Projektabschluss gemäß DIN 69901-5:2009

Während die nicht mehr gültige DIN 69905:1997 den Projektabschluss definierte als "Beendigung aller Tätigkeiten, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen.", kennt die aktuelle DIN 69901-5:2009 den Begriff "Projektabschluss" nicht mehr. Sie definiert die Begriffe "↑Abschlussphase" sowie "Abschluss" als "↑Projektmanagementphase"

Projektabschluss gemäß PMBOK® Guide

Der PMBOK® Guide, Fifth Edition, benennt "Closing the Project" als letzten Abschnitt des generischen ProjektlebenszyklusProjektlebenszyklusEin Projektlebenszyklus beschreibt allgemein den gesamten zeitlichen Ablauf einer Klasse von Projekten mit einem Phasenmodell.. Allerdings spielt die Ausprägung des Projektlebenszyklus keine wesentliche RolleRolleRolle bezeichnet eine temporäre Funktion einer Person oder Organisationseinheit innerhalb der Projektorganisation. Eine Rolle wird beschrieben durch Aufgaben, Befugnisse und Verantwortungen. Zur vollständigen Definition einer Rolle gehört die Angabe, ob sie teilbar (d.h. ob sie von mehreren Personen wahrgenommen werden kann) und kombinierbar (d.h. ob sie mit anderen Rollen gemeinsam von einer einzigen Person wahrgenommen werden kann). im PMBOK GuidePMBOK GuidePMBOK Guide ist eine Abkürzung von Guide to the Project Management Body of Knowledge. Wichtiger sind die Projektphasen, die im PMBOK Guide gemäß fachlicher Gesichtspunkte definiert werden und somit den "technischen Phasen" von PRINCE2PRINCE2PRINCE2 ® ist ein vollständiges Projektmanagement-System, bestehend aus Prozessdefinitionen, Rollenbeschreibungen, Vorlagen für Management-Produkte und Methoden. Das Akronym "PRINCE" steht für "PRojects IN Controlled Environment". entsprechen.

Der PMBOK Guide gliedert die Prozesse in sog. Prozessgruppen. Die Abschlussprozessgruppe des PMBOK Guide umfasst zwei Prozesse: "Close Project or Phase" (Abschließen eines Projekts oder einer Phase) und "Close Procurements" (Abschließen des Beschaffungswesens).

Ergebnisse des Projektabschlusses gemäß PMBOK Guide sind Übergabe des Projektergebnisses und die abschließende Aktualisierung der Projektdokumente, zu denen unter anderem auch Abschlussberichte und Lessons LearnedLessons LearnedDer innovative Charakter von Projekten bedingt, dass die Projektbeteiligten während eines Projekts beständig neue Erkenntnisse gewinnen. zählen.

Projektabschluss gemäß ICB 3.0 und PM3

In der ICB 3.0 ist der Projektabschluss (Close-out) als eine von 20 technischen Kompetenzen definiert. Demzufolge widmet der PM3 dem Projektabschluss ein eigenes Kapitel (Burghardt, Manfred: Projektabschluss, in: Gessner, Michael (Hrsg.): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3), Nürnberg 2009). Burghardt benennt darin vier Prozessschritte (a.a.O., S. 1236 f.), die Bestandteil eines Projektabschlusses sind:

  • Produktabnahme
  • Projektabschlussanalyse
  • Erfahrungssicherung
  • Projektauflösung

Diese Definition umfasst explizit sowohl auf den ProjektgegenstandProjektgegenstandProjektgegenstand ist der durch das Projekt zu erbringende Leistungsumfang . bezogene Tätigkeiten, z.B. technische Prüfungen, als auch administrative und formelle Tätigkeiten, z.B. FreigabeFreigabeFreigabe ist die Bestätigung eines geplanten Ereignisses durch eine dafür befugte Person. Dies kann die Freigabe eines Produkts zur weiteren Bearbeitung, die Freigabe von Finanzmitteln oder die Freigabe einer nächsten Tätigkeit (Projekt, Phase, Arbeitspaket) sein. von Ressourcen.

Projektabschluss gemäß PRINCE2

Für PRINCE2 sind alle Tätigkeiten zur Erstellung, Prüfung und Übergabe von ↑Produkten sog. Spezialistentätigkeiten. Somit zählen auch technische Abnahmen, z.B. die feuerpolizeiliche Abnahme eines Gebäudes, nicht zu den Tätigkeiten des Projektabschlusses, sondern zu den Spezialistentätigkeiten, die geplant, überwacht und gesteuert werden müssen, wie alle anderen Tätigkeiten auch.

Demzufolge kennt PRINCE2 keine Abschlussphase, sondern lediglich den Prozess "Abschließen eines Projekts" (Closing a Project), der während der letzten Managementphase parallel zu den letzten Spezialistentätigkeiten durchgeführt wird.

Der ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. des Projektabschlusses ist bei PRINCE2 eindeutig definiert durch die EntscheidungEntscheidungEine Entscheidung ist die Auswahl einer von mehreren möglichen Optionen und die verbindliche Anweisung, diese Option umzusetzen. des Lenkungsausschusses, auf Antrag des Projektmanagers das Projekt als abgeschlossen zu erklären.

Erläuterungen und Kommentar

Die unterschiedliche Definition von Projektabschluss in den verschiedenen Richtlinien kann für erhebliche Verwirrung und Missverständnisse zwischen den Beteiligten sorgen. In erster Linie betrifft dies die Frage, ob technische Abnahmen und Übergaben zum Projektabschluss zu zählen sind, oder ob dieser nur Managementtätigkeiten, wie z.B. die Durchführung eines Konfigurationsaudits, umfasst.

Weiterhin muss die SchnittstelleSchnittstelleSchnittstellen sind definierte Projektmanagementprozesse zur Übergabe von Informationen und Produkten zwischen Elementen des Projekts. zum Programm- bzw. ProjektportfoliomanagementProjektportfoliomanagementDer Begriff Projektportfoliomanagement ersetzt zunehmend den in etwa gleichbedeutenden Begriff Multiprojektmanagement. Dieser Begriffswandel verdeutlicht zugleich eine Verschiebung in der Schwerpunktsetzung hin zur Betrachtung von Projekten als Geschäftsbereiche bzw. Produkte des Unternehmens. geklärt sein. Gehören abschließendes ProjektauditProjektaudit" Projektaudit " ist die Überprüfung und Bewertung eines Projekts durch eine neutrale Instanz hinsichtlich erzielter Ergebnisse und Qualität seiner Durchführung., DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . der Lessons Learned oder das Erarbeiten von Empfehlungen für die Weiterarbeit mit den Projektergebnissen noch zum Projekt oder sind sie bereits Aufgaben der Projektumgebung nach dem Projektabschluss?

Die Trennung von PRINCE2 zwischen Spezialistentätigkeiten und Tätigkeiten des Projektmanagements hat den Vorteil, dass es Qualitätsprüfungen, Produktabnahmen und -übergaben sowie Inbetriebnahmen vom Management des Projekts klar abtrennt und dadurch sein Prozessmodell unabhängig von ProjektartProjektartAuch wenn alle Projekte in vielen Punkten gleiche Eigenschaften haben, so gibt es doch unterschiedliche Klassen von Projekten. Die ICB führt als Klassifizierungsmerkmale für Projekte neben der Projektart auch die Auftragsart (intern/extern) und die räumliche Ausdehnung (regional, national, international) an. Häufig ist auch eine Unterscheidung nach Projektbudget anzutreffen: Auftrag, Kleinprojekt, Projekt, Großprojekt. Die Grenzen zwischen diesen Bezeichnungen hängen vom jeweiligen Unternehmen ab. und Branche ist. Bei branchenspezifischen Vorgehensmodellen wie der HOAI oder dem V-ModellV-ModellDas V-Modell ist der bundesdeutsche Standard für IT-Projekte der öffentlichen Hand. Es wurde im Auftrag des Bundesministeriums für Verteidigung von der Industrieanlagen-Betriebsgesellschaft mbH (IABG) in Ottobrunn (www.iabg.de) erstellt und 1992 vom Bundesministerium des Inneren für den Bereich der Bundesverwaltung übernommen. Seit 1996 ist das V-Modell eine verbindlich einzusetzende Vorschrift. verschwimmen hingegen die Grenzen zwischen fachlichen und administrativen Tätigkeiten.

Es ist daher dringend zu empfehlen, bereits bei der Planung des Projektmanagements, d.h. dem Festlegen des Projektmanagementsystems, klar zu definieren, welche Tätigkeiten unter den Begriff "Projektabschluss" fallen. Eine Möglichkeit wäre z.B. zwischen "formellem Projektabschluss" und "technischem Projektabschluss" zu unterscheiden. Noch eindeutiger wäre es, den "Projektabschluss" ausschließlich im Sinne des Projektmanagements zu definieren und die fachlichen Aufgaben mit den entsprechenden für Projektart und Branche spezifischen Begriffen zu benennen, z.B. "Inbetriebnahme", "Abnahmeprüfung", "Produktionsstart" usw.

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