Der Projekt-Steckbrief ist ein multifunktionales Instrument für das Management kleiner Projekte, spezifischer Vorhaben und Arbeitspakete. Er hat sich in der Praxis bewährt und ermöglicht es dem Projektleiter, einen umfassenden und vollständigen Überblick über den Status und die laufenden Maßnahmen zu behalten. Der Steckbrief besteht aus den wichtigsten Planungselementen des Projekts sowie aus den aktuellen Pendenzen (To-do-Liste / offene Punkte), Regelungen und Notizen. Im Folgenden wird beschrieben, wie der Steckbrief aufgebaut ist und wie man mit ihm in der Praxis arbeitet. Im Anhang erhalten Sie als Arbeitshilfe einen vollständig ausgefüllten Steckbrief zur Ansicht sowie eine leere Vorlage für Ihre eigene Projektarbeit.

Idee und Entstehung

Die Idee für den Projekt-Steckbrief entstand in der PAX, Schweizerische Lebensversicherungs-Gesellschaft AG, einem mittelständischen Unternehmen mit einer Stab-Linien-Organisation und einer Matrix-Projektorganisation. Hier werden jedes Jahr zwischen 20 und 30 kleinere und größere Projekte sowie zahlreiche projektähnliche Vorhaben bearbeitet. Das Spektrum reicht von der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben über die Evaluation von neuen Verwaltungssystemen bis hin zu Reorganisations- und Prozessmanagement-Projekten.

PAX - Schweizerische Lebensversicherungs-Gesellschaft AG

Die PAX zählt zu den zehn größten Versicherungsgesellschaften der Schweiz. Seit 1876 ist sie im Personenversicherungsgeschäft tätig und bietet heute Lösungen für die berufliche und private Vorsorge. Die PAX gehört zur genossenschaftlich organisierten PAX Holding, unter deren Dach auch die PAX-Anlage AG im Immobilienbereich tätig ist. Die PAX-Gruppe beschäftigt insgesamt rund 340 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Hauptsitz der Gesellschaft ist Basel/Schweiz.

Die Projektleiter und die übrigen Projektbeteiligten arbeiten hauptsächlich in ihrem Fachbereich und nur "nebenbei" im Projekt. Die meisten Projektleiter haben sich im Bereich Projektmanagement weitergebildet und verfügen über ein erweitertes Grundwissen sowie praktische Erfahrungen. Von den übrigen Projektbeteiligten verfügen manche über Kenntnisse des Projektmanagements.

Als in einem Projekt zur Einführung von Prozessmanagement die Personal-Ressourcen reduziert wurden, musste der Projektleiter immer mehr operative Arbeiten übernehmen. Für das Projektmanagement blieb weniger Zeit. Um das Projektmanagement dennoch nicht zu vernachlässigen, wurden Teile der verwendeten Techniken und Hilfsmittel vereinfacht, zusammengefasst und laufend verfeinert - der Projekt-Steckbrief war entstanden. Der hier vorgestellte Steckbrief ist somit aus der (Ressourcen-) Not heraus geboren. Er wurde im praktischen Einsatz mehrfach erprobt und hat sich als hilfreiches "All-in-one-Instrument" erwiesen.

Inhalt

Der Steckbrief wird in der Regel nur vom Projektleiter oder von den Arbeitspaket-Verantwortlichen bearbeitet und gepflegt. Bei größeren Projekten können auch andere Projektmitarbeiter den Steckbrief bearbeiten. Um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden, müssen dann aber klare Spielregeln festgelegt und verbindliche Absprachen getroffen werden.

Der Steckbrief enthält wesentliche Elemente der Projektdokumentation. Diese sind u.a.:

• die wichtigsten Informationen über den Projekt- oder Arbeitsauftrag: Ausgangslage, Auftrag, Ziele, Gestaltungsbereich, Abgrenzung zu anderen Projekten und Arbeitsaufträgen
• ein einfacher Ablaufplan in Tabellenform
• eine vereinfachte Stakeholder-Analyse
• eine vereinfachte Risikoanalyse
• Pendenzenliste, Notizen, Regelungen (teamintern/-extern)

Die Inhalte des Steckbriefs können je nach Bedarf erweitert oder reduziert werden.

Felder

Kopfbereich

Im Kopfbereich des Steckbriefs werden die Termine für "Start" und "Ende" erfasst. Dies kann für die Planwerte geschehen, aber auch für Ist-Werte und die Differenz zur ursprünglichen Planung. Die Ist-Werte sollten auf alle Fälle eingetragen werden.

Aufwand

Im Feld "Aufwand" wird der Arbeitsaufwand in absoluten Zeiteinheiten (z.B. Stunden) festgehalten. Sachkosten werden nicht aufgeführt. Beispielsweise können aus einem Zeiterfassungstool die bisher aufgewendeten Arbeitsstunden entnommen und ihre Summe in dieses Feld eingetragen werden.

Ausgangslage, Auftrag, Ziele