Eine vollständige Projektdokumentation beginnt mit der Erstellung eines Projekthandbuchs und endet mit den Übergabedokumenten. In Projekten kommt es jedoch häufig vor, dass alle Aktivitäten, die zu einer ordnungsgemäßen Projektdokumentation gehören, als lästig und zeitraubend angesehen werden. Die Projektbeteiligten ignorieren die Vorgaben und jeder im Projekt dokumentiert und archiviert, zum Teil in Abstimmung mit den Kollegen, nach seinen eigenen Vorstellungen.

Dabei können Programmmanager bzw. Projektleiter durch die Beachtung einiger weniger Regeln die Wertschöpfung eines Projekts durch Zeitersparnis und damit Kostenersparnis wesentlich steigern. Welche Regeln das sind, zeigt dieser Beitrag.

Wenn jeder seine eigenen Brötchen backt…

Ignorieren Projektmitarbeiter die Vorgaben und arbeiten nach eigenen Vorstellungen, entstehen typische Probleme: Jeder speichert seine Dokumente nach bestem Wissen auf dem schnell eingerichteten Projektlaufwerk ab, die Namensgebung der Dokumente ist uneinheitlich, die Versionsführung ist unterschiedlich oder fehlt, Suchzeiten erhöhen sich, die Vorbereitungszeit für Berichte ist hoch.

Gibt es jedoch bereits zu Projektbeginn im Kick-off-Meeting verbindliche Vereinbarungen, lassen sich diese Probleme zum größten Teil beheben.

Beispiel: Start eines großen Datawarehouse-Projekts mithilfe eines dreitägigen Kick-off-Meetings

Die Auftraggeber (Bereichsleiter zweier Fachabteilungen), das Programm-Management (fachlich sowie IT) sowie die einzelnen Projektleiter finden sich zum Projektstart zu einem dreitägigen Kick-off-Meeting zusammen.

In diesen drei Tagen werden der Scope, der Masterplan, die Abgrenzung der Projekte und die Meilensteine definiert. Auch über die Ressourcenbereitstellung erzielt man Einigung. Das Berichtswesen ist für die IT standardisiert vorhanden. Jeder IT-Mitarbeiter erfasst täglich seine Zeiten projekt- bzw. auf das Arbeitspaket bezogen, das Projektmanagement-Office (PMO) pflegt die Zeiten schließlich in das Berichtswesen ein.

Die administrativen Aufgaben sprechen die Teilnehmer innerhalb einer Stunde nur kurz an: Basis wird ein sofort zu erstellendes Projekthandbuch (PHB) sein, in dem alle wesentlichen Punkte fixiert sind, wie z.B. Methoden und Prozesse. Ein bereits eingerichtetes Projektlaufwerk sollen die Mitarbeiter für die Speicherung der Dokumente nutzen. Die Berichtszeiträume werden fixiert und die Templates für den Lenkungsausschuss besprochen.

Die Zeit- und Budgetfallen sind aufgestellt

Die Projektleiter informieren ihre Mitarbeiter und alle fangen an, auf Basis der Definitionen zu arbeiten. Jeder Mitarbeiter erstellt seine Dokumente und speichert diese auf dem Laufwerk mit seiner Identifikation in den entsprechenden Teilprojekten ab, inkl. des Zusatzes "… aktuell". Für das erste Jour Fixe benötigen alle Projektleiter dementsprechend viel Zeit, um ihre Berichte zu erstellen, da der Zusatz "aktuell" keine eindeutige Identifikation darstellt; nur mit dem Tagesdatum oder einer Versionsnummer wird die Identifikation eindeutig.

Effizienz erhöhen und Kosten reduzieren

Im Kick-off-Meeting hätte das Programm-Management die Basis für eine effiziente Dokumentation legen können. Durch Straffung der Sachthemen auf zwei Tage und Verwendung des dritten Tages für die Besprechung der sechs wichtigsten administrativen Themen:

• Aufbau und Inhalte des Projekthandbuchs
• Namenskonvention für Dokumente
• Versionierung finaler Dokumente
• Zeitpunkt der Speicherung und Archivierung von Dokumenten
• Fixtermine für das Berichtswesen
• Umgang mit zusätzlichen Dokumenten, wie z.B. SLA's (Service Level Agreements), Trainingsdokumentation, etc.

Mit diesen grundsätzlichen Festlegungen lassen sich die o.g. Zeit- und Budgetfallen vermeiden oder zumindest stark reduzieren.

Projekthandbuch