In einer Zukunftskonferenz (Future Search) kommen 60-80 Menschen unterschiedlicher Interessengruppen zusammen, um miteinander im Konsens eine Lösung für ein Problem oder ein Zukunftsbild für eine Organisation zu entwickeln. Sie erarbeiten dabei konkrete Maßnahmen für die Umsetzung. Die Konferenz ist ein Dialogprozess, der die Aufmerksamkeit bewusst auf Gemeinsamkeiten lenkt. Dieser Prozess kann auch ein gemeinsames Verständnis unter den Teilnehmern herstellen sowie eine Kulturveränderung in der Organisation einleiten.
In einer Zukunftskonferenz (Future Search) kommen 60-80 Menschen unterschiedlicher Interessengruppen zusammen, um miteinander im Konsens eine Lösung für ein Problem oder ein Zukunftsbild für eine Organisation zu entwickeln. Sie erarbeiten dabei konkrete Maßnahmen für die Umsetzung. Die Konferenz ist ein Dialogprozess, der die Aufmerksamkeit bewusst auf Gemeinsamkeiten lenkt. Dieser Prozess kann auch ein gemeinsames Verständnis unter den Teilnehmern herstellen sowie eine Kulturveränderung in der Organisation einleiten.
Die richtigen Dinge tun – für mehr Fokus, Agilität und Produktivität im Unternehmen! In unserem E-Learning-Seminar lernen Sie in nur 4 Workshops, wie Sie Ihr Portfolio mit modernen Methoden organisieren und ausbauen.
Mehr Infos
Einsatzmöglichkeiten
Entwicklung einer gemeinsamen Projektidee oder Zielvorstellung mit allen Stakeholdern, insbesondere bei unterschiedlichen Interessen
Einbeziehen und aktive Beteiligung von Mitarbeitern in eine Organisationsentwicklung
Beteiligung unterschiedlicher gesellschaftlicher Interessengruppen bei der Definition und Planung eines öffentlichen Vorhabens
Schnelle Entwicklung einer neuen Strategie aufgrund akuter, weitreichender Veränderungen im Umfeld sowie Definition von Maßnahmen für ihre Umsetzung
Lösungssuche für ein komplexes Problem, wenn wenig Zeit zur Verfügung steht.
Entwicklung und Förderung von Netzwerken
Die Zukunftskonferenz selbst dauert lediglich zweieinhalb Tage. Der Vorbereitungsaufwand ist jedoch erheblich, da die Konferenz ein zentraler Bestandteil eines Organisationsentwicklungsprozesses ist, der entsprechend gestaltet werden muss. Hinzu kommen die Aufwände für die Veranstaltung und ihre Organisation.
Ergebnisse
Vision für die Lösung der Problemstellung
Zukunftsvorstellung für die Organisationseinheit
Maßnahmenplan zur Umsetzung dieser Vision oder Zukunftsvorstellung
Ein gemeinsames Gefühl der Dringlichkeit für deren Umsetzung
Verbesserte Unternehmenskultur hinsichtlich Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeiter
Konferenzdokumentation.
Vorteile
Das strukturierte und für alle transparente Verfahren bewirkt höhere Akzeptanz für die entwickelten Maßnahmen.
Ideen für die Lösung eines komplexen Problems werden in kurzer Zeit entwickelt, da Teilnehmer mit vielen unterschiedlichen Kompetenzen mitwirken.
Die Gegensätze in den Weltbildern der Teilnehmer werden transparent, sodass Lösungen entwickelt werden, die alle akzeptieren können.
Die Teilnehmenden übernehmen die persönliche Verantwortung für die Weiterentwicklung der entwickelten Ideen, da sie in eigenverantwortlichen Gruppen arbeiten.
Die Dynamik der konstanten, großen Gruppe setzt die Energie der Beteiligten für die Lösung eines Problems frei.
Durchführung: Schritt für Schritt
Die folgenden Schritte sind aus der Sicht der Moderation beschrieben (es ist empfehlenswert, dass die Moderation von zwei Personen durchgeführt wird).
Bei der folgenden Beschreibung wird meist die grammatikalisch männliche Form (Moderator, Teilnehmer usw.) verwendet. Es sind dabei aber stets Personen jeden Geschlechts gemeint.
Die Grundidee der Zukunftskonferenz besteht darin, möglichst viele unterschiedliche Interessengruppen an ihrer gemeinsamen Zukunft arbeiten zu lassen. Je mehr Perspektiven in der Konferenz vertreten sind, desto größer ist die Chance, dass die Maßnahmen zur Umsetzung von allen getragen werden. Die Zukunftskonferenz bietet den Teilnehmenden einen Weg, wie sie schrittweise Differenzen integrieren können.
Prinzipien der Zukunftskonferenz
Das ganze offene System in einen Raum bringen
Mit "System" sind alle relevanten Personen gemeint, die gemeinsam an der Zukunft der Organisation arbeiten müssen, damit alle Aspekte berücksichtigt werden. Das Prinzip, diese alle für die Dauer der Konferenz real in einem großen Raum zu haben, unterstützt das Gefühl von Gemeinschaft, erleichtert die Konsensbildung und bewirkt eine hohe Verbindlichkeit bei der Maßnahmenplanung.
Fokus auf die Zukunft statt auf Probleme
Mit diesem Prinzip wird der Blick auf eine erstrebenswerte Zukunft gelenkt, für die es sich lohnt, zu arbeiten. Probleme werden für eine spätere Bearbeitung dokumentiert. Dadurch gewinnen sie in der Konferenz nicht die Oberhand.
Zuerst Gemeinsamkeiten finden, dann Probleme bearbeiten
Mit Gemeinsamkeiten schafft man die Basis, auf der sich Problem besser bearbeiten lassen.
Das ganze offene System untersuchen
Unter dem offenen System werden alle Personen verstanden, die vom Problem betroffen sind. In die Konferenz werden alle Aspekte einbezogen, die für die Zukunft des Systems wichtig sein können. Dieses System wird von den zur Konferenz eingeladenen Personen vertreten.
In selbststeuernden Gruppen arbeiten
Selbststeuernde Gruppen organisieren ihre Arbeit eigenständig ohne Eingreifen der Moderation.
Maßnahmen erst dann planen, wenn Konsens über die gewünschte Zukunft besteht
Dieses Prinzip verhindert, dass Lösungen bereits festgeschrieben werden, bevor eine gemeinsame tragfähige Basis vorhanden ist. So wird auch erreicht, dass zunächst nur mit den Maßnahmen begonnen wird, die von allen getragen werden.
Die Phasen der Zukunftskonferenz
Die Zukunftskonferenz bildet eine gedankliche Reise von der Vergangenheit des Systems in dessen Zukunft. Sie besteht aus den in Bild 1 dargestellten sechs Phasen.
Bild 1: Phasen der Zukunftskonferenz
Diese Phasen beschreiben einen Lernprozess, der durch die vier Zimmer einer Wohnung veranschaulicht werden kann (Bild 2). Zu Beginn der Konferenz, im ersten Zimmer, haben sich die Teilnehmenden mit dem gegenwärtigen Zustand arrangiert und sind mehr oder weniger zufrieden. Durch den Blick zurück und die Betrachtung der externen Trends werden Probleme deutlich. Um die Zufriedenheit nicht aufgeben zu müssen, sind die Teilnehmenden im zweiten Zimmer versucht, die Probleme zu leugnen. Sie müssen lernen, dieser Versuchung zu widerstehen. Wenn sie diese Phase überwunden haben, entsteht Verwirrung, weil zwar die Probleme sichtbar werden, aber noch keine Lösung dafür gefunden ist. Dies ist das Zimmer der Verwirrung. Durch die Auseinandersetzung mit dieser Situation können neue Ideen entstehen, durch die sie dann in das vierte Zimmer, das Zimmer der Erneuerung gelangen. Jetzt sind sie in der Lage, die Szenarien für die Zukunft zu gestalten.
Organisation der Zukunftskonferenz
Eine Zukunftskonferenz beginnt idealerweise am ersten Tag um 13 Uhr und endet am dritten Tag ebenfalls um 13 Uhr. Dies ermöglicht, dass die Teilnehmer nach zwei Arbeitsphasen eine Nacht Zeit haben, um die erarbeiteten Ergebnisse zu überschlafen. So sind sie mit Ihren Gedanken frei und können besser an den neuen Themen arbeiten.
Die Arbeitsweise in der Konferenz beruht auf der folgenden Rollenaufteilung zwischen Moderation und Teilnehmern:
Aufgaben der Moderation:
Geben zeitlichen Ablauf und die Aufgaben vor
Moderieren die Plenumsgespräche
Achten darauf, dass das Konferenzthema nicht aus den Augen gerät
Aufgaben der Teilnehmerinnen und Teilnehmer:
Liefern und interpretieren Informationen
Arbeiten selbstständig in kleinen Gruppen
Entwerfen die Zukunft und planen Maßnahmen.
Arbeitsformen
Für die Arbeit in den Stuhlkreisen gibt es zwei Arbeitsformen:
Interessengruppen: Dies sind Personen, die aufgrund ihrer Organisationszugehörigkeit einen etwa gleichen Informationsstand zum Thema haben und ähnliche Interessen vertreten.
Gemischte Gruppen: Die Teilnehmer dieser Gruppen sollte im Kleinen etwa die gleiche Mischung aufweisen, wie die gesamte Teilnehmergruppe.
Rollen in der Gruppenarbeit
Für die Arbeit an den Tischen werden folgende Rollen für die Selbststeuerung der Gruppe verteilt:
Moderator: Er leitet die Diskussion am Tisch. Er hat die Gesprächssteuerung. D.h. er ist dafür verantwortlich, dass alle Teilnehmer in die Diskussion einbezogen, keine Wortbeiträge verloren gehen und alle Punkte der Aufgabenstellung angesprochen werden.
Schreiber: Er visualisiert die wichtigen Aussagen und Ergebnisse auf dem Flip-Chart. Er ist dafür verantwortlich, dass alle wesentlichen Beiträge festgehalten werden und die Ergebnisse der Gruppenarbeit so aufbereitet sind, dass sie im Plenum präsentiert werden können.
Zeitnehmer: Er achtet darauf, dass die vorgegebenen Zeiten eingehalten werden. Dies ist deshalb wichtig, weil in Zukunftskonferenzen die einzelnen Arbeitsschritte stark koordiniert werden müssen, was durch eine sehr strenge Zeittaktung erreicht wird.
Präsentator: Er hat die Aufgabe, die erarbeiteten Ergebnisse im Plenum vorzustellen.
Regeln der Zusammenarbeit
Für die Durchführung der Veranstaltung gelten die folgenden Grundregeln:
Wir geben allen Ideen und Vorstellungen einen Raum.
Alles wird auf Flipcharts geschrieben.
Wir hören einander zu.
Wir halten uns an den Zeitplan.
Wir suchen nach Gemeinsamkeiten und Möglichkeiten des gemeinsamen Handelns, anstatt uns in Problemen und Konflikten zu verheddern.
Ablauf der Zukunftskonferenz
Tabelle 1 gibt den Ablauf einer typischen Zukunftskonferenz wieder. Insbesondere sind dort für die einzelnen Schritte die jeweilige Arbeitsform und die Dauern angegeben. Die angegebenen Zeiten sind Richtwerte, die bei der jeweiligen konkreten Planung der Zukunftskonferenz angepasst werden müssen.
Tabelle 1: Ablaufplanung einer typischen Zukunftskonferenz mit Richtwerten für die Dauern
Phase
Teilschritte
Arbeitsform
Arbeitsmaterial
Dauer in Minuten
Tag 1 (Beginn ca. 13:00)
Ankommen der Teilnehmer
Begrüßen der Teilnehmer und Eröffnung der Zukunftskonferenz
Gemischte Gruppen
Informationsplakate
45
Blick zurück
Erstellen der Zeitlinien
Einzelarbeit /(Interessengruppen) Gemischte Gruppen
Arbeitsblatt1
45
Interpretation der Zeitlinien
Themengruppen
Arbeitsblatt 2
60
Blick auf die Gegenwart: externe Trends
Untersuchung des Umfeldes
Plenum vor der Mindmap
Arbeitsblatt 3
60
Bewertung der Trends
Plenum vor der Mindmap
30
Sichtbarmachen der Schwerpunkte
Moderation im Plenum vor der Mindmap
30
Tag 2
Aufgreifen der Schwerpunkte
Plenum vor der Mindmap
60
Zusammenhänge zwischen den Trends
Interessengruppen
Arbeitsblatt 4
60
Vorstellen der Ergebnisse
Plenum
60
Blick auf die Gegenwart: zu unserem Handeln stehen
Interessengruppen
Arbeitsblatt 5
60
Mittagspause
60
Idealszenarien der Zukunft
Entwicklung der Idealszenarien
Gemischte Gruppen
Arbeitsblatt 6
120
Präsentation der Szenarien
Plenum
90
Gemeinsame Ziele herausarbeiten
Ableiten von Themen aus den Szenarien
Gemischte Gruppen
Arbeitsblatt 7
30
Konsensfindung
Gemischte Gruppen
Arbeitsblatt 8
Offenes Ende
Tag 3
Herausarbeiten der gemeinsamen Ziele
Plenum
Maßnahmenplanung
Individuelle Planung
Einzelarbeit
Arbeitsblatt 9
10
Planung in den Interessengruppen
Interessengruppen
Arbeitsblatt 10
120
Planung in den Projektgruppen
Gemischte Gruppen
90
Abschluss der Zukunftskonferenz
Plenum
30
Beispiel: Krisenfeste Projektorganisation nach Corona-Krise
Die folgenden Schritte werden am Beispiel einer Zukunftskonferenz beschrieben, welche der Leiter des PMO eines großen Unternehmens initiiert hat. Ausgangslage ist die Corona-Krise, welche die Arbeitsweise in den Projekten völlig verändert hat. Weder die Projekte noch das PMO waren darauf vorbereitetet. Der Leiter des PMO möchte mit allen Beteiligten Ideen für die Gestaltung einer krisenfesten Projektorganisation entwickeln.
Schritt 1: Entwickeln Sie das Thema der Konferenz!
Wenn eine Zukunftskonferenz durchgeführt werden soll, haben Auftraggeber und Vorbereitungsgruppe eine vage Vorstellung davon, was damit erreicht werden soll. Mit den folgenden Fragen können Sie den Verantwortlichen helfen, das Thema zu konkretisieren.
Was genau ist das Problem?
Woran zeigt sich das Problem?
Welche Interessengruppen sind betroffen?
Auf welche Frage soll die Zukunftskonferenz eine Antwort geben?
Durch welche aussagekräftigen Titel wird die Zukunftskonferenz beschrieben?
Beispiel: Krisenfeste Projektmanagementorganisation nach Corona-Krise
Problembeschreibung: In der Corona-Krise konnten die bestehenden Arbeitsstrukturen in Projekten nicht aufrechterhalten werden. Dies gilt zum Teil jetzt noch und kann jederzeit wieder in vollem Umfang der Fall sein.
Problemanzeichen: Innerhalb kurzer Zeit wurde das Arbeiten in Büroräumen nicht mehr oder nur unter großem Aufwand möglich. Reisen zu anderen Organisationseinheiten oder Kunden sind nicht oder nur unter großem Aufwand möglich. Teamarbeit kann nur virtuell durchgeführt werden.
Interessengruppen: Projektleiter, Projektmitarbeiter, Kunden, Supportdienste der Organisation, IT-Abteilung, Betriebsrat,
Fragestellung: Wie können wir unsere Projektarbeit so organisieren, dass sie von einer großen Zahl vorhersehbarer Krisen nicht betroffen, sie attraktiv für Mitarbeiter ist und motiviertes Arbeiten ermöglicht?
Titel der Zukunftskonferenz: Wir gestalten eine krisenfeste, attraktive und motivierende Projektorganisation!
Finden Sie mit der Entscheidungsanalyse heraus, ob ein agiles, klassisches oder hybrides Vorgehen am besten zu Ihrem Projekt passt! Das Excel-Tool Agil-O-Mat bietet einen ausführlichen Kriterienkatalog und liefert Hinweise auf mögliche Konfliktpunkte.
Der Weg in die Agilität muss nicht steinig sein: Unser E-Book zeigt, warum Sie zunächst ein agiles Mindset kultivieren sollten, und liefert Ihnen mit Vorgehensweisen, Erfolgsfaktoren und Praxisbeispielen das Rüstzeug für eine nachhaltige agile Transformation.
In einer Zukunftskonferenz (Future Search) kommen 60-80 Menschen unterschiedlicher Interessengruppen zusammen, um miteinander im Konsens eine Lösung für ein Problem oder ein Zukunftsbild für eine Organisation zu entwickeln. Sie erarbeiten dabei konkrete Maßnahmen für die Umsetzung. Die Konferenz ist ein Dialogprozess, der die Aufmerksamkeit bewusst auf Gemeinsamkeiten lenkt. Dieser Prozess kann auch ein gemeinsames Verständnis unter den Teilnehmern herstellen sowie eine Kulturveränderung in der Organisation einleiten. [Weiterlesen]
Wozu dient eine Zukunftskonferenz?
Entwicklung einer gemeinsamen Projektidee oder Zielvorstellung mit allen Stakeholdern, insbesondere bei unterschiedlichen Interessen
Einbeziehen und aktive Beteiligung von Mitarbeitern in eine Organisationsentwicklung
Beteiligung unterschiedlicher gesellschaftlicher Interessengruppen bei der Definition und Planung eines öffentlichen Vorhabens
Schnelle Entwicklung einer neuen Strategie aufgrund akuter, weitreichender Veränderungen im Umfeld sowie Definition von Maßnahmen für ihre Umsetzung
Das strukturierte und für alle transparente Verfahren bewirkt höhere Akzeptanz für die entwickelten Maßnahmen.
Ideen für die Lösung eines komplexen Problems werden in kurzer Zeit entwickelt, da Teilnehmer mit vielen unterschiedlichen Kompetenzen mitwirken.
Die Teilnehmenden übernehmen die persönliche Verantwortung für die Weiterentwicklung der entwickelten Ideen, da sie in eigenverantwortlichen Gruppen arbeiten.
Die Dynamik der konstanten, großen Gruppe setzt die Energie der Beteiligten für die Lösung eines Problems frei.
