Die Nachricht und der Küchenzuruf Schnell prägnante E-Mails schreiben

Schnell prägnante E-Mails schreiben

"Schnell noch die Mail an den Auftraggeber fertig machen" – oft entpuppen sich E-Mails als Zeitfresser, weiß Lena Pritzl. Orientieren Sie sich an der journalistischen Nachricht und dem sog. Küchenzuruf, um Zeit zu sparen. Damit schreiben Sie E-Mails, in denen die Empfänger das Wichtigste immer zuerst erfahren – auch bei komplexen Sachverhalten.

Management Summary

Die Nachricht und der Küchenzuruf Schnell prägnante E-Mails schreiben

Schnell prägnante E-Mails schreiben

"Schnell noch die Mail an den Auftraggeber fertig machen" – oft entpuppen sich E-Mails als Zeitfresser, weiß Lena Pritzl. Orientieren Sie sich an der journalistischen Nachricht und dem sog. Küchenzuruf, um Zeit zu sparen. Damit schreiben Sie E-Mails, in denen die Empfänger das Wichtigste immer zuerst erfahren – auch bei komplexen Sachverhalten.

Management Summary

Wie viele E-Mails haben Sie heute schon verschickt? Mehr als zehn? Die E-Mail ist nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Job – ungeachtet moderner Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams.

Eine kurze E-Mail zu verfassen, die die wichtigsten Infos zum aktuellen Projektstatus für den Kunden zusammenfasst oder eine exakte Aufgabenbeschreibung für ein Arbeitspaket enthält, entpuppt sich dabei oft als Zeitfresser.

"Schnell 'ne Mail schreiben" – oft ein Zeitfresser

Leicht verwendet man viel Zeit darauf, den richtigen Ton zu treffen oder bastelt ewig am Satzbau. Wer sich diese Mühe spart, kommt nicht zwangsläufig schneller zum gewünschten Ergebnis: Formuliert der Verfasser aus Zeitmangel nur ein paar Stichworte, bleibt die Mail für den Empfänger oft unverständlich, so dass zeitaufwendige Nachfragen erforderlich sind oder sich Teammitglieder aufgrund des kurzen Stils wenig wertgeschätzt fühlen.

In diesem Tipp zeige ich, wie Sie mit einem einfachen Schema auch komplexe Sachverhalte in E-Mails prägnant beschreiben und dem Empfänger verständlich vermitteln. Dazu stelle ich Ihnen zwei journalistische Werkzeuge vor: Die Nachricht und den Küchenzuruf.

Die Kommunikation variiert natürlich von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Geschäftspartner zu Geschäftspartner. Schätzen Sie deshalb für sich selbst ein, wie Sie die vorgestellten Methoden anwenden. Aus meiner Sicht eignen sie sich besonders gut, wenn Sie gegenüber Vorgesetzten, externen Geschäftspartnern oder mehreren Empfängern ein Thema rein sachlich darstellen möchten, z.B. die Ergebnisse der letzten Besprechung kurz zusammenfassen oder den aktuellen Projektstatus mitteilen.

E-Mails wie eine Nachricht verfassen

Um eine E-Mail gut zu strukturieren, lohnt sich der Blick auf das journalistische Format "Nachricht". Eine Nachricht behandelt einen Sachverhalt wertungsfrei in kurzer Form, in Tageszeitungen üblicherweise in drei bis vier Absätzen. Der Text einer Nachricht soll informativ, leicht verständlich und einprägsam sein, deshalb verzichtet eine Nachricht auf Kommentare oder Ausschweifungen. Das Schreiben von Nachrichten folgt immer dem gleichen Prinzip: Das Wichtigste zuerst.

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Wann haben Sie sich zuletzt über eine unvollständige oder flapsig formulierte E-Mail geärgert? Kommunikation, z.B. per E-Mail oder im direkten Gespräch kann anstrengend sein – insbesondere wenn das Gegenüber eine andere Meinung vertritt.

Alle Kommentare (4)

Falk
Janotta

Vielen Dank für diesen sinnvollen und zutreffenden Beitrag! Ich treffe diese Form von E-Mails viel zu selten an. Hinzu kommt, dass sich bei langen E-Mail-Ketten die Inhalte der jüngsten Einträge sehr oft immer weiter vom Betreff entfernen. Der Empfänger wundert sich dann beim Lesen und kann den Zusammenhang nicht mehr herstellen, es sei denn, er liest die gesamte E-Mail-Kette.

Es gibt noch weitere wichtige Aspekte, die beim Verfassen von E-Mails zu beachten sind. Dazu gibt es einen sehr guten Blogbeitrag: https://www.projektassistenz-blog.de/tipps-aus-der-praxis-die-richtige-….

Rainer
Lingmann

Das sind sehr sinnvolle Ratschläge, danke!

Ich empfehle meinen PM-Kolleg/innen auch immer die Lektüre von "Deutsch für Profis" von Wolf Schneider. Darin kann man lernen, wie man Informationen sprachlich klar fasst. Das Buch ist für Journalist/innen gedacht, aber auch PMs müssen Informationen klar formulieren können - ohne ausschweifend oder blumig zu werden oder Sätze unnötig kompliziert zu machen.

Beispielsweise gilt der kunstvoll eingeschobene Nebensatz, wie ich es hier einmal tun möchte, nur um den unerwünschten Effekt vielleicht sogar deutlicher zu machen, als nötig wäre, als Kunst. Dabei macht er es dem Leser nur unnötig schwer. Bei Schneider kann man lernen, wie man klar verständlich formuliert.

Hallo Herr Lingmann,

herzlichen Dank für Ihren Kommentar und Ihren Hinweis. Ich kann "Deutsch für junge Profis" (ebenfalls von Wolf Schneider) noch ergänzend empfehlen. Das sorgte bei mir für einige "Aha"-Momente. :)

Dr. Sabine
Frisch
Dr.

Ich finde den Hinweis auf die Schreibweise des Journalismus sehr hilfreich als Analogie.
So wie früher die Artikel der Redakteure durch technische Mitarbeiterinnen in der Zeitungsproduktion einfach aus Platzgründen und ohne inhaltliche Erwägungen beschnitten wurden, um Beiträge in das Layout einzupassen, so ist die Aufnahmekapazität der E-Mail-Lesenden bei 50+ E-Mails am Tag Lesenden auch deutlich begrenzt.
Danke!
Da hilft es, die wesentliche Information am Anfang zu finden.