, zu arbeiten. Probleme werden für eine spätere Bearbeitung dokumentiert. Dadurch gewinnen sie in der Konferenz nicht die Oberhand.

Zuerst Gemeinsamkeiten finden, dann Probleme bearbeiten

Mit Gemeinsamkeiten schafft man die Basis, auf der sich Problem besser bearbeiten lassen.

Das ganze offene System untersuchen

Unter dem offenen System werden alle Personen verstanden, die vom Problem betroffen sind. In die Konferenz werden alle Aspekte einbezogen, die für die Zukunft des Systems wichtig sein können. Dieses System wird von den zur Konferenz eingeladenen Personen vertreten.

In selbststeuernden Gruppen arbeiten

Selbststeuernde Gruppen organisieren ihre Arbeit eigenständig ohne Eingreifen der Moderation.

Maßnahmen erst dann planen, wenn Konsens über die gewünschte Zukunft besteht

Dieses Prinzip verhindert, dass Lösungen bereits festgeschrieben werden, bevor eine gemeinsame tragfähige Basis vorhanden ist. So wird auch erreicht, dass zunächst nur mit den Maßnahmen begonnen wird, die von allen getragen werden.

Die Phasen der Zukunftskonferenz

Die Zukunftskonferenz bildet eine gedankliche Reise von der Vergangenheit des Systems in dessen Zukunft. Sie besteht aus den in Bild 1 dargestellten sechs Phasen.

Diese Phasen beschreiben einen Lernprozess, der durch die vier Zimmer einer Wohnung veranschaulicht werden kann (Bild 2). Zu Beginn der Konferenz, im ersten Zimmer, haben sich die Teilnehmenden mit dem gegenwärtigen Zustand arrangiert und sind mehr oder weniger zufrieden. Durch den Blick zurück und die Betrachtung der externen Trends werden Probleme deutlich. Um die Zufriedenheit nicht aufgeben zu müssen, sind die Teilnehmenden im zweiten Zimmer versucht, die Probleme zu leugnen. Sie müssen lernen, dieser Versuchung zu widerstehen. Wenn sie diese Phase überwunden haben, entsteht Verwirrung, weil zwar die Probleme sichtbar werden, aber noch keine Lösung dafür gefunden ist. Dies ist das Zimmer der Verwirrung. Durch die Auseinandersetzung mit dieser Situation können neue Ideen entstehen, durch die sie dann in das vierte Zimmer, das Zimmer der Erneuerung gelangen. Jetzt sind sie in der Lage, die Szenarien für die Zukunft zu gestalten.

Organisation der Zukunftskonferenz

Eine Zukunftskonferenz beginnt idealerweise am ersten Tag um 13 Uhr und endet am dritten Tag ebenfalls um 13 Uhr. Dies ermöglicht, dass die Teilnehmer nach zwei Arbeitsphasen eine Nacht Zeit haben, um die erarbeiteten Ergebnisse zu überschlafen. So sind sie mit Ihren Gedanken frei und können besser an den neuen Themen arbeiten.

Die Arbeitsweise in der Konferenz beruht auf der folgenden Rollenaufteilung zwischen Moderation und Teilnehmern:

Aufgaben der Moderation:

• Geben zeitlichen Ablauf und die Aufgaben vor
• Moderieren die Plenumsgespräche
• Achten darauf, dass das Konferenzthema nicht aus den Augen gerät

Aufgaben der Teilnehmerinnen und Teilnehmer:

• Liefern und interpretieren Informationen
• Arbeiten selbstständig in kleinen Gruppen
• Entwerfen die Zukunft und planen Maßnahmen.

Arbeitsformen

Für die Arbeit in den Stuhlkreisen gibt es zwei Arbeitsformen:

• Interessengruppen: Dies sind Personen, die aufgrund ihrer Organisationszugehörigkeit einen etwa gleichen Informationsstand zum Thema haben und ähnliche Interessen vertreten.
• Gemischte Gruppen: Die Teilnehmer dieser Gruppen sollte im Kleinen etwa die gleiche Mischung aufweisen, wie die gesamte Teilnehmergruppe.

Rollen in der Gruppenarbeit

Für die Arbeit an den Tischen werden folgende Rollen für die Selbststeuerung der Gruppe verteilt:

• Moderator: Er leitet die Diskussion am Tisch. Er hat die Gesprächssteuerung. D.h. er ist dafür verantwortlich, dass alle Teilnehmer in die Diskussion einbezogen, keine Wortbeiträge verloren gehen und alle Punkte der Aufgabenstellung angesprochen werden.
• Schreiber: Er visualisiert die wichtigen Aussagen und Ergebnisse auf dem Flip-Chart. Er ist dafür verantwortlich, dass alle wesentlichen Beiträge festgehalten werden und die Ergebnisse der Gruppenarbeit so aufbereitet sind, dass sie im Plenum präsentiert werden können.
• Zeitnehmer: Er achtet darauf, dass die vorgegebenen Zeiten eingehalten werden. Dies ist deshalb wichtig, weil in Zukunftskonferenzen die einzelnen Arbeitsschritte stark koordiniert werden müssen, was durch eine sehr strenge Zeittaktung erreicht wird.
• Präsentator: Er hat die Aufgabe, die erarbeiteten Ergebnisse im Plenum vorzustellen.

Regeln der Zusammenarbeit

Für die Durchführung der Veranstaltung gelten die folgenden Grundregeln:

• Wir geben allen Ideen und Vorstellungen einen Raum.
• Alles wird auf Flipcharts geschrieben.
• Wir hören einander zu.
• Wir halten uns an den Zeitplan.
• Wir suchen nach Gemeinsamkeiten und Möglichkeiten des gemeinsamen Handelns, anstatt uns in Problemen und Konflikten zu verheddern.

Ablauf der Zukunftskonferenz

Tabelle 1 gibt den Ablauf einer typischen Zukunftskonferenz wieder. Insbesondere sind dort für die einzelnen Schritte die jeweilige Arbeitsform und die Dauern angegeben. Die angegebenen Zeiten sind Richtwerte, die bei der jeweiligen konkreten Planung der Zukunftskonferenz angepasst werden müssen.

Beispiel: Krisenfeste Projektorganisation nach Corona-Krise

Die folgenden Schritte werden am Beispiel einer Zukunftskonferenz beschrieben, welche der Leiter des PMO eines großen Unternehmens initiiert hat. Ausgangslage ist die Corona-Krise, welche die Arbeitsweise in den Projekten völlig verändert hat. Weder die Projekte noch das PMO waren darauf vorbereitetet. Der Leiter des PMO möchte mit allen Beteiligten Ideen für die Gestaltung einer krisenfesten Projektorganisation entwickeln.

Schritt 1: Entwickeln Sie das Thema der Konferenz!

Wenn eine Zukunftskonferenz durchgeführt werden soll, haben Auftraggeber und Vorbereitungsgruppe eine vage Vorstellung davon, was damit erreicht werden soll. Mit den folgenden Fragen können Sie den Verantwortlichen helfen, das Thema zu konkretisieren.

1. Was genau ist das Problem?
2. Woran zeigt sich das Problem?
3. Welche Interessengruppen sind betroffen?
4. Auf welche Frage soll die Zukunftskonferenz eine Antwort geben?
5. Durch welche aussagekräftigen Titel wird die Zukunftskonferenz beschrieben?

Beispiel: Krisenfeste Projektmanagementorganisation nach Corona-Krise

Problembeschreibung: In der Corona-Krise konnten die bestehenden Arbeitsstrukturen in Projekten nicht aufrechterhalten werden. Dies gilt zum Teil jetzt noch und kann jederzeit wieder in vollem Umfang der Fall sein.

Problemanzeichen: Innerhalb kurzer Zeit wurde das Arbeiten in Büroräumen nicht mehr oder nur unter großem Aufwand möglich. Reisen zu anderen Organisationseinheiten oder Kunden sind nicht oder nur unter großem Aufwand möglich. Teamarbeit kann nur virtuell durchgeführt werden.

Interessengruppen: Projektleiter, Projektmitarbeiter, Kunden, Supportdienste der Organisation, IT-Abteilung, Betriebsrat,

Fragestellung: Wie können wir unsere Projektarbeit so organisieren, dass sie von einer großen Zahl vorhersehbarer Krisen nicht betroffen, sie attraktiv für Mitarbeiter ist und motiviertes Arbeiten ermöglicht?

Titel der Zukunftskonferenz: Wir gestalten eine krisenfeste, attraktive und motivierende Projektorganisation!