Der Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen
Der Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen
Während die nicht mehr gültige DIN 69905:1997 den Projektabschluss definierte als "Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen.", kennt die aktuelle DIN 69901-5:2009 den Begriff "Projektabschluss" nicht mehr. Sie definiert die Begriffe "↑Abschlussphase" sowie "Abschluss" als "↑Projektmanagementphase"
Der PMBOK® Guide, Fifth Edition, benennt "Closing the Project" als letzten Abschnitt des generischen Projektlebenszyklus. Allerdings spielt die Ausprägung des Projektlebenszyklus keine wesentliche Rolle im PMBOK Guide. Wichtiger sind die Projektphasen, die im PMBOK Guide gemäß fachlicher Gesichtspunkte definiert werden und somit den "technischen Phasen" von PRINCE2 entsprechen.
Der PMBOK Guide gliedert die Prozesse in sog. Prozessgruppen. Die Abschlussprozessgruppe des PMBOK Guide umfasst zwei Prozesse: "Close Project or Phase" (Abschließen eines Projekts oder einer Phase) und "Close Procurements" (Abschließen des Beschaffungswesens).
Ergebnisse des Projektabschlusses gemäß PMBOK Guide sind Übergabe des Projektergebnisses und die abschließende Aktualisierung der Projektdokumente, zu denen unter anderem auch Abschlussberichte und Lessons Learned zählen.
In der ICB 3.0 ist der Projektabschluss (Close-out) als eine von 20 technischen Kompetenzen definiert. Demzufolge widmet der PM3 dem Projektabschluss ein eigenes Kapitel (Burghardt, Manfred: Projektabschluss, in: Gessner, Michael (Hrsg.): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), Nürnberg 2009). Burghardt benennt darin vier Prozessschritte (a.a.O., S. 1236 f.), die Bestandteil eines Projektabschlusses sind:
Diese Definition umfasst explizit sowohl auf den Projektgegenstand bezogene Tätigkeiten, z.B. technische Prüfungen, als auch administrative und formelle Tätigkeiten, z.B. Freigabe von Ressourcen.
Für PRINCE2 sind alle Tätigkeiten zur Erstellung, Prüfung und Übergabe von ↑Produkten sog. Spezialistentätigkeiten. Somit zählen auch technische Abnahmen, z.B. die feuerpolizeiliche Abnahme eines Gebäudes, nicht zu den Tätigkeiten des Projektabschlusses, sondern zu den Spezialistentätigkeiten, die geplant, überwacht und gesteuert werden müssen, wie alle anderen Tätigkeiten auch.
Demzufolge kennt PRINCE2 keine Abschlussphase, sondern lediglich den Prozess "Abschließen eines Projekts" (Closing a Project), der während der letzten Managementphase parallel zu den letzten Spezialistentätigkeiten durchgeführt wird.
Der Zeitpunkt des Projektabschlusses ist bei PRINCE2 eindeutig definiert durch die Entscheidung des Lenkungsausschusses, auf Antrag des Projektmanagers das Projekt als abgeschlossen zu erklären.
Die unterschiedliche Definition von Projektabschluss in den verschiedenen Richtlinien kann für erhebliche Verwirrung und Missverständnisse zwischen den Beteiligten sorgen. In erster Linie betrifft dies die Frage, ob technische Abnahmen und Übergaben zum Projektabschluss zu zählen sind, oder ob dieser nur Managementtätigkeiten, wie z.B. die Durchführung eines Konfigurationsaudits, umfasst.
Weiterhin muss die Schnittstelle zum Programm- bzw. Projektportfoliomanagement geklärt sein. Gehören abschließendes Projektaudit, Dokumentation der Lessons Learned oder das Erarbeiten von Empfehlungen für die Weiterarbeit mit den Projektergebnissen noch zum Projekt oder sind sie bereits Aufgaben der Projektumgebung nach dem Projektabschluss?
Die Trennung von PRINCE2 zwischen Spezialistentätigkeiten und Tätigkeiten des Projektmanagements hat den Vorteil, dass es Qualitätsprüfungen, Produktabnahmen und -übergaben sowie Inbetriebnahmen vom Management des Projekts klar abtrennt und dadurch sein Prozessmodell unabhängig von Projektart und Branche ist. Bei branchenspezifischen Vorgehensmodellen wie der HOAI oder dem V-Modell verschwimmen hingegen die Grenzen zwischen fachlichen und administrativen Tätigkeiten.
Es ist daher dringend zu empfehlen, bereits bei der Planung des Projektmanagements, d.h. dem Festlegen des Projektmanagementsystems, klar zu definieren, welche Tätigkeiten unter den Begriff "Projektabschluss" fallen. Eine Möglichkeit wäre z.B. zwischen "formellem Projektabschluss" und "technischem Projektabschluss" zu unterscheiden. Noch eindeutiger wäre es, den "Projektabschluss" ausschließlich im Sinne des Projektmanagements zu definieren und die fachlichen Aufgaben mit den entsprechenden für Projektart und Branche spezifischen Begriffen zu benennen, z.B. "Inbetriebnahme", "Abnahmeprüfung", "Produktionsstart" usw.
