Der Kommunikationsplan regelt die Prozesse, Werkzeuge, Rollen, Verantwortungen und Befugnisse zur Weitergabe, zum Erhalt und zur Archivierung von Informationen innerhalb eines Projekts. Der PMBOK® Guide bezeichnet den Kommunikationsplan als "↑Kommunikationsmanagementplan", PRINCE2® verwendet den Begriff "↑Kommunikationsmanagementstrategie"
Der Kommunikationsplan eines Projekts soll gewährleisten, dass jedem Projektbeteiligten die von ihm zur Durchführung seiner Aufgaben benötigten ↑Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stehen.
Der Kommunikationsplan ist bei der Projektplanung so früh wie möglich zu erstellen und bei Bedarf im Lauf des Projekts zu aktualisieren. Eingangsgrößen zur Erstellung des Kommunikationsplans sind unter anderem die Projektorganisation mit den Rollenbeschreibungen der Projektbeteiligten sowie alle Pläne und Managementpläne, wie z.B. die Gestaltung des Konfigurationsmanagements, das die Änderungsanträge regelt.
Der Kommunikationsplan ist unverzichtbarer Bestandteil des ↑Projekthandbuchs (PMBOK® Guide: Projektmanagementplan; PRINCE2®: ↑Projektleitdokumentation). Er ist allen Projektbeteiligten zugänglich zu machen, zumindest als Auszug der Regelungen für die jeweilige Rolle.
Innerhalb eines Projekts finden informelle (z.B. Gespräche in der Teeküche) und formelle Kommunikationsprozesse (z.B. Präsentationen) statt. Der Kommunikationsplan regelt ausschließlich die formellen Kommunikationsprozesse, wie z.B. das ↑Berichtswesen.
Je nach Branche, verwendetem ↑Projektmanagementsystem, Projektart und Projektumfeld werden für die Projektkommunikation unterschiedliche Werkzeuge (Medien, Dokumentvorlagen, Gremien usw.) eingesetzt. So definiert der Kommunikationsplan z.B. die Projektbesprechungen wie z.B. einen ↑Jour Fixe, die dabei zu erstellenden ↑Protokolle und das ↑Dokumentenmanagement des Projekts.
Der Kommunikationsplan ist eng mit der ↑Aufbauorganisation des Projekts verknüpft, da dies die ↑Rollen und ihre jeweiligen ↑Verantwortungen und ↑Befugnisse definiert. Der Kommunikationsplan ergänzt die Beschreibung der Projektorganisation um die Kommunikationsaufgaben. Dies kann z.B. in Form einer ↑RACI-Matrix erfolgen.
Da ein Projekt definitionsgemäß zeitlich begrenzt ist, muss gewährleistet werden, dass bestimmte Inhalte der Projektkommunikation auch nach dem Projektende noch zur Verfügung stehen. Dies kann erforderlich sein für Projekt-Reviews, aber auch für das Nachforderungsmanagement. Der Kommunikationsplan spezifiziert, wie und wo welche Projektinformationen für welchen Zeitraum archiviert werden.
