InLoox setzte dort an, wo viele Projektbeteiligte ohnehin täglich arbeiten: zwischen E-Mail-Posteingang und Terminkalender. Der Münchner Softwarehersteller erweiterte erstmals im Jahr 2001 Microsoft Outlook um ein Add-In, mit dem Projekte von Outlook aus geplant, gesteuert und ausgewertet werden konnten. Auch heute hilft das Programm noch, Projektaktivitäten und die damit verbundene Kommunikation von Outlook aus zu strukturieren.

Inzwischen hat sich InLoox zu einer Software für unternehmensweites Multiprojektmanagement entwickelt. Das Tool lässt sich – ein echtes Alleinstellungsmerkmal – nach wie vor direkt aus Outlook heraus nutzen. Den Anspruch, auch für große Projektumgebungen geeignet zu sein, unterstreicht die aktuellen Version 11 durch zahlreiche Verbesserungen in Architektur und Performance. So kann InLoox den Anforderungen großer Projektorganisationen mit etablierten Prozessen besser gerecht werden im Hinblick auf Standard-Funktionalität, Erweiterungen und Anpassungen in der Software. Schnittstellen und Konfigurationen bekommen eine größere Bedeutung.

Outlook-Integration vom Experten

Kernfunktionalität von InLoox ist seit über 20 Jahren der Workflow, mit dem man aus Outlook-Inhalten wie E-Mails, Anhängen oder Kalendereinträgen direkt Aufgaben, Projektdokumente, Zeiterfassungseinträge und sonstige Planungselemente in InLoox erstellt.

Die Schwelle zum Einstieg in InLoox ist daher besonders niedrig: Outlook wird um eine neue Symbolleiste erweitert, welche die zusätzlichen InLoox-Funktionen zusammenfasst. Über sie gelangt man z.B. in die Projektliste mit allen Projekten. Ein Doppelklick auf eines der gelisteten Projekte öffnet ein neues Dialogfenster, in dem das Projekt bearbeitet werden kann. Dieses Fenster funktioniert faktisch wie ein eigenständiges Programmfenster – analog zu anderen Softwareprodukten auch – und bietet eine eigene Navigation mittels Symbolleisten und Karteireitern.

Wichtiger noch als der Aufruf des Programmfensters aus Outlook heraus ist allerdings die omnipräsente Integration in die übrigen Outlook-Ansichten: Beim Lesen einer E-Mail kann diese direkt aus dem Nachrichtenfenster heraus einem Projekt zugeordnet werden. Aufgaben, die sich möglicherweise aus der E-Mail ergeben, werden dank einer erweiterten Symbolleiste mit wenigen Klicks erstellt. Falls Projektzeiten abgerechnet werden, erfasst man auch diese direkt aus einer E-Mail oder einem Kalendertermin heraus. Das erleichtert besonders die Arbeit in Projekten, in denen man ohnehin viel am PC arbeitet, wie etwa bei Dienstleistungsprojekten.

Mit InLoox 11 erreicht die Outlook-Integration nun auch die InLoox Web App. Dort wird die Arbeitszeit einfach durch bequemes Drag-and-Drop aus Outlook-Kalendereinträgen auf Projekte gebucht. Diese "Quicktrack"-Funktion (Bild 1) will InLoox laut eigener Roadmap weiter ausbauen: Als Nächstes sollen E-Mails und Anhänge als Projektdokumente abgelegt werden können.

Intuitiver Einstieg

Durch den Aufruf direkt aus Outlook heraus wirkt InLoox eher wie eine Erweiterung des E-Mail-Programms und weniger wie eine zusätzliche Software. Berührungsängste im Umgang mit dem Tool wird das reduzieren.

Insbesondere zu Beginn eines Projekts kann die in InLoox integrierte Mindmap-Funktion sehr hilfreich sein. Damit sammelt man zum Beispiel Projektziele, strukturiert Lieferobjekte oder entwirft den Projektstrukturplan mit seinen Aufgaben. Die einzelnen Knoten der Mindmap können mit einem Klick als Aufgaben mit Start- und Endterminen versehen werden. Legt man dann noch fest, wer zuständig ist, reicht das bei kleinen Projekten oft schon völlig aus, um die erforderlichen Tätigkeiten einfach und intuitiv koordinieren zu können. Dank der Kanban-Ansicht der Software (Bild 2) behält man auch später in der Umsetzungsphase den Bearbeitungsstatus im Blick.

Für die genauere Terminplanung mit Phasen und Vorgängen bietet InLoox ein klassisches Gantt-Diagramm. Auch hier kann wieder die Mindmap als Basis verwendet werden: Knoten lassen mit einem Klick in Planungsphasen verwandeln. Die detaillierte Terminplanung mit möglichen Abhängigkeiten oder Einschränkungen kann dann im Gantt-Chart finalisiert werden (Bild 3). Es verdeutlicht die Projekttermine und lässt sich dank der flexiblen Druckfunktion auch ansehnlich zu Papier bringen oder als PDF versenden.

In der Gantt-Ansicht ist es möglich, die eigenen Aufgaben den zuvor mit konkreten Terminen geplanten Vorgängen zuzuordnen und die unterste Planungsebene zu erstellen. Die Aufgaben werden dadurch zu Teilaktivitäten der Vorgänge und übernehmen automatisch deren Start- und Endtermine. Diese Vorgabe lassen sich bei Bedarf später noch anpassen.