Zweck von Projektmanagementsystemen

PM-Systeme dienen dazu, Projekte erfolgreich und möglichst effizient durchzuführen. Weiterhin müssen sie durch einen geeigneten Auditierungsprozess sicherstellen, dass sie kontinuierlich verbessert werden.

Eigenschaften eines Projektmanagementsystems

Die DIN 69901-1:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 1: Grundlagen" zählt als wesentliche Eigenschaften eines PM-Systems auf:

• Flexibilität, d.h. Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Bedingungen
• Universalität, d.h. möglichst vielseitige Anwendbarkeit
• Modularität, d.h. Möglichkeit, nur einzelne Bestandteile zu verwenden
• Kompatibilität, d.h. Schnittstellen zu anderen Systemen
• Transparenz, d.h. Nachvollziehbarkeit von Abläufen und Zusammenhängen für alle Beteiligten.
• Prävention, d.h. proaktive Prozesse haben Vorrang vor reaktiven Prozessen

Bestandteile und Dokumentation eines PM-Systems.

Das PM-System eines Unternehmens ist in dessen Projektmanagement-Handbuch dokumentiert. Wesentliche Bestandteile eines PM-Systems sind:

• Beschreibungen von Projektmanagementprozessen
• Rollendefinitionen mit Beschreibung ihrer Verantwortlichkeiten und Befugnisse
• Regeln für Kommunikation, Informations- und Berichtswesen
• Einheitliche Begriffsdefinitionen
• Definition der zu verwendenden Methoden

Trägerorganisation und PM-System

Ein PM-System ist stets an eine Organisation gebunden, z.B. ein Unternehmen, eine Business Unit, einen Verein oder eine Einrichtung der Öffentlichen Hand. Diese Trägerorganisation ist verantwortlich für die Gestaltung und ständige Verbesserung des PM-Systems. Das PM-System dient dazu, die Strategien der Trägerorganisation mit Hilfe von Projekten umzusetzen. Umgekehrt muss die Trägerorganisation das PM-System unterstützen, damit es seine Aufgaben erfüllen kann. Z.B. muss die Trägerorgansation dafür sorgen, dass die Projekte mit ausreichend Ressourcen ausgestattet werden.