Projektmanagementsystem
Ein Projektmanagementsystem (PM-System) ist ein Managementsystem wie z.B. Qualitäts- oder KonfigurationsmanagementsystemKonfigurationsmanagementsystemEin Konfigurationsmanagementsystem regelt die Erfassung, Verwaltung, Überwachung, Änderung und Archivierung von Konfigurationselementen und ihren Konfigurationen sowie deren Aufnahme in und Entfernung aus dem Portfolio einer Organisationseinheit.. Fälschlich werden häufig auch Software-Produkte für Projektmanagement als PM-Systeme bezeichnet.
Projektmanagementsystem
Ein Projektmanagementsystem (PM-System) ist ein Managementsystem wie z.B. Qualitäts- oder KonfigurationsmanagementsystemKonfigurationsmanagementsystemEin Konfigurationsmanagementsystem regelt die Erfassung, Verwaltung, Überwachung, Änderung und Archivierung von Konfigurationselementen und ihren Konfigurationen sowie deren Aufnahme in und Entfernung aus dem Portfolio einer Organisationseinheit.. Fälschlich werden häufig auch Software-Produkte für Projektmanagement als PM-Systeme bezeichnet.
Zweck von Projektmanagementsystemen
PM-Systeme dienen dazu, Projekte erfolgreich und möglichst effizient durchzuführen. Weiterhin müssen sie durch einen geeigneten Auditierungsprozess sicherstellen, dass sie kontinuierlich verbessert werden.
Eigenschaften eines Projektmanagementsystems
Die DIN 69901-1:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 1: Grundlagen" zählt als wesentliche Eigenschaften eines PM-Systems auf:
- Flexibilität, d.h. Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Bedingungen
- Universalität, d.h. möglichst vielseitige Anwendbarkeit
- Modularität, d.h. Möglichkeit, nur einzelne Bestandteile zu verwenden
- Kompatibilität, d.h. Schnittstellen zu anderen Systemen
- Transparenz, d.h. Nachvollziehbarkeit von Abläufen und Zusammenhängen für alle Beteiligten.
- Prävention, d.h. proaktive Prozesse haben Vorrang vor reaktiven Prozessen
Bestandteile und DokumentationDokumentationDie Dokumentation eines Projekts ist die Zusammenstellung von Projektinformationen zum Zweck eines Projektaudits . Siehe Projektaudit . eines PM-Systems.
Das PM-System eines Unternehmens ist in dessen Projektmanagement-Handbuch dokumentiert. Wesentliche Bestandteile eines PM-Systems sind:
- Beschreibungen von Projektmanagementprozessen
- Rollendefinitionen mit Beschreibung ihrer Verantwortlichkeiten und Befugnisse
- Regeln für KommunikationKommunikationDer Austausch von Informationen zwischen den Projektbeteiligten, insbesondere innerhalb des Projektteams, ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Trotz aller technischer Hilfsmittel, die Kommunikation erleichtern, bleibt ausschlaggebend, in wie weit die einzelnen Projektbeteiligten bereit sind, ihre Erfahrungen mitzuteilen und bei Problemen die anderen zu fragen., Informations- und BerichtswesenBerichtswesenDas Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder . Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht ) sich stets auf einen genau definierten Zeitpunkt (meist Stichtag ) beziehen. Der bei Projektbeginn zu definierende Kommunikationsplan definiert die Aufgaben und Regeln des Berichtswesens .
- Einheitliche Begriffsdefinitionen
- Definition der zu verwendenden Methoden
Ein PM-System ist stets an eine Organisation gebunden, z.B. ein Unternehmen, eine Business Unit, einen Verein oder eine Einrichtung der Öffentlichen Hand. Diese Trägerorganisation ist verantwortlich für die Gestaltung und ständige Verbesserung des PM-Systems. Das PM-System dient dazu, die Strategien der Trägerorganisation mit Hilfe von Projekten umzusetzen. Umgekehrt muss die Trägerorganisation das PM-System unterstützen, damit es seine Aufgaben erfüllen kann. Z.B. muss die Trägerorgansation dafür sorgen, dass die Projekte mit ausreichend Ressourcen ausgestattet werden.
